El sistema de productividad personal más pequeño del mundo

Si quieres crear algo bello, sólo tienes que hacer lo necesario, nada más

Giorgio Armani

La semana pasada veíamos “los 10 hábitos de ZTD” un sistema de productividad personal que comparte muchas cosas con el afamado GTD. Más allá de ver los sistemas como una receta (a veces me recuerdan a las dietas milagrosas) es fundamental ver lo que subyace: los hábitos que los conforman.

Leo Babauta en una interesante entrada de su libro  “Zen to done – The ultimate productivity system” se pregunta de si sería posible establecer un sistema de productividad personal mínimo. Lo que él llama Mínimal ZTD se compone de sólo 4 hábitos.

¿Cuáles son los estos 4 hábitos indispensables en un sistema de productividad personal?

Son los cuatro primero que enunciábamos en el anterior artículo: capturar, procesar, planificar y hacer.

Para implementarlos sólo son imprescindibles dos herramientas: un boli y una libreta.

A) Captura: Lleva a todos los lados la libreta contigo y captura todo lo que venga a tu cabeza: ideas, proyectos…

B) Procesa: toma decisiones rápidas sobre las cosas que has anotado. Procesa al menos una vez al día (y más frecuentemente si ves que lo necesitas).

C) Planifica: establece metas para cada semana y para cada día. Fija las tareas más importantes al principio de la jornada y asegúrate de que quedan hechas.

D) Haz: céntrate en una sola tarea en cada momento. Elimina las distracciones y ocúpate de cada tarea por tanto tiempo como te sea posible. Nunca hagas multitarea.

Este sistema deja fuera seis de los hábitos de ZTD: mantener el sistema simple, organizar, revisar, simplificar, las rutinas y tu pasión.

Está claro que esos hábitos tienen un valor pero no son imprescindibles.

Implementación.

No hace falta explicar mucho más pero este sistema mínimo funciona de la siguiente manera:

1) Anota todo en tu libreta según te llega a la cabeza. Esto te permite sacar las cosas de la cabeza, por un lado, y no olvidarte de ellas, por otro.

2) Cuando llegues al sitio donde te vayas a poner a procesar, anota lo que tengas que hacer en una lista maestra de hacer que puede estar en esa misma libreta.

3) Al comienzo de cada día revisar esa lista maestra y elige de 1-3 tareas que vas a hacer ese día (es importante revisar tu calendario para ver cómo de complicado estará el día). No necesitas más.

4) Haz tus tareas seleccionadas lo más temprano posible. Enfócate al máximo, elimina distracciones y no hagas más de una cosa a la vez. Cuando acabes con una pasa a la siguiente tarea seleccionada.

5) Si has hecho todas tus tareas del día vete a la lista maestra y elige la siguiente tarea más importante y ponte a hacerla.

Quizás tú no necesites un montón de listas y si no las tienes no necesitarás una revisión semanal para mantenerlas.

A mí personalmente me parece bien la propuesta de Minimal ZTD de Leo Babauta porque desborda sentido común y porque me parece un itinerario interesante en cuanto a la adquisición de hábitos que te conviertan en una persona productiva. Puede que estos cuatro hábitos combinados con una buena caja de herramientas (unos buenos hacks que se dice ahora) sean suficientes para conseguir una gran mejora en mucha gente.

Y creedme que entre hacer esto y no hacer nada hay un mundo.

Un último consejo: es importante que al menos hayas fijado una meta anual que lograr y que siempre pienses en cuál es el siguiente paso para lograrla.

Por supuesto, como bien dice Leo Babauta, añade cualquier de los seis hábitos que hemos dejado a un lado (algunos de los cuales veremos más en detalle en las próximas semanas) si piensas que éstos pueden aportarte algo útil.

Imagen | Lamparas de estilo minimalista

  • Josué Cayunao

    Me gustó el artículo, puro néctar, para ir al grano y ya!!!

    • Me alegro de que ye haya gustado Josué. El 95% del mérito para Leo Babauta.