Y tú, ¿sufres de Diógenes organizativo?

El síndrome de Diógenes es un trastorno del comportamiento muy serio que normalmente afecta a personas de avanzada edad y uno de cuyos síntomas es la acumulación de “basura” sin sentido.

En el mundo de la productividad personal podemos encontrar personas que manifiestan este síntoma. Son personas que usualmente consideran que esto de la productividad no tiene ningún sentido y van a su rollo. Este abandono personal y “social” es otro síntoma compartido con los verdaderos enfermos de Diógenes.

El caso es que, usemos o no un sistema de productividad, todos tendemos a acumular “basura” en diferentes grados. Voy a tratar de identificar los tres focos de basura más habituales en mi caso o en el de las personas que tengo a mi alrededor:

1) Correo electrónico: Es increíble la cantidad de correos electrónicos que guardamos sin ninguna necesidad. Hay quien lo guarda todo; ni siquiera es capaz de borrar la bandeja de spam.

Guardar todos los correos electrónicos es un absurdo en sí mismo pero lo es más cuando nos impide encontrar lo que verdaderamente necesitamos en un periodo de tiempo razonable.

¿Por qué guardamos tantos correos electrónicos?

Muchísima gente guarda correos electrónicos como arma defensiva: para que “conste en acta”. Parece que recibir algo por escrito nos da mucha más seguridad que recibirlo por teléfono, por ejemplo. Hasta ahí puedo estar medianamente de acuerdo. El problema viene cuando nuestra posición en la organización no nos permite hacer que se cumpla nada de lo escrito… ¿de qué nos sirve entonces?

Un efecto perverso inmediato de esta mentalidad defensiva es incluir en copia de todas las decisiones que tomo a mis inmediatos responsables. A su vez, estos incluyen en copia a sus inmediatos responsables y así se establece una espiral cuasi infinita en la que el director de un departamento recibe cientos de correos diarios, que ni siquiera debería leer, consumiéndole un tiempo que debería emplear en otras tareas que acaba por no realizar.

Todo esto es basura y hay que tomar medidas urgentes en las organizaciones para que no ocurra. Es increíble el tiempo que podemos perder leyendo correos que no deberíamos recibir, por mucho que los leamos “en diagonal”.

Se han hecho algunos experimentos muy interesantes en empresas eliminando la posibilidad de incluir en copia o en copia oculta (esto es aún peor) a nadie y la reducción del número de correos circulantes ha sido espectacular.

Otro ejemplo perverso es convertir el correo en una especie de chat a través del cual mantenemos un largo flujo de respuestas cruzadas (multiplícalo por n personas en copia). La gente tiende a guardarse todos y cada uno de los correos de la conversación cuando el último de ellos contiene a todos los anteriores.

2) Notas de reunión y material de apoyo: Hay quien lleva a las reuniones un cuaderno en el que toma sus notas y guarda en una estantería cuarenta de esos cuadernos que cubren los últimos diez años de reuniones. Por supuesto, jamás ha vuelto a abrir uno de esos volúmenes, entre otras cosas, porque sería incapaz de encontrar lo que busca sin leerse cientos de hojas de apuntes.

La guerra al papel en pleno siglo XXI como elemento de archivo debe ser total. Al menos así es como lo veo yo. Y digo como elemento de archivo porque no soy para nada contrario a tomar notas en una reunión. Pero esas notas manuscritas tienen una vida limitada.

Una vez que las notas se transforman en un documento electrónico, llamémosle acta, donde recogemos las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo, las notas no sirven para nada.

Por otro lado y bajo el epígrafe “Material de apoyo” podemos meter todo lo que queramos. Por ejemplo, cuando estamos definiendo un proyecto (sus objetivos, resultados y planificación) encuentro útil una carpeta que contenga ese material de apoyo. Pero, una vez definido nuestro proyecto, de poco sirve mantener guardado ese “totum revolutum”.

Mucha gente guarda ingentes volúmenes de información en sus discos duros o unidades de red para “por si acaso”. ¿Y si dentro de unos años tenemos que revisarlo? Pues que queréis que os diga, en casi todos los ámbitos “dentro de unos años” es demasiado tiempo como para que ese material tenga alguna validez y no debamos volver a recopilar información actualizada del nuevo proyecto a abordar.

Para mí, una pregunta básica a la hora de decidir si tiene utilidad o no mantener una información es: ¿si no fuera yo el que tuviese que consultar esta información, le facilitaría en algo la labor a mi compañero? Si la respuesta es no, más que posiblemente estás perdiendo el tiempo y acumulando basura (no entraremos en preguntas tan sutiles como ¿sabe mi compañero que esto se guarda aquí? ¿se guarda con una estructura común que ambos entendemos? que casi nadie se hace…).

3) Marcadores de favoritos, links, etc: Es muy frecuente que cuando navegamos por Internet quedemos deslumbrados por determinadas informaciones y guardemos cantidad de enlaces que en ese momento consideramos “de interés” (pero que jamás volveremos a consultar).

