Aprieta las tuercas a tus resultados

La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso.

Peter Drucker

Ya hemos hablado varias veces de la importancia de pensar en resultados y de concretar tus metas. Si insisto en este tema es porque me parece lo más difícil de un sistema de productividad y, a la vez, lo más potente.

El otro día me comentaba un compañero que los Sistemas de Calidad en la empresa pueden verse de dos maneras: como una imposición o una carga adicional o como un camino para conseguir la misión de la empresa a través de la visión y los objetivos fijados por la propia organización. Sólo este segundo punto de vista conseguirá que no veamos la Calidad como una “coñazo” (con perdón) y sí como una ayuda o una herramienta facilitadora.

Un sistema de productividad como GTD funciona de manera bastante similar. De ahí que la imposición de GTD en una empresa no sea muy buena idea. La productividad en general debe partir de tu convencimiento  de que necesitas hacer las cosas mucho mejor o, de otro modo, no servirá para nada.

Aún con todo, la aplicación práctica de un sistema de productividad es un continuo aprender. Os contaré lo que me ha ocurrido recientemente. Estoy estudiando online un máster y en ciertos capítulos me encontraba un tanto atascado. La iniciativa de estudiar ha sido mía a fin de ampliar conocimientos, es decir, no tiene una finalidad demasiado concreta. Este posiblemente es el primer obstáculo importante: “no hay nada que me apriete”. Seguramente si me lo hubiesen pagado o si me lo exigiesen para un puesto de trabajo al que opto tendría una presión “positiva” que me empujase hacia la consecución.

Como en todos los estudios, hay temas más atractivos que otros. En esos “otros” he intentado arrancar u obligarme con Pomodoro porque había días que me resultaba ciertamente difícil sentarme a estudiar. La falta de motivación incrementa tremendamente las posibilidades de fracaso y abre muchas vías de autojustificación del tipo “total esto no va a valer para nada”, etc. Sin embargo, desde hace un tiempo las cosas han cambiado a mejor.

¿Qué es lo que he cambiado?

He cambiado algo tan sencillo como replantearme las acciones con las que pretendía conseguir mi resultado. Dentro de mi sistema GTD introduje una acción del tipo “estudiar 2h al día” He tardado tiempo en darme cuenta de que esta acción a pesar de ser concreta y medible (2h al día) no estaba bien orientada al resultado que quería conseguir: finalizar el máster u obtener el título. Dentro de esa falsa apariencia de concreción era una acción demasiado genérica y poco motivadora en el aspecto de que no me permitía visualizar claramente el grado de avance. Por otro lado “estudiar” sin más no me va a llevar a ningún sitio (salvo al etéreo Olimpo del conocimiento).

Analizando en qué consisten estos estudios online me di cuenta de que lo que me piden es que responda a una serie de preguntas que luego debo enviar al centro desde donde serán corregidas para comprobar mi grado de avance y asimilación. Esa es la fase 1.

Y el cambio ha sido tan sencillo como ese. Replanteándome lo que me piden he modificado mi acción de “estudiar 2h al día” por “completar 2 preguntas diarias”. Previamente calculé el ritmo de respuestas que necesitaba completar y fijé esa acción que me permite de un ritmo adecuado.

El caso es que desde que llevé a cabo este simple cambio avanzo al ritmo propuesto. Esta acción repetitiva me está permitiendo una cierta flexibilidad ya que a veces acabo antes de las dos horas previstas anteriormente pudiendo dedicarme a otras cosas. También me permite que el día que no llevo a cabo mi acción (que los hay) pueda recuperarlo fácilmente, respondiendo a cuatro preguntas al día siguiente.

Replantéate tus acciones y formúlalas de la mejor manera posible. Puede que algo que ya es concreto y medible no sea suficiente. Siembra tu camino hacia un objetivo mayor de pequeños “éxitos” que te motiven y te recuerden que vas por el buen camino.

No te pongas como meta “ser escritor” cámbialo por “escribir un libro de x páginas”. No te confíes y revisa tu sistema continuamente. No es suficiente con “escribir una hora al día” es mucho mejor “escribir una página al día”. El libro (tu meta) se compone de páginas no de horas así que ponte acciones cuyos resultados se alineen con la meta final.

La coherencia, en la vida y en tu sistema de productividad, es la clave para la eficiencia.

  • Es muy interesante, el cambio de pasar de un objetivo de tiempo a un objetivo concreto de una tarea puede ser mucho más poderoso de lo que pensamos.

    Saludos!

    • Bienvenida Andrea, un placer tenerte por aquí. Celebro que te haya gustado.