Aprende a delegar sin la lista de #EnEspera

“Si quieres asegurarte de que un encargo se cumple, necesitarás hablar con la persona encargada antes de la fecha de entrega

Michael Linenberger

Por la naturaleza de mi trabajo manejo mucho la lista #EnEspera de GTD. Para el que no lo sepa, o use otro nombre para ella, es la lista en la que tenemos las acciones delegadas en terceras personas. Es una lista fundamental para poder seguir estas tareas y reclamarlas cuando sea necesario.

El caso es que leyendo “Master your worday now!” y en coherencia con su idea de simplificación  de listas y, además, listas con pocos elementos, Michael Linenberger aboga por eliminar esta importante lista.

¿Por qué eliminar la lista de #EnEspera?

Dos motivos, al menos para reflexionar:

1) En la lista de #EnEspera no tenemos ningún indicativo de cuándo han de ser reclamadas las acciones delegadas. Esto hace que, cada vez que revisemos la lista, tengamos que pensar para cada elemento si es el momento oportuno de reclamarlo o no.

2) Mantener una lista más nos implicará un proceso de revisión adicional, normalmente diario,  que además contiene indiscriminadamente elementos con diferentes necesidades. Si no lo hacemos bien es muy posible que estemos revisando elementos sobre los que “sabemos” que no es necesario hacer nada, con la consiguiente pérdida de tiempo y eficiencia.

¿Y cuál es la alternativa a la lista de #EnEspera?

La alternativa en el sistema MYN simplemente crear acciones e incluirlas en la lista correspondiente; crear una acción del tipo “Reclamar a Pepito el informe que me prometió en la reunión de compras” y que esta acción aparezca en nuestro sistema cuando queramos hacer este seguimiento.

Para utilizar esta técnica, es muy interesante que la implementación de nuestro sistema permita recopilar acciones pero que no aparezcan hasta que realmente sea necesario hacerlas o, al menos, tenerlas en el radar. En otras palabras: programarlas. Esta necesidad ya la veíamos la semana pasada en los diferimientos estratégicos.

En Toodledo es muy sencillo. Si no usas Toodledo  deberás tirar de tu calendario bien en papel o bien en electrónico (Google Calendar, Outlook, etc.):

1) En papel, anotarás la acción en el día que estimes que es correcto preguntar por cómo va.

2) En electrónico lo mismo, con la ventaja de que muchos sistemas pueden enviarte una alerta a la bandeja de entrada de tu sistema de productividad.

La verdadera clave es invertir unos segundos, cuando surge la tarea delegada, en pensar quién la debe de hacer, para cuándo debe estar y cuándo es un momento idónea para reclamarla. Entonces, creas la acción programada.

Asignación de tareas.

Hay situaciones mejores que otras para delegar una tarea, máxime si  la tarea no  es parte de un flujo de trabajo convenido. Estas situaciones son siempre cara a cara, es decir, cuando estamos físicamente con la persona en quien vamos a delegar. El acuerdo será mucho más claro y se puede negociar la fecha de necesario cumplimiento o incluso convenir cuándo hacer el seguimiento.

El problema es que las ideas (o necesidades) tienen la mala costumbre de aparecer en momentos diferentes a cuando necesitamos enumerarlas; por eso, es importante recopilar todo en nuestro sistema de productividad personal en cuanto surge.

Podemos utilizar el nombre de las acciones para estos (y otros) menesteres. Por ejemplo, si tienes una necesidad de que alguien te ayude con algo anota una acción del tipo “Asignar a: #alguien”. Esto te va a facilitar, por ejemplo si eres el responsable de un equipo, asignar todas las tareas necesarias a tu gente. Simplemente buscar por “Asignar a:” en tu lista de próximas acciones durante la reunión semanal y ahí aparecerán todas las tareas a delegar.

También es útil si vas a estar con “Pepe”, o incluso si Pepe aparece por sorpresa en tu mesa,  buscar por #Pepe y tener todas las acciones pendiente con esta persona en unos pocos segundos.

Semana corta, entrada corta. Pero, oye, ¡importante! ¡Disfrutad del puente los que podáis!

