El poder de las listas cerradas

A closed list is a way of applying limits to our work in order to increase our efficiency

Mark Forster

 

Prosigo con el análisis de conceptos importantes de productividad personal. Sé que son entradas que no tienen demasiado gancho entre vosotros pero a mí me sirven para reflexionar, y mucho, sobre lo que hay debajo de todo este “tinglao”.

En esta ocasión quiero hablar de las listas cerradas, un concepto que se usa en los métodos de Mark Forster como Autofocus o DIT. Explicaré en futuras entradas ambos métodos (les llamo métodos porque no tienen la entidad de sistema que tiene GTD) porque creo que pueden venir bien a personas que no se sienten cómodas con GTD. De hecho llevo un tiempo experimentando con Autofocus en mis temas personales.

¿Qué es una lista cerrada?

Para que no digáis eso de “estos tíos de la productividad siempre hablan de los mismo y todo se reduce a sentido común” procedo a definir uno de los componentes más potentes y sofisticados en la productividad personal: una lista cerrada es una lista con una raya al final. Acojonante, ¿no?

Vale, vale, dejo el recochineo a un lado.

¿Por qué funciona una lista cerrada?

Para explicarlo hay que compararla con la listo to-do de toda la vida, es decir, la lista de cosas por hacer.

Mucha gente cree que es productiva por el mero hecho de llevar apuntadas las cosas a hacer. Pero esto, amiguetes, no es suficiente por dos motivos:

  • Una lista abierta tiene el gran inconveniente de que crece y crece ya que continuamente estamos metiendo nuevas “cosas” en ella.
  • Tendemos a priorizar las “cosas” de una lista abierta por el ruido que hacen, de tal manera que hacemos primero las más ruidosas y el resto tienen el peligro de quedarse sin hacer ad eternum ya que, debido al punto anterior, pueden entrar (y entran) nuevas cosas más ruidosas.

Cuando hablo de ruido me refiero a priorizar por urgencia (las consabidas emergencias o “es para ayer”) pero, en realidad, da igual el criterio; si siempre decides qué hacer por el mismo criterio (sea éste empezar por las más urgentes, por las más fáciles, por las más difíciles, por las más importantes…), se quedarán sin hacer el mismo tipo de cosas.

Una lista cerrada, frente a las anteriores, presenta algunas características favorables:

  • Evita las distracciones ya que no crece. Actúa como un amortiguador entre tú y tus distracciones.
  • Una vez cerrada, no sólo no crece sino que disminuye según vamos haciendo las tareas o según estos caducan o no interesa más abordarlos.
  • En una lista cerrada no importa el orden o la manera de priorizar dado que lo que pretendemos es hacer TODAS las tareas de la lista cerrada.

Algunos estaréis diciendo que esto es muy bonito pero es irrealizable en el plano práctico. Puede que sí o puede que no. Lo cierto es que en el blog ya he hablado un par de veces de cómo usar listas cerradas.

  • En primer lugar, una lista cerrada es ideal para tratar “Pendientes” (en inglés suelen referirse a esto como crear un backlog). Precisamente en la entrada “Surfea sobre el tsunami de emails post-vacacional” os hablaba de cómo crear un backlog con todos los emails atrasados tras un largo periodo de ausencia y procesarlo en lotes.
  • En segundo lugar, una checklist o lista de control también es una lista cerrada. En la entrada “Listas de control: 6 ejemplos reales” os hablaba de ejemplos reales en los que utilizo este tipo de listas.

Una lista cerrada no es más que una manera de aplicar límites a nuestro trabajo para aumentar de nuestra eficiencia. Acabo de hablar de los límites en “Cómo los límites pueden hacerte más grande”.

Pero se puede ir más allá. Un método como DIT (Do It Tomorrow), de Mark Forster, se basa en crear hoy una lista cerrada con las labores que voy a hacer mañana. Y claro, lidiar con las que van llegando ya que, usemos el método o sistema que usemos, las cosas llegan cuando llegan… aunque de esto también se podría discutir largo y tendido.

Si conocéis ZTD (Zen To Done) la adaptación de GTD de Leo Babauta, éste concepto aplica cuando habla de las TMIs (Tareas Más Importantes) diarias o de las Rocas semanales. No son más que una lista cerrada de tareas que haremos sí o sí.

De momento, quedaros con las dos aplicaciones que ya conocemos de las listas cerradas: la gestión de pendientes y las listas de control.

GTD no utiliza las listas cerradas, al menos no explícitamente, ya que se basa en un sistema de momentums, los famosos 5 pasos, que funcionan muy bien pero, bueno, no todo el monte es orégano ni la productividad personal acaba y empieza en GTD.

Cierro este artículo con una tablita comparativa entre la lista cerrada y la abierta de toda la vida extraída del libro de Mark Forster:

Lista abierta

Lista cerrada

Se le pueden añadir nuevos elementos

No se le puede añadir nada

Tiende a crecer

Tiene a ser más pequeña

La secuencia es importante a la hora de hacer

La secuencia es irrelevante ya que haremos todo

Difícil de completar

Fácil de completar

Desmotivadora

Motivadora

Imagen | To-do list