Doce claves para entender mejor tu productividad personal

tuercaTras leer más de una veintena de libros sobre productividad personal, decenas de blogs y cientos de artículos y probar en mis propias carnes muchas de las propuestas existentes, he extraído doce puntos comunes a la mayoría de los autores y expertos en el tema. Estos puntos clave aplican tanto si eres fan de GTD de David Allen, Autofocus de Mark Foster, ZTD de Leo Babauta o si te gustan las visiones más holísticas como la de Berto Pena o Brian Tracy.

Si bien en un artículo es misión imposible proporcionar soluciones detalladas, espero que la lectura de éste despierte tu interés por el tema y los doce puntos que describo a continuación te proporcionen una idea más atinada sobre los asuntos de los que tratamos en productividad personal.

Vamos al lío:

1. Confía tu productividad personal a tu sistema.

El objetivo es conseguir dar con un sistema de productividad que te permita confiar ciegamente en él. Saber que cualquier cosa que anotemos en nuestro sistema, se hará cuando corresponda. Esto nos permitirá liberarnos del estrés.

No es necesario tener todo el sistema montado antes de empezar. Nuestro sistema de productividad es un “ser vivo” al que vamos incorporando cosas que nos funcionan y eliminando aquellas que dejan de sernos de utilidad.

Importante: no debes volverte loco con la tecnología, a pesar de los cientos de aplicaciones que existen. Lo básico (y suficiente) que necesitas es papel y boli. La productividad personal se basa más en los hábitos y en la reeducación del comportamiento que en la tecnología. Ésta, por sí misma, no es más que una fuente adicional de distracción.

Puedes construir tu propio sistema desde cero, puedes optar por uno ya construido (GTD es el que más adeptos tiene) o puedes adaptar uno ya existente a tus necesidades.

2. Acostúmbrate a planificar todo aquello que quieres conseguir

El hábito de planificar es fundamental ya que sin un plan es prácticamente imposible conseguir cualquier meta. De otro modo, estaríamos dejando en manos del azar nuestras metas y entiendo que nadie quiere eso.

Hay quien dice que la planificación ahoga la creatividad. Es mentira. Precisamente planificar va a permitir a tu mente estar tranquila y despejada, paso imprescindible para que tu creatividad despierte.

Tener un plan es la única manera correcta de poder saltártelo. Saber dónde no estamos, es la única manera de estar tranquilos dónde estamos. Prueba a irte de vacaciones a un sitio sin haber planificado nada y perderás muchísimo más tiempo que llevando un plan, aunque al final acabes saltándotelo casi siempre.

3. Haz primero las cosas más importantes aunque sean las que menos te apetezcan

Y, añado, las cosas más importantes son las que contribuyen a que tus planes avancen. Asegúrate de que avanzas en la dirección que te has fijado y trata de compatibilizar esto con las urgencias diarias, los caprichos del jefe o los inevitables imprevistos.

Nadie está libre de estos inconvenientes y, sin embargo, todos conocemos personas que consiguen cosas, independientemente de las dificultades. La diferencia fundamental estriba en que hacen lo que deben y no “lo que les apetece”.

Diversos estudios psicológicos han demostrado que las personas que no son capaces de diferir una gratificación inmediata de niños (un caramelo) tienen muchas dificultades para conseguir objetivos a largo plazo a lo largo de su vida adulta.

Evita comerte el caramelo que tienes a mano, si esto te permitirá probar una ración de tu tarta favorita después de comer. Antiguamente se llamaba disciplina.

4. Divide y vencerás

Se denomina “pensamiento monolítico” a la manera de pensar habitual que tenemos viendo los encargos que nos asignan (o nos asignamos) como un todo que nos asusta y nos desanima a partes iguales. El pensamiento monolítico nos lleva a aplazar “ad eternum” nuestros proyectos y nos hace caer en la desmoralización antes incluso de haberlo intentado.