 

Imagen | Flickr photo by Nguyen Vu Hung (vuhung) shared under a Creative Commons (BY) license

  • Yo diría más bien que “Esperando” no es suficiente. En muchas ocasiones tienes que anotar más: A quién delegaste, Fecha de Finalización, etc. Es un punto débil de GTD tal como viene explicado en el libro, pero la idea de EsperandoPor es permitirte revisar de forma más rápida y no creo que haya que desecharla sino complementar la información (mediante notas, etiquetas, etc…)

    • Coincido contigo, tal y como digo en la entrada, que es necesario recoger más información para una gestión más eficiente de esta lista. No obstante, también es cierto, que por su naturaleza, mezcla elementos con distinta necesidad de revisión que tendemos a revisar siempre lo que la convierte en poco efectiva. Yo manejo unos 15-25 elementos en esta lista y la reviso varias veces al día porque, por mi trabajo, tengo temas urgentes cuya evolución debo comunicar. Son variantes que me parece interesante poner sobre la mesa para reflexionar sobre las mismas.

  • David Sánchez

    Para mi, la lista de “A la espera” es uno de los grandes inventos de GTD y, en general de los últimos años en aspectos de productividad y efectividad personal junto con la lista “Esta semana no” de José Miguel Bolívar ;-)

    Si tomamos al pie de la letra la descripción de la lista “A la espera” se puede tener la sensación de que no ha evolucionado mucho en los últimos años dentro de GTD, y es cierto dado que David Allen no ha desarrollado la metodología desde el año 2000. Pero ello no invalida su potencia: tener un inventario de todas las cosas que tienen y pueden hacer otras personas. A partir de ahí la casuística de cada usuario puede variar: unos tendrás más cosas, otros menos, unas cosas las tendrán que revisar más a menudo, otras con menos frecuencia,…, pero el uso de la lista es el que es.

    En mi opinión el método que propones Rubén genera una complejidad innecesaria. Desgraciadamente en temas de productividad personal siempre buscamos complicarnos la vida creyendo que lo complejo será mejor. Lo cual es un error.

    Una de las claves de la productividad y la efectividad personal actual está en la revisión de nuestro sistema, tanto semanal (con la laxitud que ello puede suponer en cuanto a número relativo de días como diariamente) como diaria. Y revisar la lista “A la espera” es un ejercicio necesario y fundamental, y reflexionar sobre los elementos que están ahí es productivo y no algo improductivo: las necesidades pueden haber cambiado, te pueden haber enviado ya lo que esperabas, … Poner recordatorios a futuro, cargar el calendario con cosas que no tienen una fecha objetiva, son prácticas que, al menos a mi, no me han funcionado para nada mejor que usar la lista de “A la espera” tal y como es y, muy importante, revisarla cuando lo necesito.

    Os recomiendo este estupendo artículo de Jesús Serrano que publicó en El Canasto sobre como delegar de manera efectiva: http://canasto.es/blog/2015/07/delegacion-efectiva. Creo que puede ayudar mucho a comprender el verdadero potencial del uso correcto que da la lista “A la espera”

    Un saludo!

    • Hola David. Yo uso la lista de “En espera” y uso GTD pero eso no es óbice para que me plantee o considere planteamientos alternativos a la misma. No entiendo lo de la complejidad porque lo que se propone es eliminar la lista así que nada hay más sencillo que algo que no existe. Creo que lo más complejo es lo que propone GTD por lo que la discusión, que no pretendo que la haya, es si mantener esta lista y revisarla con la frecuencia que cada uno estime (en mi caso diaria) merece la pena o no. Es un tema de coste de oportunidad.

      El problema es que no sabemos con que frecuencia necesitamos revisarla porque esa frecuencia está marcada por lo que contiene por lo que, si mantenemos la lista, vamos a revisar diariamente de manera innecesaria elementos que no lo requieren.

      Como le decía a Miguel, yo manejo diariamente entre 15 y 25 elementos en esta lista porque mi trabajo consiste, esencialmente, en delegar tareas no en hacerlas. al menos, la naturaleza de las cosas que hago es bastante diferente a la de las cosas que delego. Revisar diariamente una lista con 25 elementos si, pongamos, 10 de ellos no necesitan ser revisados es un coste importante. Mucho, en ambas propuestas, dependerá de lo bueno que seamos accionando las tareas, es decir, definiendo cual es la siguiente acción que hay que hacer con ellas. Si somos capaces de accionar bien las tareas delegadas y, además, indicar a quien están delegadas y para cuando se requiere la finalización, todo ellos en el título de la tarea, la revisión de esta lista se simplificará notablemente ya que, de un simple vistazo, podremos llevarla a cabo.

