Aprende a liberarte del estrés con GTD según José Miguel Bolívar

La clave del cambio reside en pensar

Jose Miguel Bolívar

Hace unas horas que he terminado de leer el libro de José Miguel Bolívar (@jmbolivar) y bullen en mi cabeza unas cuantas ideas que necesito poner negro sobre blanco. La primera: “Productividad personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD” es un libro excelente. Fin de la cita.

Como sabéis, leo bastante, y creedme si os digo que éste es uno de los libros que marca la diferencia respecto del resto en cuanto a que, quien lo escribe, sabe de lo que habla. Y lo sabe porque lo ha vivido y es su pasión (y yo me atrevería a decir que su obsesión).

¿Qué vamos a encontrar en el libro?

Con este libro dispondréis del complemento perfecto a cualquiera de  los libros troncales de David Allen: Haz que funcione: Hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal u Organízate con eficacia.  Y me molesta clasificarlo como “complemento” porque creo que José Miguel supera en repetidas ocasiones a David Allen en claridad expositiva y articula mecanismos para que, cosas que en el  GTD original no funcionaban del todo, funcionen.

Cierto es que el libro de José Miguel puede ser perfectamente el primer libro sobre GTD que leas, ya que desarrolla todos los conceptos de manera completa pero creo que, el propio José Miguel, lo ha concebido como un complemento o contribución a la mejora de  GTD.  Sea como fuere, el libro se disfruta mucho habiendo leído a David Allen y, sobre todo, habiendo usado (o habiéndolo intentado) GTD.

El libro se estructura en tres partes:

  1. ¿Por qué GTD? Donde José Miguel habla sobre los motivos que nos llevan a la productividad personal en general y a GTD en particular.
  2. Usando GTD. Donde José Miguel despliega toda su artillería y aporta recursos originales,  fruto de su experiencia como formador, usuario y añadiría que “filósofo” de GTD.
  3. Claves para el éxito de GTD. Donde José Miguel hace un repaso de los errores más comunes, puntos clave, mejores prácticas, etc. al implementar GTD.

Es un verdadero placer, observar como a lo largo de la primera parte, José Miguel engarza principios generales de la productividad personal con la necesidad de un sistema como GTD.  De esta manera se convierte, en  cierto modo, en portavoz de David Allen al aventurar los motivos por los que el propio Allen decidió integrar ciertos mecanismos en su sistema. Si tuviera que resumir en una línea diría: necesitamos un sistema que nos facilite la toma de decisiones y elimine la subjetividad de las mismas, sustituyéndola por la adquisición y uso de hábitos.

Lo que está claro es que los tiempos han cambiado y el trabajo se ha convertido en algo “líquido” en contraste con el trabajo tradicional. Y en este nuevo trabajo al que muchos nos dedicamos, el trabajo del conocimiento, siempre va a haber “más cosas para hacer que tiempo para hacerlas”.

En la segunda parte, el verdadero corazón del libro desde mi punto de vista, José Miguel desbroza GTD con pasión y precisión. Especialmente interesante es el capítulo 14 donde encontraréis una tabla con los términos clave de GTD, el significado habitual que solemos dar a ese término y el significado exacto dentro de GTD. Y es que, como bien dice Bolívar, las palabras importan y mucho; las palabras crean realidades.

Esa parte, donde José Miguel analiza en detalle los 5 pasos del GTD y explica todas sus mecánicas, aportando una buena cantidad de innovaciones “made in Bolívar”, es oro puro para los practicantes o wannabes de GTD.

La última parte, aparentemente menos importante por su brevedad, contiene también importantes perlas, especialmente las que resumen la experiencia con muchas personas tratando de implantar GTD y en muchas empresas que demandan formación en ese sentido. Por cierto, quiero agradecer a Jose Miguel la inclusión de mi blog entre los recursos para aprender GTD. Ha sido una sorpresa y todo un honor figurar en esa lista.

¿Qué he aprendido del libro?

Aparte de disfrutar como un enano, subrayar y llenarlo de post-it, enumero, sin afán de destripar el contenido algunas de las cosas que me llevo de su lectura:

