¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (II)

En una entrada anterior (ver ¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (I)) hablaba de algunos motivos que aconsejan en uso de técnicas de productividad. Sigamos desgranando más motivos importantes a este respecto.

Las técnicas de  productividad te ayudan a diferenciar lo urgente de lo importante o, cuando menos, te ayudan a gestionar mejor lo urgente para que tengas tiempo de pensar en qué es lo importante. Las clásicas listas de prioridades A-B-C se limitan a mejorar la gestión de tareas pero no se preguntan si esas tareas son realmente necesarias, si conllevan alguna acción por nuestra parte o pueden ser archivadas/eliminadas, etc.

GTD se ocupa de todas estas cosas con acierto y amplía el punto de vista aportado por las listas y la gestión tradicional del tiempo (aunque se apoye en ambos). Recuerda “El modelo de seis niveles de David Allen para revisar nuestro propio trabajo”.

En mi trabajo como gestor de incidencias me encuentro frecuentemente con que todas las incidencias son de máxima urgencia para el usuario que las registra en el Centro de Atención a Usuarios. Evidentemente, un sistema en la que cualquier entrada tiene la máxima prioridad es equivalente a uno que no tiene ninguna prioridad.

En ese caso en particular la prioridad de una incidencia viene asignada de manera automática por lo que llamamos “matriz de prioridades” que asigna una puntuación a cada incidencia en función del nº de personas a las que afecta (impacto) y la criticidad de los activos afectados. En este caso lo importante en pensar en la “matriz de prioridades” y reajustarla con la experiencia o los requisitos.

Por otro lado, las técnicas de productividad aspiran a que dominemos con eficacia todos los frentes de nuestra vida. Se aplican a “cosas” que se producen tanto en la vida laboral, como en la vida personal y tienen que ver con los hábitos que desarrollamos para aplicarlas de la mejor manera posible por lo que cada buen hábito que desarrollemos será beneficioso en todos los aspectos de nuestra vida.

Mucha gente se muestra escéptica con las técnicas de productividad porque consideran imposible hacer las cosas mejor de lo que las hacen.

¿De dónde quieres que saque más tiempo?

Sólo hay un camino: eliminando lo innecesario. Y créeme que el margen de mejora es amplísimo. Los pilares, repito a riesgo de aburrir, son tres:

  1. Enfócate a obtener determinados resultados. Échale un vistazo al artículo “Piensa en resultados” si aún no lo has hecho.
  2. Sácate de la cabeza inmediatamente todo lo que no se traduzca en una acción.
  3. Aprende a confiar en tu sistema de productividad.

Cuando empieces a funcionar con los tres pilares obtendrás beneficios inmediatos. Uno de los principales será que no tendrás que pensar en las mismas cosas dos o más veces. ¿Por qué? Porque tu sistema de productividad, tu sistema de recordatorios está ahí para eso, para que te puedas enfocar en hacer cuando haces y en pensar cuando piensas. Todo tiene su momento y no hay porque perder tiempo en hacer lo mismo en distintas fases del proceso.

Si no empleas técnicas de productividad está completamente en manos de tu mente y recuerda que la mente es una tramposa que quiere:

  • Vivir en el pasado. Utiliza el pasado como archivo de experiencias de las que has extraído una serie de conclusiones aplicables en el presente. En definitiva: aprende. De nada sirve pensar en las musarañas, en lo bueno que eras en tu anterior puesto, en lo controlado que tenías el negocio hace unos años, en lo bien que funcionaba tu empresa o tu pareja, etc. Cualquier tiempo pasado no fue mejor…y si lo fue ya no hay vuelta atrás.
  • Vivir en el futuro. Planifica lo justo para pensar en resultados y ponte en marcha para conseguirlos. Enfócate únicamente en la siguiente acción de tus proyectos, enfócate en la acción que tienes entre manos y deja de preocuparte por las consecuencias que tendrá aquello que no está en tus manos. La preocupación es uno de los mayores causantes de estrés y una pérdida de tiempo total. Déjate de cuantos de la lechera y procrastinaciones varias.

Tu trabajo (y tu vida) se desarrolla en el presente. Hay una frase demoledora al respecto que dice:

“Sólo te sentirás bien con lo que estás haciendo cuando sepas lo que no estás haciendo”

Y esa visión global sólo te la va a proporcionar un sistema como GTD donde sabes en cada momento qué haces y qué no y los motivos.

¿Por qué GTD y no otro sistema?

Porque GTD es un sistema de abajo hacia arriba (bottom-up que dirían los yankees). Hay muchos gurús que hablan de tus valores, tu misión, visión y objetivos. ¿Cuál es el problema? El problema es que no tienes tiempo para pensar en esas cosas si no modificas tus hábitos productivos. Bueno, y si tienes tiempo para pensar en eso fracasarás a la hora de ponerlos en práctica si no aplicas técnicas de productividad.

No podemos pretender corres los cien metros lisos por debajo de diez segundos por mucho que hayamos pensado que sería estupendo hacerlo. Necesitamos un sistema que una vez planteado el reto nos permita llevar cabo las acciones necesarias para lograrlo. De lo contrario, nos dará un infarto a la primera carrera que intentemos o como mínimo acabaremos terriblemente frustrados (lo que será un impedimento cada vez mayor para retos venideros).

GTD es un método que se organiza en cinco fases:

  1. Recopilar

  2. Procesar

  3. Organizar

  4. Revisar

  5. Hacer

En las siguientes entradas detallaremos cada una de las fases con lo que dispondrás del material imprescindible para comenzar a poner en práctica este sistema de productividad.

  • consuelo

    Porque GTD es un sistema de abajo hacia arriba (bottom-up que dirían los yankees). Hay muchos gurús que hablan de tus valores, tu misión, visión y objetivos. ¿Cuál es el problema? El problema es que no tienes tiempo para pensar en esas cosas si no modificas tus hábitos productivos. Bueno, y si tienes tiempo para pensar en eso fracasarás a la hora de ponerlos en práctica si no aplicas técnicas de productividad.

    Entresaco este párrafo. Resume el fracaso de las enseñanzas de gurús o de grandes maestros. ¡Cierto! si no aprendes a modificar los hábitos (pero los más pequeños) no puedes modificar un día de tu vida, y por tanto nada. Los años o décadas están basados en los segundos que pasas delante de la ventana viendo los acontecimientos pasar.
    Uffhh, sigo con mi plastilina.

  • Me pareció muy interesante el enfoque del artículo y creo que justamente una de las bases para ser más productivo es eliminar lo innecesario y enfocarnos en lo verdaderamente importante.

    También estoy de acuerdo en que no solo aplica al trabajo sinó también a todos los ámbitos de la vida. Se trata de hacer las cosas de manera más eficiente. Por ejemplo aprender un idioma, mejorar a tocar un instrumento, desarrollar habilidades en los deportes..

    Al adquirir técnicas de productividad también estás incorporando un método de trabajo arrastrando otros hábitos positivos a tu personalidad.

    Cuando uno logra ser más eficaz también se siente bien, porque sabe que no solo se cumplió con la tarea sino que el output de haber realizado esa tarea fue muy positivo.

    Finalmente aprovecho para compartir un artículo que escribimos sobre este tema y que podría ser complementario a este post..

    http://www.glidea.com.ar/blog/como-ser-mas-productivo-y-eficiente-en-lo-que-haces

    • Interesante el artículo y de acuerdo al 100% con lo que comentas Mariano. Le echaré un vistazo a tu blog. De momento le pego un retweeteo al artículo. Un a brazo.