10 sencillas pautas que mejorarán tu organización (y a ti)

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La mejora continua  no va sobre hacer las cosas bien – eso es trabajar. La mejora continua es eliminar las cosas que se interponen en el camino del trabajo.”

Bruce Hamilton

 Al margen de sistemas de productividad concretos, quiero compartir con vosotros un decálogo que creo que podría ayudar a mejorar el funcionamiento de cualquier organización o persona interesada en llevarlo a cabo. Son pequeños (o grandes) detalles que me han ido sucediendo o he ido observando allá donde me muevo y que, con muy poquito esfuerzo, podrían suponer un cambio que marque la diferencia.

¡Ahí van!:

1. Respeta al individuo por encima de todo. Las personas no son lo que hacen. Si tuvieras que hacerlo, critica su trabajo pero nunca a la persona.

Una pérdida a nivel emocional es infinitamente más difícil de recuperar que una desavenencia laboral.

2. Planifica tus acciones y respeta dicha planificación, minimizando las acciones no planificadas.

Si conviertes la excepciones (que las habrá) en regla, lo único que se confirmará es tu estrés.

3. Alinea tus acciones con tus metas, asegurándote que ambas contribuyen a tu desarrollo como profesional y como persona.

Recuerda que no hay nada más absurdo que hacer bien lo que no debe hacerse.

4. Delega tareas, dando directrices sobre cómo llevarlas a cabo y reservándote el derecho de supervisión. Respeta el trabajo hecho por los otros y no critiques el mismo a su finalización.

Si no has sido capaz de supervisar una tarea mientras se realizaba, la culpa es únicamente tuya, no de la persona en quien delegaste.

5. Atiende a los compañeros que reclamen tu ayuda de manera incondicional. Esto implica que detengas todo lo que estés haciendo o que, si no fuera posible, te comprometas a dar una respuesta en cuanto puedas hacerlo.

En definitiva, trata a los demás como te gustaría ser tratado a ti mismo.

6. Trata de que todo conocimiento clave quede convenientemente documentado y de que  no dependa nunca de alguien en concreto.

Si crees que controlar información clave te convierte en “imprescindible”, es muy posible que la única “cola” que acabes gestionando sea la del paro.

7. Cuenta hasta tres antes de hacer una llamada telefónica, evaluando la necesidad de la misma y considerando la intrusión que resulta en el trabajo de tus compañeros. Al menos, agrupa todas las llamadas en una franja horaria convenida, no haciendo llamadas fuera de esta.

Trata de aplicar el mismo criterio a las consultas “en vivo”. Sé el mejor ejemplo de lo que predicas.

8. Antes de convocar una reunión piensa en la obligatoriedad de la misma y, si no puedes usar otros métodos, limita los asistentes al mínimo imprescindible.

Las reuniones  SIEMPRE se iniciarán con un orden del día y  SIEMPRE  finalizarán con un documento consensuado de acciones a realizar.

Además, respeta la reserva de salas en el calendario. Esto trae asociado:

8.1 Ser puntual al asistir a las reuniones, máxime si eres el organizador.

8.2 Ser puntual a la hora de finalizarlas.

8.3 No convocar reuniones sin mirar la disponibilidad de los asistentes o imponer tu rango jerárquico para desbaratar la planificación de los demás.

9. Redacta tus comunicaciones con el máximo cuidado. Esto significa:

9.1 Pensar detenidamente en el asunto de los correos para que indiquen claramente el objeto de los mismos o hacer un pequeño croquis de los temas a tratar antes de una llamada.

9.2 Ser breve y/o exponer claramente las acciones que requieres de los destinatarios.

9.3 Revisar a quien mandas copia y no usar la copia oculta en los correos. Un correo electrónico es una herramienta de trabajo no es, ni un escudo defensivo ante hipotéticos problemas, ni un iniciador de conspiraciones. Si es posible no incluyas a nadie en copia.

10. Revisa, revisa y revisa.

Revisa periódicamente el cumplimiento de estos nueve puntos, revisa la planificación de tus acciones, de tus metas, de tu vida…

Sólo las revisiones, la autocrítica en definitiva, te ayudarán a mejorar.

Te aseguro que, si consigues que este decálogo se haga realidad en tu organización, tu entorno de trabajo se volverá más productivo y mucho más llevadero.

 

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