  1. En primer lugar, y a pesar de que haya quien me considere un experto en estos temas, puedo asegurar que nunca he llegado a implementar GTD al 100% tal y cómo se describe en el libro. Esto me ha hecho reflexionar y creo que me voy a poner a seguir la senda bolivariana (la de José Miguel, no la del comandante Chávez) y tratar de incrementar mi “purismo” en unos cuantos puntos. Creo que si reduzco la subjetividad y la sustituyo por objetividad, las cosas podrían ir más “rodadas” y no tendría el peligro de desintegración productiva que con mis últimos experimentos me acecha.
  2. Me ha gustado mucho el concepto de “Incubación” basado en el límite de la próxima revisión semanal, es decir, una próxima acción se incuba si no la voy a ejecutar antes de la próxima revisión semanal. Esto da una nueva dimensión a la, en mi caso infrautilizada, lista de “Algún día/Tal vez” y creo que puede ser importante. Se lo tenía leído en su blog y pendiente de experimentación.
  3. Sobre la lista de “Próximo” he de potenciar el uso de los “Contextos” y “Pseudocontextos”. Me parecen muy interesantes los consejos para definir contextos, aunándolos en tres grandes grupos: herramientas, circunstancias o personas necesarias para completar una acción. Vengo usando los contextos etiquetando las acciones dentro de mi lista de próximo y luego busco por etiqueta o combinación de etiquetas pero creo que voy a ampliar o remodelar mi lista de contextos.
  4. Me ha gustado especialmente el hecho de enunciar los proyectos como resultados (ej: aceite del coche cambiado) y las próximas acciones con verbos, para diferenciar ambos (ej: llamar al taller para pedir cita para el cambio de aceite). Contribuye a aclarar ese “lenguaje nebuloso” que tantas veces se cita en el libro y que tanto daño nos hace. Coincido en que la comunicación puede marcar la diferencia.

¿Qué echo de menos en el libro?

Sinceramente, pocas cosas del libro son criticables. Ni siquiera el “talibanismo GTDiano” de José Miguel, siempre dicho desde el cariño, y su insistencia en que GTD es un todo que debemos aplicar sin cuestionárnoslo, me ha resultado criticable puesto que el autor deja claro que esta es su opinión, opinión refrendada en más de 1.500 horas como formador específicamente en GTD y en las experiencias de todos sus innumerables alumnos y lectores.

Además en el libro deja claro que GTD encierra ciertos hábitos productivos que pueden, y deben, ser adquiridos de manera individual y secuencial hasta conseguir el “cum laude” productivo que es la implementación de GTD al completo. Full pack. Si te quedas en ciertos hábitos mejoraras pero no en la medida que lo harás si implementas todo el sistema.

Lo “malo” del libro es que es tan bueno, que te quedas con ganas de más. ¿Dónde? En estos puntos:

  • En los proyectos. A pesar de dedicar un capítulo a la planificación natural de proyectos y hacer hincapié en “pensar en resultados”, me ha sabido a poco. No me ha quedado claro cómo hacer avanzar un proyecto, es más, he echado de menos cómo distinguir si una “próxima acción” forma parte de un proyecto o no y, en caso afirmativo, como proseguir con la siguiente al acabarla y hacer avanzar el proyecto fluidamente. De acuerdo con que se hace referencia a la revisión semanal de la lista de proyectos pero el ritmo que se consigue con ese único mecanismo, en mi experiencia, es insuficiente.
  • En la perspectiva. Si bien todo lo que concierne al control, los 5 pasos, etc., lo considero una verdadera biblia y eso justifica el libro de por sí, la parte de la perspectiva adolece de brevedad. Ya lo dice el propio José Miguel en el libro, posiblemente el modelo de 6 niveles de David Allen es la parte más pobremente (y quizás desafortunadamente) explicada de GTD. Y tanto él como yo coincidimos en que es lo que le da verdadera potencia a GTD. Posiblemente, la parte de la perspectiva da para un libro (o más) en sí misma y todo no puede ser…

Hay muchos más temas sobre los que me gustaría escribir: la necesidad o no de esa gran revisión inicial que propone David Allen, si la cantidad de “listas” propuesta por José Miguel hace más o menos atractivo GTD, si ejecutar antes las acciones con una fecha objetiva no es en el fondo una manera de priorizar, término del que tanto huye a lo largo del libro, si es posible relacionar de alguna manera más concreta la perspectiva y el control…

Pero no quiero aburrir. Y además, para eso tengo un blog, ¿no? Ya iré tratando estos temas poco a poco.

Seguro que esta no será la única entrada dedicada a los temas tratados en “Productividad personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD” un libro por el que os recomiendo pagar porque, sinceramente, vale mucho más de lo que cuesta.

 

  • Bueno, bueno. Me has sacado los colores :-)
    Muchas gracias Rubén. De verdad. Viniendo de un experto en productividad como tú y además de un lector consumado de estos temas, tu opinión tiene un valor especial.
    Las dos partes que comentas son efectivamente breves. Como bien apuntas, darían casi para un libro cada una. Mi editor me pidió un manuscrito de unas 200 páginas y le entregué uno de 263. Me pareció feo «pasarme» aún más así que opté por tratar el control al 100% y el resto solo lo básico.
    Me alegra un montón que te haya gustado el libro.
    Un fuerte abrazo!

    • Siempre que hago una crítica intento ser lo más objetivo posible, a pesar de conocer a algunos de los autores de los que hablo, lo que no siempre es fácil. Intento además aportar algo en la crítica, de tal manera que alguien que lea la misma sepa si el libro le conviene o no y por qué. En esta ocasión todo ha sido muy fácil porque yo, como lector, he disfrutado mucho. Enhorabuena.