Un proyecto no es más que una serie de acciones orientadas a un único fin. Aprende a gestionar tus metas como proyectos. Utiliza el “calendario inverso”, es decir, visualiza el fin del proyecto y desglosa, del fin al principio, las acciones necesarias para llegar a ese punto.

Una vez hayas analizado las acciones que componen tu proyecto, intégralas en tu día a día, de tal manera que, poco a poco y sin darte cuenta, acabarás consiguiendo tus metas por muy complicadas que parezcan.

5. Evita la multitarea

Contra lo que reza la sabiduría popular, ni siquiera las mujeres son capaces de hacer bien varias cosas a la vez. Evita redactar un documento mientras hablas por teléfono o simplemente tener abiertas cinco sesiones del explorador con los diferentes artículos que estás leyendo.

Lo único que vas a conseguir con la multitarea es hacer peor todas las tareas que estás haciendo. Resultado: mediocridad.

La mente humana, hasta que no se demuestre lo contrario, es monotarea. Enfocarte en lo que estás haciendo es fundamental para hacerlo bien. Deja de engañarte y no te conviertas en ejemplo de “mucho ruido y pocas nueces”, al menos, no si pretendes ser productivo.

6. Siempre es momento de pasar a la acción

Aprender y no hacer es realmente no aprender. Quédate con esa frase porque encierra una de las mayores verdades del universo. Aprender y no poner en práctica lo que aprendes no deja de ser una manera más de procrastinar, es decir, diferir el momento de hacer.

No esperes a tener un máster en gestión de proyectos para empezar a planificar, no esperes a ser un experto en GTD para ser más productivo. Empieza desde ya a aplicar lo que sabes y ya lo irás mejorando en base tanto a tu propia experiencia como al nuevo conocimiento que vayas adquiriendo.

Equivocarte, a pesar de lo mal tolerado que está, sobre todo en el ámbito profesional, es un paso imprescindible para evolucionar. Sin errores no hay mejoras.

7. Sé asertivo. Aprende a decir no

Ser asertivo consiste en expresar tus pensamientos y emociones de manera directa, defendiendo tu espacio, sin avasallar a los demás. Establece el justo equilibro entre el respeto por uno mismo y el respecto por los demás.

Aprender a decir no, es un elemento clave en la productividad si no quieres estar a merced de los demás. Y no quieres. Quieres tener el máximo control posible.

No propongo ser un mal compañero; simplemente di “ahora no” y planifica el momento oportuno para ocuparte de ello si consideras que debes hacerlo. Defiende a muerte tu sistema, de los demás y de ti mismo.

8. Sé minimalista. La papelera es tu amiga

No hay nada más inútil que hacer a la perfección algo que no es necesario hacer. Igualmente, no hay nada más bobo que guardar algo que no vas a necesitar jamás. Ocupa espacio físico y mental. Esas montañas de papel inmensas sobre las mesas, cansan con sólo mirarlas.

La acumulación de papeles físicos y documentos electrónicos es, la gran mayoría de las veces, un síntoma de improductividad. Debes aprender a desprenderte de todo ese material que está ahí para nada.

Crea un sistema de archivo eficiente y tira a la papelera casi todo. Si no has necesitado algo en los últimos seis meses es más que probable que no lo vayas a necesitar nunca.

Si manejas un sistema de archivo informatizado, escanea todo el papel que necesites (tarjetas de visita, facturas, declaraciones de impuestos, etc.) y despréndete de los originales. Si no puedes encontrar algo en menos de medio minuto es que tu sistema de archivado no es eficiente.

9. Sal de tus zonas de confort

La comodidad es enemiga de la mejora continua, de la evolución y ni hablemos de la revolución. Todo lo que nos preocupa no está distrayendo y, si sólo nos preocupa, nos hace improductivos. Para mejorar en este aspecto o reducimos nuestro círculo de preocupación o ampliamos nuestro círculo de influencia.

Atreverte a hacer cosas nuevas te permitirá evolucionar. Toda actividad que ensanche tus límites, amplía el diámetro de tu “círculo de influencia”, a pesar del malestar que nos produzca inicialmente.