      Michael Linenberger no propone crear recordatorios, propone crear acciones e incluirlas en la lista de MYN que corresponda porque “Reclamar la acción delegada X” es claramente una acción que debe estar en nuestro sistema, máxime si he acordado este plazo con la persona delegada.

      Por terminar, la lista de “Esta semana no” me parece una excelente idea de Jose Miguel en cuanto a GTD pero es exactamente lo mismo que propone Michael Linenberger con el Defer-to-review, diferir una tarea hasta la siguiente revisión semanal. Lo “malo” es que Jose Miguel crea una lista más. Lo bueno es que Jose Miguel lo integra en GTD perfectamente y, además, mejora la eficacia de la lista “Algún día/Tal vez” otra de las listas dificiles de gestionar y que tiene rápidamente a caer en el olvido en GTD.

  • Jerónimo Sánchez

    La lista “A la espera”, junto con el hábito de la revisión, le funciona a todo el mundo. Eliminarla y sustituirla por alarmas puede que le siga funcionando a algunas personas –aquellas con realidades más o menos estables, con pocos imprevistos–, pero sería altamente ineficiente para aquellos de nosotros que tenemos realidades complejas, donde las necesidades cambian todo el tiempo.

    Un buen método de productividad es aquel que no se queda en lo anecdótico, lo fácil y vendible, sino que hace una aplicación seria de los procesos cognifitivos y que es aplicable de manera universal a cualquier realidad. A juzgar por las propuestas de MYN, me queda claro que no es un buen método.

    PD: Por cierto, la lista “A la espera” es un concepto, igual que la “bandeja de entrada”. Decir que GTD solo permite una lista “A la espera” como decir que sólo podemos implementar las bandejas de entrada que menciona David Allen en su libro. Lo que dice GTD es que debes tener un lugar donde organizar los recordatorios de las cosas que tienen que hacer otros; nadie dice que no puedas tener agrupadas las cosas que necesitan revisión diaria por un lado, y las que necesitan revisión semanal por otro. Al final sigues teniendo organizadas las mismas cosas, pero de una forma que te permite revisarlas más fácilmente. Esa es la diferencia entre quedarse en la anécdota o entender el principio.

    • Hola Jero. Échale un vistazo a la respuesta que le he dado a David donde comento algunas cosas relacionadas con la lista de “En espera” en concreto.

      Tengo claras tres cosas (aunque puede que esté equivocado en todas):

      1) GTD es el mejor sistema de productividad. Me atrevería a decir que casi es el único al que podría llamársele sistema porque identifica muy claramente sus componentes y la relación entre ellos.
      2) GTD produce un alto índice de abandono en sus usuarios en el medio y largo plazo. El grado de exigencia del mismo es alto y, tras unos primeros éxitos rápidos, cuando la gente deja de conseguir avances abandona progresivamente GTD porque mantener el propio sistema “no le compensa”.
      3) GTD no está escrito en piedra ni la palabra de David Allen es palabra de Dios (con mayúsculas ya que sería un Dios único y omnipotente jajaja).

      Linenberger expone claramente el motivo de abandono de cualquier sistema de productividad personal: demasiadas listas, demasiado largas, que empiezan por no revisarse, siguen por no alimentarse y terminan con el abandono completo del sistema. Estoy de acuerdo

      Ahora bien, simplificar esto no es sencillo ya que toda simplificación implica una pérdida. La clave está en ver si la pérdida compensa lo que obtenemos con ella.

      El tema de la Waiting list es un tema menor y no entiendo tanta “polémica”. De nuevo en mi opinión, es una lista mal explicada en GTD junto con la de “Algún día/Tal vez”. Su gestión es mejorable. Lo que no te compro es implementar más listas de “En espera” en función de su necesidad de revisión. Yo creo que ahí pecas de lo acusas a MYN: de lo anecdótico, es decir, detecto un problema y lo soluciono con más listas que, a su vez, necesitan frecuencias de revisión diferentes. Esto nos llevaría al desastre porque no tardaría en ser más complicado el sistema que nuestro trabajo, algo conceptualmente fundamental y que a veces olvidamos.

      Una última cosa. Puede que muchas de las dudas de la gente surjan porque siempre se habla en un plano teórico y casi nunca se avanza hasta la implementación de los sistemas (GTD, MYN o el que sea) en herramienta. Voy a plantearme aprender a hacer videotutoriales y profundizar en eso porque, aunque antes no opinaba así, la herramienta también puede marcar ciertos matices.

