5 problemas habituales de la gente que usa GTD

Las cosas que importan nunca deberían estar a merced de las cosas que importan menos

Goethe

En su libro “Zen to done – The ultimate productivity system”, Leo Babauta responsable de Zen Habits, un famoso y aconsejable blog en inglés, habla de cinco problemas que ha detectado en la gente que ha querido adoptar GTD y no lo ha conseguido.

Zen to done (ZTD), su sistema, se supone que es una alternativa minimalista de GTD. Digo que se supone porque, en mi opinión, es mucho más interesante la reflexión que Leo Babauta hace sobre lo que no funciona en GTD que lo que ofrece de novedoso su sistema. Incluso considero demasiado generoso llamar “sistema” a ZTD en contraposición a GTD puesto que el segundo no existiría sin el primero y Babauta es, por tanto, claro deudor de Allen. Siendo estrictos, ZTD es una selección de los hábitos cruciales, para Leo Babauta, en lo que a productividad personal se refiere.

Lo que sí puedo afirmar con rotundidad es que Babauta es un autor que comunica por escrito mil veces mejor que Allen y plasma acertadamente su visión minimalista de la vida en sus escritos y propuestas.

En las próximas semanas revisaré aspectos de ZTD y de Getting Results (alternativas a las que podríamos sumar MYN y Autofocus) porque creo que, el conjunto, enriquece GTD y nuestra visión del concepto de eficiencia o productividad personal.

Yendo al grano, y centrándome en el tema de hoy, veamos esos cinco problemas con GTD, a ver si vosotros coincidís con Babauta o no los consideráis tales:

1) GTD es una serie de cambios de hábitos.

Y esta es la razón por la que mucha gente fracasa en la adopción de GTD. No se puede pretender adoptar un montón de nuevos hábitos a la vez porque acabaremos por frustrarnos al no conseguir fijar ninguno de ellos.

ZTD es muy claro en este aspecto: un solo hábito a la vez.

Personalmente, me parece mucho más adecuado y ágil (ver “10 valores de un sistema de productividad ágil” y la amigable conversación mantenida en los comentarios con Pachi) este enfoque. No obstante, he de decir que no tengo nada claro que GTD haya de implementarse “todo a la vez”. Si bien los GTDianos siempre nos dicen que adoptar todo el sistema multiplica tu eficiencia (en comparación con implementar únicamente algunas cosas),  no creo que nadie puedan implementarlo de golpe.

2) GTD no se enfoca demasiado en hacer.

Es cierto que los libros de Allen hablan mucho de su sistema y de recopilar y procesar, por ejemplo y obvian un poco el paso de hacer. Esto llevado al extremo implica que podamos pasar más tiempo manteniendo nuestro sistema que haciendo las cosas que tenemos que hacer, un error relativamente frecuente.

Si el plan te lleva más tiempo que el viaje, algo está fallando.

3) GTD es demasiado desestructurado para mucha gente.

Desde mi óptica, precisamente en este punto se encuentra la clave y belleza de GTD: no tienes una lista de cosas para hacer sino que la tarea que vas a hacer “emana” de tu sistema GTD en función del contexto, tiempo, energía, etc. No obstante, mucha gente puede sentirse incómoda con no saber de antemano qué es lo que va a hacer mañana.

ZTD ofrece para solucionar esto las MITs (Most Important Task) diarias y las Big Rocks semanales.

La gran ventaja que le veo al planteamiento de ZTD es que ayuda a motivarte al ver cómo vas cumpliendo ciertas tareas “críticas”. No obstante, el hecho opuesto, el no cumplir estas tareas, provoca frustración.

Personalmente, creo que el enfoque GTD es muy bueno para gente que trabaja en una realidad muy “líquida” como dice José Miguel Bolívar y el enfoque ZTD lo es para aquellos con una realidad laboral o personal más estable o menos volátil.

4) GTD intenta hacer demasiado.

GTD captura absolutamente todo lo que te preocupa y lo incluye en el sistema con la finalidad de que se acabe haciendo (si hay algo que hacer, claro).

ZTD se enfoca más en la simplificación y en el minimalismo. Trabajo en los hábitos que configuran tu realidad para que las exigencias de la misma sean menores.

De alguna manera. ZTD trabaja la zona previa a GTD, es decir, trabaja la simplificación de hábitos y necesidades de tal manera que el número de tareas que entra en tu sistema se reduce.

Personalmente creo que ambos enfoques son perfectamente compatibles y se puede ser minimalista y usar GTD. Como siempre decimos, no se trata de hacer más cosas sino de hacer las cosas correctas.

5) GTD no se enfoca lo suficiente en tus metas.

Una crítica que hace Babauta a Allen es que GTD es un sistema de abajo a arriba y se centra demasiado en el “abajo” (hacer todo lo que llega a ti) y menos en el “arriba”.

ZTD te hace preguntarte qué cosa importante quieres hacer, cada día y, además, también cada semana: te pide que revises tus metas continuamente.

Si bien he de darle la razón a Leo en que la zona de “arriba” de GTD (lo que llamamos perspectiva) estaba bastante mal explicada en el primer libro de Allen “Organízate con eficacia”, en sus dos trabajos posteriores “Haz que funcione” y la edición revisada de Organízate con eficacia estas explicaciones han mejorado un poquito.

Personalmente considero que lo más difícil de cualquier sistema es relacionar tu control y tu perspectiva. Es más, creo que la perspectiva no se consigue únicamente con un sistema de productividad personal.

En las próximas entradas iré desarrollando las bases de ZTD y las diferencias principales con GTD. Seguro que de estas comparaciones sacamos alguna conclusión interesante.