Un hábito tarda en fijarse veintiún días (tres semanas) aproximadamente. Ten por seguro que ciertos hábitos productivos no son fáciles (revisiones diarias, semanales, hacer primero lo más desagradable, decir no, etc.) pero si no los incorporas a tu vida, no conseguirás nada.

Ya lo decía Einstein, es de locos esperar resultados diferentes haciendo lo mismo de siempre.

10. Trabaja tu enfoque

El enfoque es la capacidad de permanecer concentrados (“enfocados”) en algo. Es esa sensación que a veces tenemos cuando estamos haciendo algo y el tiempo pasa volando. El enfoque es mucho más sencillo cuando damos un sentido a lo que estamos haciendo, de ahí que se propongan técnicas interesantes como la visualización de metas o la verbalización de objetivos.

Existe el enfoque hacia la tarea, el enfoque de objetivo, el enfoque diario, etc. Todos están encaminados a dotar de un sentido a las cosas que hacemos y a hacer éstas de la mejor manera posible.

Saber, por ejemplo, que una acción forma parte de un proyecto y tener claro lo que pretendo con dicho proyecto, hace mucho más fácil mi enfoque hacia esta acción que si se trata de una acción aislada. Me siento motivado.

Por otro lado, conocer lo que debe hacerse pero no es importante, suele derivar en hacerlo mucho más rápido. Es importante ajustar el grado de excelencia y exigencia a la importancia de la tarea. No siempre busques la excelencia, sólo cuando merezca la pena.

11. Crea hábitos de revisión

En Calidad se dice que lo que no es medible no es mejorable. En Productividad, yo lo enunciaría como: “Es imposible saber si vas en el camino correcto si de vez en cuando no miras el mapa”.

Tu sistema de productividad aparte de ayudarte en la gestión ordinaria de tus acciones, contiene tu hoja de ruta personal. Es necesario que revises periódicamente las coordenadas y el propio mapa si no quieres acabar como el Titanic.

Cada nivel de perspectiva requiere un tipo de revisión. Así, tu día a día requiere de una revisión diaria que harás antes de finalizar tu jornada, tus proyectos deberás revisarlos semanalmente y la dirección que toma tu vida (personal, profesional, etc.) puedes revisarla cada x meses, etc.

12. Aprende a mirar de manera global. Las partes se integran en un todo

Un sistema de productividad personal, GTD por ejemplo, se diferencia de las técnicas de gestión del tiempo en que cubre (o puede hacerlo) toda tu vida personal y profesional. Este “todo” comienza en las acciones más comunes y acaba englobando tu perspectiva vital, tu visión, valores, etc.

Lo novedoso de GTD es que presenta un enfoque bottom-up, es decir, de abajo hacia arriba y, por eso, es más fácil que funcione. Comienza ordenando tu día a día para, poco a poco, encontrar espacio para ir subiendo de altura (los famosos seis niveles de perspectiva de David Allen).

Desde siempre, lo que hemos manejado han sido sistemas top-down (de arriba hacia abajo). Por ejemplo, las buenas intenciones de principio de año (dejar de fumar, adelgazar o aprender inglés) se quedan en eso, en buenas intenciones, porque el día a día nos come y no nos deja espacio para concretar esas intenciones.

Si no construyes tu visión de abajo hacia arriba, todo se quedará en agua de borrajas.

Una última cosa. Busca a las personas que veas que obtienen resultados (digo “ves” y no “lees” porque somos muchos los que hablamos y hablamos pero pocos los que demuestran ser altamente productivos) e intenta copiar lo que hacen. Habla con ellos, aprende de ellos. Los errores y fracasos, a pesar de ser necesarios para evolucionar, pueden evitarse aprovechando la experiencia de los otros.

Intenta ser productivo hasta en eso.

*Nota: Este artículo fue publicado originalmente en “Una docena de…” bajo el título “Una docena de claves para entender y mejorar tu productividad personal