El inbox zero no es un fin pero puede ser un síntoma

Hace unos meses se desató un interesante debate en la blogosfera española entre algunas personalidades de la productividad “patria”. La discusión versaba sobre el “Inbox zero” o, lo que es lo mismo, el conseguir  tener nuestra bandeja de entrada de email limpia y reluciente.

El término “Inbox zero” fue creado por Merlin Mann al que podéis ver presentando el concepto aquí (en inglés). Son muchos los que han tratado de facilitar la consecución del inbox zero mediante tecnología. Por ejemplo, Google y su Gmail lo intentó mediante la implementación de una “priority box” que seleccionaba por nosotros de una manera “inteligente” los mensajes más urgentes.

De cualquier modo, volvamos a la discusión entre bloggers españoles. En esta discusión, el tema se centraba más en la bandeja de entrada como herramienta asociada a GTD (como elemento de entrada), ya sabéis, ese sitio desde donde procesamos nuestras tareas.

Por un lado, Berto Pena en su artículo “No al “Inbox a cero”, si al email inteligente” afirmaba que “el Inbox a cero es una mera ilusión, un reto imposible, una imposición innecesaria.” El artículo básicamente es una defensa de la no necesidad de vaciar por completo la bandeja de entrada o, cuando menos, de no obsesionarnos con ello dejando a un lado las tareas verdaderamente importantes.

Berto finalizaba su interesante artículo con una serie de reglas para tratar la bandeja de entrada, alejadas del “Inbox zero”:

  • Hay mensajes que debo “vaciar” cuanto antes. Otros (la mayoría) puedo leerlos dentro de tres horas, al final del día o incluso mañana.
  • Clasificando el correo por carpetas (mediante filtros y reglas) puedo priorizar y concentrarme en el correo de verdad.
  • Utilizo la lectura rápida de Asuntos (a lo “escáner humano”) en busca de correos que deba “vaciar” antes.
  • No pasa nada si cierro mi Email y todavía hay 40 por leer. No, si son de prioridad media o baja.
  • Si al cabo de varios días acumulo un gran número de correos innecesarios sin leer, utilizo el “marcar todos como leídos”.
  • Con frecuencia me recuerdo que mi trabajo consiste en ser brillante y mejorar. No vaciar cajas de papeles.

En el otro lado del “ring” José Miguel Bolívar escribía “Sí al Inbox a cero, porque No existe productividad sin control” un artículo mucho más en la línea GTD y, entre otras perlas, dejaba caer “un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo “cosas pendientes” que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.

David Torné escribió por aquel entonces “Decálogo para no morir ahogado por el mail”, un artículo que a mi parecer queda entre ambas aguas pero que filosóficamente es más cercano al de Berto.

Por supuesto, os aconsejo el estudio en detalle de los tres artículos y sobre todo de los comentarios de los visitantes de los blogs de Berto y Jose Miguel (por su cantidad) porque, a mi modo de ver, son un excelente termómetro de cómo usa la gente GTD y los problemas reales con los que se encuentra.

Y bien, ¿cuál es mi opinión?

Pues mi opinión es muy sencilla: procesar (y Procesar no es Hacer) todos los mensajes de tu bandeja de entrada es una obligación si estas usando GTD como metodología de productividad. Para mí, tener el inbox a cero es una necesidad y cuando no lo consigo (que también me ocurre), suele ser porque estoy un tanto desbordado.

Si hacemos caso al espíritu GTD me resulta complicado saber que tenemos una fuente de entrada de posibles tareas sin atender. Eso nos produce intranquilidad y potencialmente una mala planificación al dejar posibles tareas de lado.

Por lo tanto, habitualmente trato de tener mi inbox a cero.

Dicho esto, lo que no hago es alargar la fase de procesamiento de emails más de lo necesario, es decir, si tengo más correos de los que puedo procesar en mi bandeja de entrada recurro a los consejos de Berto:

  • Utilizo la lectura rápida de Asuntos (a lo “escáner humano”) en busca de correos que deba “vaciar” antes.
  • No pasa nada si cierro mi Email y todavía hay 40 por leer. No, si son de prioridad media o baja.

El matiz personal que haría es que no me puedo fiar de los “Asuntos” que otros escriben y abro todos los correos que me quedan para averiguar rápidamente (menos de 20 sg) la prioridad que esconde ese mensaje si no me es posible deducirla de la lectura del asunto.

