El modelo de seis niveles de David Allen para revisar nuestro propio trabajo

 

En “Getting things done”, David Allen nos propone un modelo de seis niveles como referente de la productividad personal. Vaya por delante que GTD pierde fuelle, en mi opinión, cuando se sale del camino de lo práctico (el control) para adentrarse en temas más complejos (la perspectiva). De hecho, no los desarrolla demasiado y posiblemente haya que complementarlos con otras técnicas y herramientas descritas en este mismo blog.

Sea como fuere, considero interesante la propuesta de David Allen porque encaja perfectamente con la visión integral que tengo yo de un individuo productivo.

Para que sea más fácilmente asimilable (algo que, como decimos, no consigue del todo), el amigo David propone un símil mediante escalas de altitud. Veamos las “paradas” que tiene un individuo productivo:

01) Pista de aterrizaje o las acciones actuales. En la base del modelo, tenemos todas las acciones que de nuestro día a día (ver “Implementa GTD a coste cero (I) – La base” y “Implementa GTD a coste cero (II) – Contextos“).

GTD es muy útil a la hora de esclarecer el “bosque de cosas por hacer” diario y convertir éstas en acciones, etc. El primer objetivo de usar GTD es tener tiempo para levantar la vista de vez en cuando, para mirar a los siguientes niveles.

Lo más importante que he aprendido yo es que es necesario empezar de abajo a arriba, empezar fijando objetivos y metas no funciona.

Este nivel debe ser revisado diariamente, como mínimo.

02) 3.000 metros de altitud o tus proyectos en marcha. El nivel inmediatamente superior a las acciones son los proyectos que tenemos en marcha. Algunas de las acciones del nivel 01 puede que formen parte de estos proyectos y otras serán acciones individuales.

Por proyecto  entendemos resultados a corto plazo que queremos alcanzar y que requieren de más de una acción para su consecución (ver “GTD Fácil: Proyectos (I)“, “GTD Fácil: Proyectos (II)“, “GTD Fácil: Proyectos (III)” y “Implementa GTD a coste cero (III) – Proyectos“). Todos nuestros proyectos deben tener una acción en la pista de aterrizaje o nivel 01 ya que, de no ser así, significaría que no están en marcha.

GTD sigue siendo una excelente herramienta para este nivel 02 aunque, en función de la complejidad del proyecto en sí, podríamos complementarla con una gestión de proyectos más “profesional” (aunque necesariamente integrada con nuestro sistema GTD).

Este nivel debe ser revisado semanalmente, como mínimo.

03) 6.000 metros de altitud o tu área de responsabilidad. Este nivel nos da pistas sobre los motivos por los que decidimos llevar a cabo un proyecto u otro (ver “Implementa GTD a coste cero (IV): Mis áreas de responsabilidad“). A nivel profesional, por ejemplo, nuestro puesto de trabajo suele conllevar una serie de objetivos estratégicos a alcanzar y, por lo tanto, los proyectos que decidamos ejecutar deberán estar alineados con la estrategia de la empresa (y, atención, con mis propios objetivos).

GTD no habla demasiado sobre cómo gestionar éste y sucesivos niveles. De cualquier modo, es muy importante tener en cuenta este nivel porque, de otra manera, todo podría derivar en que estamos llevando a cabo acciones y proyectos que ni siquiera sería necesario llevar a cabo. Careceríamos de perspectiva.

Este nivel debe ser revisado anualmente, como mínimo.

04) 9.000 metros de altitud o tus objetivos anuales o bianuales. Este nivel es puramente personal y persigue, en relación al anterior, determinar qué nuevas áreas de responsabilidad nos gustaría gestionar o que nuevos ámbitos queremos potenciar en lo personal (ver “La rueda del equilibrio productivo“).

Con el foco puesto a uno o dos años vista es necesario reflexionar sobre a dónde queremos llegar y las habilidades que debemos desarrollar para asumir estos retos.

Este nivel, conjuntamente con el anterior, debe ser revisado anualmente, como mínimo.

05) 12.000 metros de altitud o  tu perspectiva de tres a cinco años: En este nivel se nota bastante la falta de oxígeno y empezamos a respirar mal jajaja.

Allen propone que en este nivel se engloben los proyectos en los que se plantea, no ya nuestras áreas de responsabilidad o ámbitos personales, sino la continuidad en el propio puesto de trabajo o, en el ámbito personal, decisiones tales como empezar a estudiar otra carrera, etc.