      Sea como fuere, lo importante son los principios productivos, algunos claramente consensuados y otros no tantos que subyacen a los diferentes autores o usuarios.

      Yo a MYN le achaco otros males (cerraré con una entrada sobre ellos) pero no estas cosillas menores porque, por ejemplo, recoger las tareas delegadas como “F: XXXXXXXXXXXX” que es lo que propone Lineberger (“F” de Follow) no deja de seguir tener un lista de “En espera” virtual de tal manera que cuando filtre por “F:” me salgan todos los componentes de la lista de “En espera”.

      A veces creo que estáis demasiado talibanizados con GTD, desde el cariño, y veis variantes hasta donde no las hay. Como tu dices, Linenberger mantiene el concepto pero varía su implementación.

      • Jerónimo Sánchez

        No te preocupes, Rubén. Me han llamado talibán más veces, ya estoy acostumbrado, lo que no quiere decir que sea uno jeje.

        Estoy totalmente de acuerdo contigo en que las personas abandonan GTD por la misma razón que abandonan las dietas o dejan de hacer ejercicio: porque supone un esfuerzo que no están dispuestos a hacer. Hasta ahí bien. Cada uno es libre de practicar lo que quiera, sea GTD o MYN. ¡Faltaría más! Igual que eres libre de intentar adelgazar comiendo equilibradamente y haciendo ejercicio, o con la dieta del repollo. Pero esa no es la discusión ahora.

        Con respecto a la lista “A la espera”, estoy 0% de acuerdo contigo. En absoluto lo puedo considerar un asunto menor, hasta tal punto que la mayoría de las personas que formo y que la han puesto en práctica me dicen que sólo por eso ya merece la pena haber descubierto GTD. Algunos terminan no usando GTD, pero todos la siguen manteniendo en su sistema por los beneficios que les aporta. Para mi resulta evidente que no es un asunto menor.

        Pasando a la implementación del concepto de lista “A la espera”, puedes hacerlo con una sola lista o con varias, y eso no es ni mejor ni peor, dependerá de tus necesidades. Como decía Einstein, hay que simplificar las cosas todo lo que se pueda, pero no hasta el punto de que dejen de funcionar. Si tus circunstancias te obligan a tener dos listas, tendrás que tenerlas. Simplificar (eliminando listas), simplemente porque te parece que ya tienes muchas, y quedarte con algo que no cumple su función adecuadamente, es tontería. Si es por simplificar listas, ni GTD ni MYN, mejor volvemos a la lista única de Autofocus (es broma, ni loco te lo recomendaría jejeje).

        Y si me dices que en el fondo Linenberger en realidad está implementando el concepto de lista “A la espera” de una forma diferente (con el prefijo F:), que es lo que creo que intentas dar a entender al final, entonces te vuelvo a decir lo que te decía en otro de mis comentarios anteriores: ¿en qué quedamos? ¿MYN sí tiene o no tiene lista a la espera? ;)

        Un fuerte abrazo Rubén, y seguimos leyendo.

        • Le tengo por más talibán a Osama Bin Bolivar no es nada contra ti jajaja.

          El caso es que estamos más de acuerdo que en discrepancia. Las tareas delegadas hay que seguirlas. Ese es el concepto. El cómo, si te digo la verdad no lo tengo claro. GTD es insuficiente y no me acaba de gustar ni lo de Linenberger ni vuestra propuesta que ya he visto en un artículo de Jesús que es una propuesta consensuada en vuestros encuentros (lo de varias listas de “En espera”).

          Me parece interesante acordar la fecha de seguimiento con quien delegas porque es importante que en esa fecha, si hacemos el seguimiento y las cosas no van como pensábamos tengamos tiempo de corregir el rumbo de los acontecimientos de cara a la entrega. En esos casos no me parece mal usar un recordatorio en GTD, al fin y al cabo la acción será reenviar un mail de menos de 2 minutos.

          Quizás Lineberger no esté tan equivocado y se trate de incluir en el nombre de la tarea a quien está delegada, cuándo es el seguimiento (si se ha acordado) y para cuando tiene que estar hecha. Tareas DST: “Delegado a; Seguimiento el; Terminado para”. Lo voy a patentar jajaja, es coña.

