Delegar y la lista de #ENESPERA

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La fuerza reside en las diferencias, no en las similitudes

Stephen Covey

En GTD existe una lista llamada #ENESPERA. En esta lista recogemos acciones que no están en nuestras manos a la hora de realizarlas pero que sí influyen en la consecución de nuestros objetivos, bien porque forman parte de un proyecto nuestro, bien porque los resultados de esas acciones están bajo mi responsabilidad.

En función de la naturaleza de tu trabajo esta lista será más o menos amplia. En mi caso, tiene una longitud considerable ya que ejerzo un rol de coordinación. Evidentemente, si mi trabajo es mas coordinar que ejecutar, esta lista puede ser la más importante de mi sistema GTD.

Independientemente de la plataforma que utilices para implementar GTD te voy a dar 3 consejos fundamentales para manejar esta lista:

1) Convierte en accionable el encargo. Tanto si trabajas con email o con notas (Evernote, por ejemplo) invierte unos segundos en escribir el asunto del mail o la nota de manera que expresen lo más exactamente posible la acción delegada. También es fundamental identificar para quién es el encargo.

2) Si la acción forma parte de un proyecto identifícalo de alguna manera. En mi caso utilizo el formato hashtag de tal manera que me permita búsquedas por ese texto (importante usar la “#” o un carácter similar para acotar las búsquedas). Tienes más información en el artículo “Pon un #hashtag en tu email”.

3) Revisar esta lista con la frecuencia necesaria. De nuevo, en función de tus necesidades es posible que necesites revisar esta lista con una frecuencia mayor que la diaria. Por ejemplo, si estas delegando resolución de incidencias y tienes un acuerdo de nivel de servicio (ver el artículo “Acuerdos de Nivel de Servicio o música sinfónica”) quizás debas revisarla cada dos horas. Como mínimo, suelo revisar esta lista a diario.

De cualquier manera y siendo la técnica/tecnología importantes, no lo es menos la “filosofía” que se esconde tras saber delegar bien. Si saber decir “no” es crucial, también lo es saber decir “sí”. Este “sí” comprende tareas que haremos nosotros personalmente y tareas que delegaremos.

A este respecto, me gustaría compartir algunos puntos que no por evidentes dejan de ser útiles. Viendo como delega la gente en la práctica creo que no está de más repasarlos brevemente:

1) Cuando delegamos debemos centrarnos en los resultados no en el proceso. Tienes que dar libertad a la persona en quien delegas sobre cómo va a abordar el asunto. A ti lo que te interesa es que los resultados obtenidos sean los esperados, no que el otro lo haga exactamente como tú lo harías. Parece una bobada pero la gente muy perfeccionista (o tocapelotas) no delega “porque nadie lo hará como yo”.

2) Cuando delegamos, delegamos autoridad además de responsabilidad. No quiero que si delego algo se me esté continuamente consultando sobre este asunto. Precisamente si delego algo lo que quiero es que no consuma mi tiempo y confío plenamente en la persona en quién delego.

3) Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. No siempre es posible porque no siempre hay alternativas pero, si las hay, párate a reflexionar sobre este punto un momento. Céntrate en su personalidad y competencias.

Por ejemplo, hacer una presentación requiere de unas habilidades específicas que unos tienen y otros no (aunque todos las podemos desarrollar). Piensa en quién tiene esas habilidades y no en quién tiene el conocimiento sobre el tema. Una formación sobre el tema a la persona con las habilidades derivará en una presentación mucho mejor que la que pueda hacer el especialista sin facilidad para comunicar (y al que habitualmente aterrorizan las presentaciones).

4) Debes comunicar exactamente qué es lo que quieres, para cuándo y por cuánto (si tiene connotaciones económicas). Elimina al máximo lo superfluo al delegar o, en su defecto, expresa en primer lugar esto y luego pasa a describir el asunto con más detalle.

5) Un trabajo que a ti no te gusta puede ser un reto para el otro. A ti no te gusta nada hacer informes o desarrollar aplicaciones pero a otra persona puede entusiasmarle. No pienses que las personas en quien delegas son como tú.

La acción de delegar, desde mi punto de vista, tiene mucho que ver con el trabajo en equipo. Cuida estos cinco aspectos y no pondrás en peligro relaciones de confianza en cada delegación. La confianza entre las personas es mucho más difícil de recuperar que de ganar.

Muchas de las tareas que hacemos son delegables si somos capaces de documentar cómo llevarlas a cabo. Puedes utilizar checklist (échale un vistazo al artículo “Listas de control: 6 ejemplos reales”) para guiar a las personas en quien delegas en su camino hacia la resolución.

Si lleva a cabo todo esto, evitarás situaciones francamente desagradables en lo personal, como “jefes” que después de que haces lo que te piden se desdicen y te dejan en ridículo o ineficiencias en los equipos de trabajo simplemente por “no saber pulsar las teclas adecuadas”.

Ya lo dijo una excelsa gestora de personas:

Yo hago lo que usted no puede, y usted hace lo que yo no puedo.

Juntos podemos hacer grandes cosas”.

Madre Teresa de Calcuta

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