Surfea sobre el tsunami de emails post-vacacional

Muchos de vosotros volveréis al trabajo el próximo lunes 1 de septiembre y lo que os vais a encontrar, en cuanto abráis vuestro cliente de correo, serán cientos de emails acumulados durante el periodo vacacional, disparando vuestro estrés y ansiedad. En mi caso, si hablamos de agosto,  este “cientos” suele cuantificarse entre setecientos y mil correos electrónicos de todo tipo.

¿Cómo enfrentarnos a este desencadenante de depresión post-vacacional?

Te aconsejo que pruebes un pequeño “truco”: antes de empezar a leerlos, crea una carpeta “Vacaciones” y mete ahí todos los correos, así, sin más.

Ver tu bandeja de entrada vacía produce un poco más de tranquilidad que ver:

“Bandeja de entrada [768]

pero esto, no sólo persigue un efecto  de autoengaño sino que tiene más ventajas:

1º Te permite detectar lo que está “más vivo” ya que esto es lo que te va a empezar a gotear (o chorrear) en tu bandeja de entrada recién vaciada.

2º Te permite abordar por lotes el procesado de la carpeta “Vacaciones”. Esto significa que a la vuelta de un periodo de ausencia hay que planificar el procesado de pendientes. Puedes, por ejemplo, dedicar 15 minutos cada hora a esto e ir poco a poco “poniéndote al día”. En función del tiempo de que dispongas tras llegar.

Otro consejo interesante es leer los emails del más reciente al más antiguo porque, de esa manera, verás que no tienes que hacer nada con muchos de ellos ya que han sido resueltos o no es necesario, por plazos o porque otros han resuelto el entuerto, ocuparse de ellos. Es más que posible que tengas más de un mail sobre el mismo tema así que ponte en la carpeta “Vacaciones”, busca por el asunto y elimina todos de golpe, archivando el último si es necesario.

El hecho de mantener el mismo asunto de un correo electrónico durante 10 reenvíos y 23 respuestas es una mala costumbre de productividad (que unida a la de incluir en copia a todo el mundo es letal) que aquí usaremos a nuestro favor.

Otra cosas que puedes hacer, si lamentablemente no lo habías hecho, es definir reglas de correo para los emails repetitivos. Estos suelen ser de carácter informativo, automáticos, etc. Este momento del procesado post-vacacional es un buen momento para darte cuenta de la cantidad de “morralla” de este tipo que recibes. Lo ideal es que tuvieses ya definida un juego de reglas que moviese automáticamente estos correos a sus carpetas de archivado y los marcase como leídos pero ¡nunca es tarde! Aprovecha este momento para hacerlo, definiendo nuevas reglas o modificando las que evidentemente han fallado.

Y poco más. Esto es más o menos lo que hago yo. Mi objetivo personal es ponerme al día la primera mañana de trabajo. El 80% de lo que recibo lo elimino con esta mecánica y el resto, con lo que tengo que hacer algo, lo voy gestionando como siempre (GTD).

Lo único especial que hago en esta circunstancia es que primo el hecho de procesar los pendientes sobre las acciones o los emails accionables. Por ejemplo, si abro un email y veo que tengo que hacer algo con él pero para determinar qué debo leer algún documento adjunto o consultar otros temas, etc. y no es urgente, lo devuelvo a la bandeja de entrada original para que sea procesado en condiciones, tras haber liquidado mis pendientes. En definitiva, hago un sistema de “doble pasada” con estos correos que necesitan de mi intervención pero ésta va a llevar un tiempo más amplio de análisis. Ojo con adquirir este mal hábito para el día a día porque se trata, desde mi punto de vista, de una perversión en la fase de procesado de tu bandeja de entrada.

Hay quien dice que si la situación es dramática, muchos correos y poco tiempo para ni siquiera leerlos, lo que debes hacer es declarar “la bancarrota del email”. Esto significa, en su versión más extrema, que entras, seleccionas todos tus correos y pulsas la tecla “Supr” sin pensártelo dos veces. Lo cierto es que yo que soy bastante agresivo con estos temas nunca me he atrevido a tanto. Aconsejo, al menos, crear una carpeta y marcarlos como leídos y borrar todo 1 mes después pero perder los originales  de todo es un poco heavy.

Supongo que si eres el sheriff del cotarro y desde el primer día te van a convocar a mil reuniones importantes, etc. no te queda otra. Al fin y al cabo, al que le preocupe algo ya se encargará de volvértelo a mandar.

En general, sé generoso con la tecla “Supr” siguiendo las pautas que te he dicho (guardar el último y borrar el resto), sé generoso con la lectura en diagonal y el archivado rápido con temas que claramente “han caducado” y crea un sistema de filtros, si no lo tenías, y todo será mucho más llevadero.

De otro modo, empezarás la vuelta al curro con una terrible sensación de agobio (adicional al mero hecho de tener que volver y haber acabado las vacaciones) y, lo que es peor, seguirás difiriendo durante unos días las tareas importantes que reclaman tu atención, acumulando retrasos y arrastrando un efecto bola de nieve que no es tan difícil minimizar.

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