          Lo cierto es que yo, por mi trabajo delego mucho y creo que le voy a dar una vuelta en profundidad a este asunto a ver si es mejorable de una manera sencilla.

          Un abrazo.

  • José Ignacio Azkue

    Muy interesante discusión.
    Al final lo que estamos haciendo los que seguimos GTD es tener integradas diferentes listas bajo una lista de rango superior. Me explico.
    Próximas acciones están subdivididas en las diferentes listas que representan los contextos. Es decir es una lista de listas, donde yo solo reviso lo que me interesa en cada momento.
    Lo mismo ocurre con Algún día tal vez, donde o tienes muy pocos elementos recogidos cosa un poco extraña. o los tienes, no me gusta en este caso llamar contextos, es bajo diferentes etiquetas, con lo que esta lista la puedes revisar con muy diferente periodicidad lo que tienes recogido en ella. Es más yo suelo recomendar revisar la etiquetas “ESN”, brillante idea de JM Bolivar, más de una vez a la semana, por si acaso.
    El caso de la lista “En espera” para mi vuelve a ser una lista de listas en el caso de que tengas muchas cosas delegadas. Según esta cantidad la revisión será diaria, cada dos días, cada tres días, pero rara vez será solamente semanal. Aquí es donde cada uno tiene que ver que etiquetas utiliza (lo mismo que en “Algún día…), incluso puedes utilizar etiquetas que representes fechas, evidentemente objetivas.
    En cuanto al talibanismo, estoy de acuerdo contigo Rubén. Yo pienso que se debe seguir el método, pero también creo importante que llegado un momento, es el método el que tiene que adaptarse a nuestra necesidad, no al revés.
    Tal vez sea este el motivo de que tanta gente deje GTD por, talibanismo. Aunque se afirme que GTD tiene unos principios universales, las necesidades de las personas no son universales, son particulares y ahí es donde radica la diferencia. Debes buscar lo que te sirva y te ayude en tu productividad, en tu trabajo, en tu vida y olvídate del resto. Yo veo que funciona.
    Un saludo a todos

    • Gracias por pasar, Jose Ignacio. Y añadiría a tu párrafo final: hay más principios productivos que funcionan al margen de los expuestos por GTD. En eso ando, tratando de buscar pepitas de oro. Además, si todos hablamos de GTD en todos los blogs sería un coñazo, ¿no? Ya volveré a la carga con GTD, no se preocupen amigos.

      • José Ignacio Azkue

        Estoy completamente de acuerdo contigo. Es más pienso que GTD es EL MËTODO, así con mayúsculas, pero que necesita de pepitas, que necesita de otros conceptos que amplifiquen la potencia del método.
        Un abrazo y sigue buscando, estaremos esperando ansiosos que las repartas.

  • Un par de ideas sobre GTD por los comentarios que he visto hoy:

    Si no recuerdo mal, David Allen comentaba en su libro que guardaba una nota con la tarea delegada en su multicarpeta (no sé cómo se dice en español «tickler folder») para que le apareciera el día que él quisiera hacer el seguimiento. Esto en el mundo físico equivale a programarse una alerta en el programa que uno quiera, Outlook, por ejemplo.

    Si lo hace San David, yo también…

    :-)

    Las alertas me vienen muy bien para no ver una tarea durante semanas en una lista con la que no tengo que hacer nada hasta dentro de bastante tiempo.

    Segunda idea: nada prohíbe que en la nota de la tarea delegada se pongan todos los datos necesarios para que cuando te la encuentres, tenga sentido para ti. SI necesitas un teléfono, una fecha de finalización, a qué proyecto se refiere, etc., entonces, se añaden estos datos, y ya está.

    O quizás, más rápido: ¡ya están inluidos todos los datos necesarios! Por ejemplo, uso la carpeta de Enviados de mi cliente de correo como lista «En espera». Lo que está en esa bandeja de Enviados es una tarea delegada que está pendiente. De esa forma, sé a quíen lo envié, el proyecto, la fecha final…

    Supongo que los getedianos estarán de acuerdo en estos dos puntos.

    Saludos.

    … Jesús Prieto …

    • Jesús, gracias por pasarte. Lo que tú haces es la idea que se expone en el artículo. Y lo que hay tras la idea del Defer-to-do, diferir algo hasta que nos podamos poner a trabajar con ello para simplificar el tamaño de nuestras listas. Al menos veo, que a alguien le parece de interés la idea, sin entrar en si es la mejor o no.