Mi trabajo SI es en buena parte contestar correos electrónicos, algunos de ellos críticos y que necesitan de mi respuesta para seguir adelante con las tareas de intervención. Si no requieren de mi “autorización” y no tengo claro qué acción implica o debo leerlos con más calma puede que los deje en el inbox para la siguiente tanda de procesar que tenga planificada en el día. Pero es más la excepción que la regla.

También utilizo reglas o filtros para clasificar correos automáticos (alertas, valoraciones, mails de solución que sólo sirven como evidencias de los sistemas de calidad, etc.) en carpetas sobre las que frecuentemente  uso el “marcar todos como leídos”.

Mi conclusión, por tanto, es que si bien tener nuestra bandeja de entrada vacía tras cada fase de proceso no puede ser un fin absoluto (máxime cuando volvemos de vacaciones o simplemente de varias reuniones o cursos, por ejemplo) sí debe ser nuestro objetivo, sin traumatizarnos cuando no lo conseguimos.

No obstante, la postura de decir que no hay problema en no vaciar nuestro inbox me parece peligrosa y laxa en lo que a GTD se refiere. En cierto modo no conseguirlo habitualmente puede (y suele) ser un síntoma de que no estamos aplicando GTD como debiéramos.

La gente está deseando oír lo que quiere oír, no lo que debe oír. Así  que, ojito, y no descuidéis vuestro inbox ya que, se empieza por esto y se acaba volviendo al caos pre-productivo en el que nos movíamos no hace tanto.

 

  • Creo que en realidad las posiciones “de fondo” no están tan diferenciadas y las resumiría como “no dejes que el inbox se convierta en un agujero negro para tu productividad”. Para Berto esto significa no dedicarle una atención que no merece (en cantidad) y para mí significa no dejar de dedicarle la mínima atención que merece (para saber qué contiene, no para hacerlo). El problema es que mucha gente, cuando dice “procesar” en realidad piensa “hacer”. En el momento que tienes claro que procesar y hacer son pasos diferentes, creo que se entienden mejor ambas perspectivas.

    • Me “preocupa” más la cantidad de gente que contesta al artículo de Berto diciendo poco más o menos “menos mal que dices que mantener el Inbox a cero no es importante porque yo no es algo que considere importante”.

      Creo que si es importante perseguirlo como objetivo. Y si no lo consigues frecuentemente es cuando puede ser un síntoma.

      • Sí, coincido contigo en que eso es preocupante pero creo que es por desconocimiento de lo que implican los compromisos no gestionados…

  • JC

    hmmm. Es cierto que un mail no leido puede contener un problema en potencia, pero tambien tenemos que ser concientes que se recibe una cantidad excesiva de correo innecesario. La clasificación previa es fundamental y empezando por el campo asunto (y muchas veces por el origen), pasando luego por una lectura rápida (20 seg puede andar) en caso de duda, te permiten tener un panorama más limpio de los correos que SI debes atender. El Inbox Cero para mi es un prácticamente un hábito, porque lo que debo leer y procesar con certeza lo tengo en el lugar correcto (cuando no trasladado a la lista de tareas)  y lo que puede hacerse en otro momento que me venga conveniente lo dejo allí el tiempo que sea necesario. Pero mi Inbox sistematicamente queda vacío dos o tres veces al día y lo más agradable es mirar la lista de correos pendientes en mi blackberry. Produce una sensación de tranquilidad dificil de explicar.

    Saludos

    JChttp://comomeorganizo.blogspot.comTwitter: @ComoMeOrganizoUltima Nota: ¿Cual es la mejor herramienta de comunicación?

    •  Dejar el inbox a cero, habiendo procesado todos tus mensajes, efectivamente produce una sensación de tranquilidad y control importantes. Como digo en la entrada, inbox a cero puede ser un indicador de que algo va mal y un primer paso de que las cosas van por su camino.

      Un saludo, JC

  • Basados en uno de nuestros hábitos de productividad: “Gestiona tu correo electrónico” es importante saber que… http://t.co/8YBO8Q6M0w

  • Revisando: El inbox zero no es un fin pero puede ser un síntoma http://t.co/AFRVbsx6Y0
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