“Cualquier esfuerzo resulta ligero con el hábito“

Tito Livio

En Marca la diferencia he hablado mucho de GTD como sistema de productividad pero nunca he querido entrar en al farragoso terreno de las herramientas GTD. Esto es así por varios motivos: hay muchísimas herramientas, muchas son de pago y la herramienta ideal no existe ya que depende mucho de los entornos profesionales y personales en los que se maneje cada uno. Además, considero que la herramienta sobre la que implementamos GTD es algo bastante secundario, es mucho más importante la adquisición de los hábitos clave, etc.

Voy a tratar de describir cómo construir un sistema GTD con componentes gratuitos que yo mismo he venido usando desde hace un tiempo. Antes de nada, es conveniente tener clara la teoría así que te recomiendo que releas, como mínimo, los artículos de la serie GTD-Fácil que escribí en su día en relación a los 5 pasos del GTD:

GTD fácil: 01 Recopilar

GTD Fácil: 02 Procesar

GTD Fácil: 03 Organizar

GTD Fácil: 04 Revisar

GTD Fácil: 05 Hacer

 Bien, como herramienta central vamos a utilizar la versión gratuita de Evernote. Puedes descargártela desde su página web (haz clic aquí). Te aconsejo que te descargues dos cosas:

1)  La aplicación de Evernote para puesto. Será nuestra “central de operaciones”.

2) El Evernote web clipper que es un complemento para tu navegador (hay versiones para los principales navegadores) que te permitirá capturar de manera muy cómoda información de la web según está navegando.

(clic sobre la imagen para ampliar)

No voy a explicar en detalle  cómo funciona Evernote así que te tendrás que ponerte un poco las pilas y buscar información en su propia web o recurriendo a San Google. Naturalmente, aparte de descargarte las aplicaciones tienes que abrirte una cuenta en Evernote (la versión básica es gratuita).

Lo importante: Evernote te permite crear “Libretas” que es donde dejaremos nuestras “Notas”. También permite crear “Etiquetas” con las que podremos catalogar las notas. Básicamente utilizaremos estos tres elementos en nuestra implementación de GTD.

A) Las listas GTD.

Nuestras listas GTD van a ser libretas. En concreto las libretas que yo manejo son:

Explico brevemente cada una de ellas (es importante el uso de los símbolos # y @ como principio de determinadas libretas porque visualmente permite una ordenación que, en mi opinión, es la más apropiada):

#Bandeja de entrada: Evidentemente es la bandeja de entrada de nuestro sistema GTD. En este punto hay que decir varias cosas interesantes:

1) Evernote permite entradas desde ordenadores (mediante la aplicación), navegadores (mediante el web clipper), clientes de correo electrónico (enviando mails a una dirección especial del tipo xxxxxxx.fed9a@m.evernote.com ) y  smartphones.

2) Evernote está “en la nube”, es decir, yo me creo una cuenta de Evernote y puedo acceder a ella desde diferentes dispositivos y/o puestos de trabajo (el ordenador de casa y el del trabajo, por ejemplo), evitando duplicidades de información y/ sistemas GTD.

Por lo tanto Evernote cumple perfectamente las condiciones que le podríamos exigir a una bandeja de entrada como punto único de las cosas a recopilar.

Aún así, te recomiendo no olvidar nunca tu libretita y bolígrafo. Las cosas, a veces, aparecen cuando la tecnología no está disponible (problemas de red, wifis, 3G,  etc.) y el papel y boli siempre te sacarán del apuro.

Puedes configurar la aplicación Evernote para que la libreta por defecto sea #Bandeja de entrada  y el web clipper memorizará la última libreta sobre la que estás capturando.

@AlgunDia: La clásica lista de Algún día/Tal vez donde “aparcar” esas cosas sobre las que no vamos a trabajar inmediatamente pero que en algún momento retomaremos.

@EnEspera: La lista donde dejamos las acciones delegadas a otros y de las que estamos en espera.

@Proximo: La lista donde dejamos las acciones que tendremos que emprender en cuanto podamos. Veremos cómo aplicar el sistema de contextos en evernote en una próxima entrega.

@Proximo-Leer: Esta es una lista inventada por mí en la que almaceno artículos, informes, actas, etc. que debo leer en breve y debo hacerlo de manera obligatoria. Son muchos los expertos que aconsejan moverse siempre con un par de artículos imprimidos en una carpeta de plástico para poder aprovechar los pequeños tiempos muertos que surgen al cabo del día (por ejemplo, una reunión que se retrasa). Esta libreta seria mi carpeta de plástico digital.

@Proyectos: En esta libreta almaceno los documentos guía de mis proyectos. Habrá un documento por proyecto y explicaré en próximas entregas el aspecto de cada uno de estos documentos y cómo los utilizo yo a la hora de gestionar proyectos.

Archivo: Esta libreta me sirve, sobre todo, para almacenar información histórica de mis acciones, proyectos, etc.

Referencia: Esta libreta me sirve para almacenar la información de referencia. Esta información de referencia será diferente en función de las necesidades de cada uno pero lo que yo almaceno ahí son informaciones del tipo: checklist o documentos donde se recogen instrucciones detalladas de tareas ordinarias o periódicas, informaciones de contacto personal que requiero habitualmente, plantillas para mis emails que uso habitualmente, etc.

Todo lo anterior constituye el corazón del sistema GTD. En la próxima entrega veremos cómo gestionar los contextos y proyectos en nuestro sistema GTD implementado en Evernote.

Si tienes alguna duda de lo explicado hasta el momento, no dudes en hacérmela llegar a través de los comentarios al artículo y trataré de aclarártela lo antes posible.