26 razones para no usar GTD

Últimamente releo bastantes artículos de mis productivos compañeros, en español y en inglés, para ver qué opinan o qué añaden a los conceptos sobre los que estoy pensando o practicando. El caso es que navegando por esos cibermundos de dios topé, por casualidad, con un artículo sobre GTD simpático, aunque un tanto loco, que me he decidido a traducir, de manera un tanto rápida y atropellada.

Podéis encontrar el artículo original en:  26 reasons not to use GTD y estas son las 26 razones para no usar GTD :

“Dilo suavemente. Susurralo a tus amigos. Getting Things Done de David Allen no es la mejor manera de hacer las cosas.

Es aburrido, es difícil, es tan satisfactorio como un sándwich de aire. Y no funciona.

Aquí tienes 26 razones para no usar GTD:

  1. Tienes que leer el libro.

La primera razón es la mejor. Para usar GTD tienes que leerte el libro. Esto es tan divertido como darte en la cabeza con un ladrillo e igual de  esclarecedor. Podrían ser sólo 250 páginas pero, está tan mal escrito que, tendrás que leer cada página tres veces para entenderlo.

  1. No es práctico.

Es difícil de creer que alguien en realidad sigue GTD al pie de la letra. Bueno, algunas personas probablemente lo hacen, pero muchas lo ajustan, modificándolo y haciendo todo tipo de cambios para hacer que realmente funciona. Si vas a invertir mucho esfuerzo en un sistema de productividad, podrías crear uno propio.

  1. Es como un culto.

Si GTD está a la altura de un culto, podría deberse a que David Allen es ministro de una iglesia llamada el Movimiento del Sendero Interno del Alma. La iglesia cree que su fundador, Roger Hinkins (que más tarde cambió su nombre por el de Sri John-Roger), es un Viajero Místico que ha aparecido anteriormente como Jesús, San Francisco y Abraham Lincoln. Él es el “JR” que Allen cita al comienzo del libro.

  1. No hay conflicto entre la escritura y el pensamiento.

Uno de los grandes “beneficios” que el libro se supone que debe proporcionar es que al escribirlo todo, ya no tienes que pensar en ello. Pero las ideas y pensamientos pueden estar en dos lugares a la vez. Es posible poner todo lo que necesitas hacer para completar una tarea en tu bandeja … ¡y todavía darte cuenta de que estás pensando en ello!

  1. Hay una ventaja en pensar en lo que tienes que hacer.

Y eso es probablemente una buena cosa. Lo que Allen define como “el mono sobre tu hombro” que no para de decirte las cosas que debes hacer, también te recuerda lo que debe hacerse … y te empuja a encontrar la manera de hacerlo. Puede ser molesto, pero también puede que sea lo que te hace encontrar soluciones.

  1. No hay límite a lo que puedes escribir.

La primera fase del flujo de trabajo GTD es recopilar  “todas las cosas incompletas en tu mundo”, pero ¿dónde está el límite? Si te dejas algo fuera – como tu sueño de construir una empresa que será comprada por Microsoft – ¿significa que estás tirando la toalla?

  1. La incubación es lo mismo que la procrastinación.

La respuesta de Allen a lo expuesto anteriormente, sería que anotes todo y dejes lo que es poco probable que requiera acción, incubando, en la lista de “Algún día / Tal vez”. En otras palabras, aplazarlo.

  1. “En espera” también es procrastinación.

Poner algo en una lista llamada “En espera de” no es una manera de hacer las cosas; es una manera de hacer algo más tarde … o aplazarlo.

  1. Diferir también es procrastinación.

“Es probable que la mayoría de las próximas acciones que implican las cosas recogidas en tu bandeja de entrada sean tus “to-dos” y te lleven más de dos minutos hacerlas”, dice Allen.

Según él, estas acciones deben ser diferidas. En otras palabras, ¡fuera también!

  1. Delegar es procrastinar.

Una alternativa al diferir de GTD es la delegación, que suena como una manera tentadora de trasladar la responsabilidad …  y otra manera de procrastinar. Esto es especialmente cierto cuando sabes que la persona en quien delegas no va a tardar en volver a poner la pelota en tu tejado.

  1. ¿Qué pasa si la persona en quién delegas no está utilizando GTD?

¿Y si la persona en quién delegas  no ha descubierto las maravillas de GTD? Su tarea permanecerá  en su cabeza, causándole angustia mental y confusión, y nunca se realizará. Entonces, ¿qué has conseguido?

  1. A veces, procrastinar funciona

De nuevo, si GTD no logra detener la procrastinación, tal vez eso sea una buena cosa.  Las cosas  importantes a veces quedan por detrás de las cosas urgentes. Mantenerlas en nuestra cabeza hará que finalmente sepamos qué hacer cuando llegue el momento. Pero todo esto no es  gracias a GTD precisamente.

