3 posibles sistemas de archivado de tus emails

Aprender a usar el email de manera eficiente es algo esencial para triunfar en el mundo laboral moderno

Michael Linenberger

En mi jornada manejo de forma consistente una gran cantidad de emails entrándome, de media, unos cien al día y enviando unos cuarenta. Y, claro, esto es un problema porque mi trabajo no es recibir ni enviar correos electrónicos sino hacer ciertas cosas de las que se habla en ellos.

Cuando hablamos de correo electrónico hay dos principios que tengo muy claros:

1) Los correos que hay en tu bandeja de entrada no son las acciones de tu sistema de productividad. Al correo llegan correos. Punto. Esto aplica incluso aunque tu sistema de productividad esté implementado en tu cliente de correo (por ejemplo, Microsoft Outlook). Hay más correos que acciones a realizar, afortunadamente.

No obstante, cuando recopilamos (si usamos GTD o MYN) el correo electrónico es una de las bandejas de entradas de nuestro sistema, posiblemente la más importante. En ese momento  debemos convertir en acciones los correos que así lo requieran y  decidir qué hacer con los correos que no son “accionables”: borrarlos, archivarlos o incubarlos, preferentemente en este orden.

2) Los emails que archivamos deben seguir una pauta, de tal manera que cuando necesitamos encontrar uno de ellos, buscarlo no nos lleve más de medio o un minuto. Si esto no es así, posiblemente estemos usando un mal sistema de archivado (o ninguno).

También cabe la posibilidad de duplicar información archivada entre tu sistema de productividad y tu sistema de correo electrónico. Esto sucede porque muchos de nuestros correos, que sí son convertibles en acciones, permanecen vivos en nuestro email y en nuestro sistema y acabamos archivándolos por partida doble.

Vamos a centrarnos hoy en el archivado de los correos. Algo en lo que no ponemos habitualmente el foco y en lo que inevitablemente pasamos parte importante de nuestra jornada.

¿Qué sistemas de archivado existen?

Voy a citar tres:

1) Las carpetas.

Es el que usamos la mayoría posiblemente porque somos “viejos” y venimos de una organización basada en cajones, carpetas y archivadores. En muchos temas, la tecnología se nos ha echado encima y hemos salido del paso adaptando recursos que manejábamos en mundos anteriores obteniendo resultados subóptimos.

Confieso que yo sigo anclado en las carpetas, tengo más de cincuenta y no me va mal pero constato dos errores frecuentes:

1.1) Tiendo a archivar mucho más de lo necesario. Esto hace que mis .pst crezcan incluso hasta agotar su capacidad y tenga que crear volúmenes de .pst. Es una especie de Diógenes digital. A veces si pienso en el ratio de lo que archivo frente a lo que consulto, tengo la certeza de que no lo debo estar haciendo muy bien.

1.2) A veces no encuentro lo que busco. Y es que para un mismo tema he podido crear, en diferentes momentos, dos o tres carpetas de nombres similares una colgando de un cliente, otra como un tema, de un departamento, etc. Al final la información tiende a expandirse de una manera increíble y tengo que recurrir a la búsqueda en bruto.

2) Las categorías o etiquetas.

Otra posibilidad, cuando hablamos de email, posiblemente más efectiva es crear un único repositorio (carpeta) y archivar todo en él. Al mismo tiempo, asignaremos una categoría al correo antes de archivarlo. Una clasificación por temas, algo con lo que ya funciona Gmail por defecto (las etiquetas) o Evernote (aunque éste no sea una herramienta de email si lo es de archivado) y que también es posible usar en Microsoft Outlook (las categorías).

Esto nos va a permitir archivar mucho más rápido (es mover los mails a un directorio único) y sólo aplicaremos categorías a los emails de los temas que lo requieran. Además, al aplicar la etiqueta, dependiendo del sistema, es posible que se nos muestren las etiquetas existentes y evitemos la dispersión de la información.

Para decidir si aplicar o no este sistema es necesario que reflexiones sobre lo que buscas habitualmente siempre en proporción a lo que archivas. A esos temas es a los que deberías asignarles categorías o etiquetas únicamente.

3) El repositorio único.

En su libro “Master your worday now!”, Michael Linenberger sugiere que nos planteemos la posibilidad de crear un repositorio único y dejar ahí todos los mails a modo de archivado, sin aplicar categorías, ni etiquetas, ni nada de nada.

Según él, esto puede hacerse si tu herramienta tiene un buen buscador de texto indexado. Y lo cierto es que muchas de las herramientas de hoy en día (las citadas Microsoft Outlook, Gmail o Evernote) buscan muy bien y muy rápido con opciones avanzadas que no cuesta demasiado aprender. En lugar de meter una etiqueta, buscaremos por ese término y luego por el remitente, etc.

Invertir en conocer los atajos de teclado y las opciones avanzadas de tu herramienta de trabajo habitual es un consejo de productividad sobre el que pasamos con demasiada ligereza habitualmente. Y no deberíamos.

Para finalizar, tres de cosas:

  1. El propio Lineberger indica que hay algunas empresas o trabajos que requieren la organización por temas (por ejemplo, despachos de abogados que deben mostrar todas las cadenas de email de un determinado cliente como prueba judicial). Consejo: reflexiona sobre lo que necesitas y sobre por qué haces lo que haces de la manera como lo haces. Quizás sea mejorable…o no.
  2. En cualquiera de las tres soluciones de arriba u otras propuestas híbridas te aconsejo que te asegures que los emails relativos a un proyecto llevan un literal que los identifique. Si ni lo llevan inclúyelo tú en tus respuestas de tal manera que se mantenga durante todas las conversaciones. Este literal que tú conoces te servirá para las búsquedas que acabarás aplicando en todas las variantes.
  3. Plantéate un sistema de archivado fuera del email para los temas que lo requieren por legalidad, por temas de calidad (hitos en proyectos), etc. En estos casos, guárdate el email completo incluyendo adjuntos como prueba, lo que evitará que tengas que ir a tu cliente de correo para buscar nada de esto. Es más costoso pero a veces las exigencias no las ponemos nosotros sino que nos vienen impuestas.

No desdeñes estos pequeños detalles porque a lo largo del año se convierten en horas y jornadas enteras que podemos aprovechar en otras cosas mucho más “productivas”. Cien correos diarios por 10 segundos para archivarlos (incluyendo posibles búsquedas en esta estimación) son 15 minutos al día, 1 h y 15 min. a la semana, 5 h al mes y 60 horas al año. Esto es más de una semana entera de trabajo.

Es como para darle una vuelta, ¿no crees?

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