“De las ideas no se vive: hay que hacer algo con ellas”

Alfred N. Whitehead

Uno de los principales puntos de la revisión diaria en GTD es fijar las “tareas clave” que vamos a abordar mañana. Se aconseja tratar de seleccionar entre 3 y 5 acciones para hacer mañana.

¿De qué depende?

En buena medida depende de lo “poblado” que esté nuestro calendario.

Si mañana tengo programadas tres reuniones o asisto a una formación de cinco horas, el número de acciones que podré hacer, evidentemente, va ser mucho menor que si no tengo nada en el calendario.

Si hilamos un poco más fino podríamos adaptar el tipo de tarea clave al tipo de hueco del que disponemos o, mejor dicho, a la ubicación de estos huecos. Los huecos a primera hora de la mañana son ideales para las tareas clave más duras y con una alta exigencia de concentración (los “sapos” que hemos de tragarnos cuanto antes).

Según se van consumiendo mis energías a lo largo de la jornada debo ser consciente de que mi concentración estará disminuyendo y las tareas a hacer, por ejemplo después de comer, no deben exigir creatividad o concentración y sí ser mecánicas o prácticas, etc.

No te reserves toda la jornada, te aconsejo que dejes unos cuantos huecos de media o una hora para “imprevistos”.

Tu Calendario para este Lunes, tras la revisión del Viernes a la noche (o del Domingo a la noche, depende de tus hábitos), podría quedar algo así como:

Fig. 1. En azul oscuro las reuniones “de verdad”.

Esta técnica, aparte de visualizar tu jornada diaria de manera sencilla, penaliza a todos aquellos que requieran hoy de ti sin haber planificado correctamente sus tareas (vamos, los del “aquí te pillo, aquí te mato” de toda la vida).

Conozco a un tipo que es un “alto cargo” de los que asiste a, literalmente, miles de reuniones anualmente que tiene un usuario ficticio creado para convocarse a sí mismo a reuniones inexistentes y reservar de esa manera “huecos” entre reuniones en los que poder hacer algo.

Sin llegar a esos extremos, de “técnica de supervivencia”, quizás encuentres útil integrar en tu GTD mi propuesta.

No obstante, y según mi experiencia, hay dos claves importantes:

1) Sólo debes usarla para reservar huecos del día inmediatamente siguiente (día laboral, se entiende).

Si caes en el error de empezar a reservarte todo el calendario para “tus tareas” la gente  se va a dar cuenta de que nunca tienes un hueco. Esto no va a sentar nada bien a tus compañeros de trabajo que optarán por pasar de ti y no convocarte a las reuniones o, lo que es peor, pasar de tu calendario, ignorarlo  y pisarte lo que tengas planificado por no creérselo (salvo que seas la autoridad, el jefe, el puto amo y nadie se atreva a hacerlo, no te recomiendo la experiencia).

Por otro lado, las tareas que hoy seleccionas como “clave” pueden cambiar perfectamente en la revisión de mañana (las prioridades, urgencias, contextos, planificaciones, etc.  ¡Cambian!) con lo que, todo lo reservado en tu calendario, quedará obsoleto. Pocas cosas hay más absurdas que mantener un sistema que no sirve para nada.

2) El uso del calendario facilita la planificación a corto plazo.

Yo ya he asumido como rutina imprimir a primera hora de la mañana mi planificación y tenerla todo el día a mano.

No sólo es útil para cumplirla sino que también cuando nos vemos obligados a incumplir la planificación, tenerla a mano facilita nuestro análisis del impacto de los imprevistos.

A lo anterior hay que sumarle que planificar para mañana una tarea que no has podido abordar hoy (y sigue siendo “clave) es tan fácil como arrastrarla en el calendario al día siguiente.

Hay quien puede encontrar interesante “auditar” la precisión de su sistema GTD y también para ese fin, el calendario puede constituirse en una perfecta “huella” de lo que abordamos y de lo que no (si decidimos dejarlo registrado).

En definitiva, una idea sencilla que a mi me resulta útil y que no penaliza a nadie salvo a aquellos que quieren tenerte a sus disposición en todo momento. Y estos, bien penalizados están.