  1. Confía en tu instinto y experiencia, no en David Allen

Si “tienes mucho en tu plato” es que estás  luchando para estar al día. Por lo general hay una buena razón: la gente sabe que consigues sacar las cosas adelante, de modo que te dan más trabajo para hacer. A veces es complicado pero, normalmente, es una señal de que estás haciendo las cosas bien.

  1. GTD no deja sitio a la espontaneidad y a la creatividad.

Es difícil ser espontáneo y creativo cuando tienes que escribir absolutamente todo lo que pasa por tu cabeza antes de hacerlo. ¿Qué pasa si tienes ganas de ir a un museo? ¿Hay que crear una tarea primero o puedes ir, comprar las entradas y disfrutar?

  1. El mundo ya tiene suficiente jerga.

Los libros de David Allen contienen más jerga que la que puedas escuchar en una cafetería de Silicon Valley. Lo que la mayoría de la gente llamaría una lista de “cosas por hacer”, él llama una lista de “siguientes acciones” y así sucesivamente. Al final,  en vez de Inglés tenemos algo que suena muy inteligente, pero que en realidad son tonterías que dejan de lado el sentido común.

  1. Que puedas hacer algo en 2 minutos no significa que debas hacerlo.

Uno de los principios de GTD es que si algo se puede hacer en dos minutos, se debe hacer ahora. Es tentador tachar algo de tu lista pero, pensar en ello, puede producir mejores resultados.

  1. Que puedas hacer algo en 2 minutos, no significa que debas hacerlo ahora.

Hay un montón de cosas que puedes hacer en dos minutos. Preparar un té, darle de comer al gato o limpiar el teclado. Sólo porque algo pueda hacerse rápidamente, no significa que debas hacerlo de inmediato. Puede limpiar el teclado en cualquier momento. Los plazos sí que deben cumplirse de inmediato.

  1. David Allen no sabe contar hasta dos.

De hecho, la regla de dos minutos es flexible. De acuerdo con David Allen:

“Dos minutos es en realidad sólo una guía que puede extender a cinco o diez minutos para cada elemento”

Entonces, ¿qué tareas debemos hacer primero?

  1. Hay demasiadas aplicaciones GTD.

Priacta tiene una lista de 74 programas relacionados con GTD (en 2008) que varían en precio desde gratis a 300 dólares. Eso no es bueno. Es una señal de que para usar GTD vas a requerir de mucha ayuda.

  1. Vas a hacer más cosas con una rutina.

La mejor manera de hacer una tarea es adquirir el hábito de hacer un poco, todos los días, hasta que se complete la misma. Con GTD, vas a adquirir en el hábito de hacer GTD, no las tareas.

  1. Nunca se debe prestar atención a alguien que te dice que hagas una lluvia de ideas.

“Lluvia de ideas” es un término más de la jerga que es popular entre los gurús de autoayuda. En Inglés, significa “No sé qué decirte, así que piensa tú en ello.” Si un autor te dice que hagas una lluvia de ideas, él es el que debería comprar tu libro.

  1. El pánico enfoca la mente.

La manera de enfocarse de mucha gente es esperar hasta las cosas importantes se convierten en urgentes. En ese momento, entran en pánico y eso es lo que les permite hacerla. Si GTD funciona, entonces vas a perder ese enfoque que te proporcionan las situaciones límite. Y si no fuera así, ¿por qué GTD?

  1. GTD reemplaza hacer por planificar.

GTD es un sistema tan complejo que en lugar de pensar en lo que deberías estar haciendo, vas a estar pensando en la planificación de lo que deberías estar haciendo. ¿Qué es mejor?

  1. GTD no es para todos.

Es difícil de creer que un sistema tan complejo y detallado como GTD va a atraer a más gente que a una pequeña minoría de personas que gustan de los diagramas de flujo, archivadores y tienen todo cuidadosamente ordenado en bandejas de entrada. Si ése eres tú perfecto pero…

  1. GTD es sólo para las personas que no lo necesitan.

Si eres el tipo de persona a las que les gustan los diagramas de flujo y las bandejas de entrada entonces es poco probable que necesites un sistema de productividad personal porque ya  sabes cómo organizarte.

  1. Es muy, muy meticuloso.

De verdad. Si tienes mucho que hacer, empieza por la tarea más urgente y sigue con ella. Hacer listas, listas secundarias y mantener 43 carpetas es simplemente demasiado puntilloso. La gente se reirá de ti. No digas que no te lo advertí.”

¿Qué os parece? Veo algunas razones y muchas sinrazones pero creo que más de una verdad hay. De hecho la razón 25, con matices, es algo que yo mismo he defendido muchas veces.

¿Y vosotros? ¿Cuál es vuestra experiencia con GTD?