Imagen | Ying-Yang

  • Muchas gracias, Rubén.

    Me encantan tus artículos porque dan una visión general de todo lo relacionado con la productividad. Comparas y tocas los diversos puntos de vista.

    Tenía una pregunta pensada sobre las TMI, pero voy a esperar a ver qué cuentas en las próximas semanas a ver si me la resuelves.

    Bienvenido, después de tu pausa veraniega.

    … Jesús Prieto …

    • Gracias Jesús, me alegro de que haya cosas que te parezcan interesantes, Lánzame por aquí la cuestión y trato de contestarla, bien por aquí bien en un futuro artículo.

      • Hola, Rubén:

        Era preguntarte tu opinión sobre las Tareas Más Importantes. Sé que no entran dentro de la filosofía GTD, pero desde mi punto de vista no veo nada que vaya contra ellas.

        Por ejemplo, que en la lista de Tareas Más Importantes esté la tarea que se dejó a medias el día anterior o las tareas que con toda seguridad se van a hacer ese día, me parece que tiene su lógica, aunque San David Allen no las comentara.

        Solo era eso… Seguro que vuelves a hablar de ellas y ya te explayarás a gusto.

        Un abrazo.

        • Por responderte brevemente, a mi siempre me han gustado las TMIs porque me orientan en mi día a día. El problema es que para los GTDianos de pro, fijar TMIs es priorizar por un criterio ajeno a los que GTD propone y "rompe" el sistema. Yo creo que la clave está en no tallar en piedra tus TMIs (lo que provoca frustración) y sí creo que son compatibles con GTD. Por ejemplo, mis TMIs solo las fijo en el trabajo (mismo contexto) y simplemente indican cuales son las principales tares que tengo que abordar a igualdad de nivel de energía y concentración. Por mucho que me digan, en GTD tambiñén tienes que acabar eligiendo una tarea a igualdad de condiciones y me parece mejor tener un criterio de lo que es importante para mi que una simple cola FIFO.

  • Babauta es un campeón, eso está claro :)
    Bromas aparte, excepto el punto 1, que obviamente es cierto, los otro 4 son falsos. GTD es simplemente un sistema, es decir, una propuesta de hábitos concretos desarrollados a partir de un framework de principios productivos.El framework es el que es (principios universales) y el sistema puede gustar o no, faltaría más. Pero, quienes se enfocan, o no, en hacer; quienes son, o no, estructuradas; o quienes se enfocan lo suficiente, o no, en sus metas; son las personas. Proyectar sobre GTD comportamientos humanos es hacer trampa, algo que a Babauta se le extraordinariamente bien (sus MIT son en realidad de Covey).
    Una cosa con la que sí estoy 100% de acuerdo es que GTD es aplicable para gente que vive en entornos «líquidos». Si la mayor parte de tu trabajo es predefinido, GTD pierde mucho de su atractivo.
    Un abrazo!

    • A mi me cae simpático Babauta porque explica lo que ha vivido. Él mismo se convirtió en una persona productiva, integralmente, haciendo maratones, escribiendo libros, etc. Más que “su” sistema, vende “su” experiencia. Por otro lado asociar el grado de liquidez con el juego que se le saca a GTD es una opinión propia de la que cada vez estoy más convencido. ¡Abrazo!

      • A mí también me cae simpático Babauta. Lo que ocurre con Babauta, y con otros expertos en productividad, es que la experiencia que comparten es difícilmente extrapolable al día a día del ciudadano de a pie. Hacer maratones y escribir libros está fenomenal, y seguro que a Babauta su método le funciona, pero dudo seriamente que sea escalable para niveles de complejidad mayores. Al fin y al cabo, ¿cuánta de la gente que sigue sus consejos tiene una vida que se reduce a escribir y correr?. De hecho, un error común es pensar que GTD es complejo, lo que evidentemente es falso. Lo que sí es GTD es polifacético. Esto significa que tiene la capacidad de adaptarse a la complejidad de cada uno, algo de lo que carece ZTD, que es excesivamente simplista. Si GTD parece complejo es porque tu vida es compleja. Simplifica tu vida y verás como GTD te parece simple.

        • Le estaba contestando a Jero en su blog y repito por aquí. Cuando Babauta publicó "Zen to done" era un tipo muy ocupado, un blogguer top, escribía libros, se mudó a California (donde aún vive a temporadas), familia numerosa, etc. Su realidad era compleja y líquida, como cualquier trabajador del conocimiento. Al él le interesó el tema del minimalismo y seguramente ha alcanzado algunas de las metas que se propuso. Muchísima gente es altamente productiva y no usa GTD. Y como digo en mi artículo no es el caso porque ZTD sin GTD no existiría (la broma con la siglas ya lo dice todo). Ni GTD es perfecto, ni es original (también es deudor de autores anteriores), ni es el camino único. Soy el primer defensor de GTD como “el sistema” pero, en mi opinión, no le hace ningún bien el grado de dogmatismo que a veces se adopta. Estoy de acuerdo en que GTD es la "navaja suiza" que mejor se adapta a todas las necesidades pero si lo que necesitas es cortar seguro que hay navajas mejores y si lo que necesitas es atornillar, destornilladores. Ni todo empieza ni acaba con GTD y, aunque sea por comparación, podemos entender mejor las razones de ser de los hábitos de GTD y profundizar en su comprensión, algo que muy poca gente hace, se queda en la superficie y terminan abandonando, culpando al sistema porque es mucho más fácil esto que culparse a sí mismo. Con todas las "discusiones" creo que estamos de acuerdo al 90% ;-)