A pesar de que Allen insiste en tratar todo lo derivado de los niveles 03, 04 y 05 como proyectos GTD personalmente opino que nos podemos dar con un canto en los morros si somos capaces de revisar y tomar decisiones con consecuencias prácticas sobre estos niveles, algo que muy poco gente consigue (en estos tres últimos niveles de GTD nos ayudaríamos de herramientas como la que se describe en “¿Has probado a hacer un DAFO personal?“).

También es cierto que si, por ejemplo, queremos estudiar una carrera a distancia, esto implicará cosas como “matricularse en una universidad” que deben ser tratadas con proyectos y acciones de los niveles 02 y 01.

Yo personalmente trataría de pensar en esto al menos una vez al año, evaluando sobre todo si hay coherencia entre lo que he llevado a cabo durante el año y mi  “hoja de ruta a medio/largo plazo”.

06) 15.000 metros de altitud y superiores o tu perspectiva vital: Este es el último nivel que propone David Allen en “Getting things done” y es un nivel más bien moral o ético. Sorprendentemente se habla de cosas como la existencia de la empresa donde trabajamos o sobre nuestra propia vida.

Lo que está claro que el nivel 05 (y todos los que le preceden) no son más que la concreción del rumbo fijado en este nivel 06.

En el ámbito empresarial este nivel comprendería los tan manidos ( y frecuentemente mal ejecutados) misión, visión y objetivos y en el ámbito personal nos adentraríamos en el terreno del coaching y el autoconocimiento (ver “Las 10 características del coaching eficaz“).

Resumiendo, si hay algo en lo que estoy plenamente de acuerdo al cien por cien con David Allen es en que nuestro quehacer diario debe ser parte de un todo, un todo que integre lo que somos como personas (o lo que queremos ser).

Si rompemos la continuidad de estos niveles (¿qué más da que sean seis, tres o cuarenta?) esto derivará en problemas de toda índole: personales, profesionales, etc. básicamente porque nuestra vida será incoherente (y en ocasiones esquizofrénica).

GTD es una metodología excelente para los dos primeros niveles y, para el resto, trataremos de sacarnos las castañas del fuego complementando GTD con otras técnicas (propuesta del tipo de “Inteligencia emocional y revisiones GTD“).

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  • Jerónimo Sánchez

    Fantástico resumen, Ruben. Como dices, la parte de la perspectiva es de las más “cojas” de GTD, y también de las más inconsistentes. En cualquier caso, todas son cosas que debemos tener en cuenta para una gestión integral de nuestro flujo de trabajo, más allá de la operación del día a día. Haberlas identificado e intentado estructurar lógicamente es un gran mérito de David Allen. :-)

    • Muchas gracias Jero. Es un artículo antiguo que el otro día revisé y traté de enriquecer con unos cuantos hipervínculos y aclarar algunos términos, etc. Como siempre, es más fácil “criticar” al que hace, que hacer pero yo también otorgo el mérito a David Allen de intentarlo y además de hacerlo bastante bien.

  • Por cierto, que para mí la escala hubiera quedado mucho más clara en múltiplos de 10, es decir, 10.000, 20.000, 30.000, etc., ya que cuando veo «12.000 metros», tengo que pensarlo dos veces antes de saber dónde estoy en la escala…

    No es problema de David Allen, que sí lo hizo bien en su libro en inglés con sus 10.000 o 20.000 pies, sino del libro traducido a español.

    No he podido resistirme a contarlo.

    :-)

    … Jesús Prieto …

    • Toda la razón, Jesús. A veces una traducción literal, sin comprender los motivos de lo expuesto lleva a esos pequeños fallos que añaden un poco de confusión. Igual da 12.000 que 10.000 pero, evidentemente, en múltiplos de 10 estaría mucho más claro. Pequeños detalles ¡con importancia!

  • José Ignacio Azkue

    Creo que el problema de la escala viene al traducir del ingles al castellano y pasar de la medida americana de pies a la española de metros. Cuando se vuela se mide en “pies” para pasarlos a metros hay una conversión no muy exacta pero que te hace tener una idea de la medida y es dividir entre 3. Pienso que esta es la razón de la diferencia.
    Un saludo y buen artículo Rubén como siempre.

    • Eskerrik Asko, Jose Ignacio. En realidad, a mi me resulta suficiente con 4 niveles: acciones, proyectos, áeas de responsabilidad y visión global que ya sería todo un hito trabajarlos correctamente y alinearlos.