Lo malo es que nuestra actitud, como en los casos anteriores, deriva en que llega un momento en el que no somos capaces de diferenciar entre lo necesario y lo que no lo es. Un tema importante a considerar es que si te guardas esta información en local, es decir, en tu disco duro, no podrá ser fácilmente compartida y la perderás en caso de que el equipo se estropee (también aplica a los puntos anteriores pero suponemos que la información vital para la empresa y los archivos .pst de correo los guardáis en servidores de red de los que hacéis respaldos diarios ¿verdad?).

La infoxicación de la red puede tratar de ser controlada con herramientas “en la nube” como Delicious o Evernote para guardar enlaces o lectores de RSS (por ejemplo, Feedly) para recibir por subscripción información de sitios webs favoritos.

De cualquier modo las herramientas (éstas y la que emplees para GTD) siempre deben ser métodos de implementación de un sistema. Si no hay sistema, las herramientas no van a solucionar tus problemas. Sólo pasarás de acumular basura, a acumular basura mediante herramientas.

En fin, hay muchas más fuentes de basura que las citadas. Quizás estas tres son las más frecuentes en un entorno tecnológico y sean diferentes en otro tipo de entorno.

Reconozco que hay un momento en la vida de cualquier proyecto o acción en la que puede ser necesaria la acumulación de información “caótica”. Lo único que te pido es que la elimines en cuanto no la necesites.

Establece tus “vertederos”, acota sus límites y vacíalos periódicamente. Como mínimo, diferencia claramente tus vertederos de tus zonas de archivo. En caso contrario, tápate la nariz cada vez que tengas que buscar algo.

 

  • Distinguir entre la “basura” y lo realmente valioso es siempre un desafío. A mi me pasa lo contrario de este síndrome. . . Cuanto mas años pasan, más cosas veo como no importantes! Ademas de las cosas que mencionas, yo añado: no acumular resentimientos que solo me dañan a mí misma; no acumular palabras vanas que de nada sirven; no acumular en mi vida gente que no añaden nada positivo. Veo que la parte relacional influye la parte tecnológica. Es más fácil decidir qué eliminar de los medios tecnológicos cuando tengo clara mis prioridades con las personas.

    Gracias por recordarnos la importancia de diferenciar.

  • Sueños Felinos

    Pero pero pero… qué me estás diciendo!? Si hago todo eso, si lo hago, mi vida laboral será más llevadera, yo seré mucho más eficiente, sonreiré más y seré mucho más productiva…

    “NOOOOOOOOOOooooooooo… PREFIERO aferrarme a mi existencia laboral mediocre y seguir multiplicando mi trabajo para conseguir la mitad de resultado. Sí, lo prefiero. Eso de salir de mi círculo de seguridad no me acaba de… además, imagina lo que sucederá en mi entorno, me empezarán a mirar mal, … ser productiva, eficiente y además sonreír!! Uf!!”

    Nada de cambiar sus parámetros, caca, no les gusta. Te echan.  
    Doy fe.
    : (
    Ahora eso sí, tengo mis “vertederos” limpios como una patena.
    : )

    Ups! Disculpa, entré en tu blog como elefante por cacharrería, sin presentarme ni…
    Empecemos.

    Hola Ruben,
    llegué a este blog de la mano de @JeronimoSanchez:twitter y … tenía razón (como siempre) era imprescindible leerte. Ha sido un PLACER. Volveré.
    (Mil gracias Jero!)

    Ana Moreno @suenosfelinos:twitter

    PD: Oh! y haz el favor de no desgranar situaciones y encima aportar soluciones prácticas y eficientes. Con profesionales como tú levantaríamos el país y no está el horno para bollos!
    ; )

    • Yo siempre comparto cosas que merecen la pena, y este artículo de Rubén la merece. Me alegra que me hayas hecho caso =8-)

      • Sueños Felinos

        Jero,
        Sabes la diferencia entre un “jefe” y un “lider”?
        A los “jefes” se les “hace caso” por la cuenta que te trae…;
        a los “líderes” se les sigue y se les presta mucha atención porque no hacerlo sería un error.
        No soy de las que comete errores tan garrafales; aún con lo poco que te conozco, seguir tus consejos siempre es un acierto.
        : )

        Gracias.

        Ruben,
        confío (y deseo) no me tengas muy en cuenta el tono dicharachero del inicio de mi primer comentario y te hayas quedado con la esencia de mis palabras:
        Un análisis certero; unas soluciones prácticas y efectivas; un gran descubrimiento leerte.
        Aún a riesgo de repetirme: un placer.

        Os deseo un magnífico día a los dos.

        Ana

  • Encantado de teneros por aqui a todos, Ana, Jero y Ada. Simplemente la página es una parte insignificante de una comunidad de locos que le estamos dando vueltas a una serie de ideas como son la productividad personal, la eficiencia, el minimalismo y un largo etcétera de puntos en común que veo que compartimos muchísima gente de todo tipo.

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    #Orden #Productividad

  • @BProductivityL

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  • Sufres Diógenes organizativo??? #GTD
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