GTD Fácil: 04 Revisar

La revisión es quizás la fase más sencilla de GTD y a la vez la más difícil de llevar a cabo. Debe ser eso de que el sentido común es el menos común de los sentidos.

Revisar nuestras listas en un hábito y una herramienta a la vez y hemos de dedicar el tiempo justo a analizar nuestro sistema GTD. La medida está en sentirnos cómodos con lo que estamos haciendo o lo que es lo mismo: confiar en nuestro sistema.

¿Qué es lo que necesitamos revisar?

Diferentes elementos y con diferentes frecuencias, veamos una posibilidad:

- Revisión diaria

a) Calendario o sistema de recordatorios: Lo lógico es revisar el calendario antes de comenzar la jornada diaria. A mí en particular me gusta más revisar esto el día anterior al finalizar la jornada o como acto final de la misma. Me voy a casa con una foto mental de lo que me espera mañana.

b) Lista de “Próximo”: En próximo tenemos las acciones que debemos abordar en cuanto tengamos un hueco. Sin querer adelantarme a la quinta y última fase del GTD, os diré que la preparación de la jornada, aparte de mirar el calendario, se completa decidiendo que acciones trataré de abordar hoy.

Estas dos revisiones diarias consiguen que tengas un planning de trabajo para cada jornada. Un mapa.

Consigues además evitar la frustración (si eres realista y sincero) ya que si, por ejemplo, mañana tengo un día plagado de reuniones sé que no podré abordar ninguna acción  importante y me tendré que conformar, como mucho, con pequeñas acciones que pueda llevar a cabo en los contextos apropiados (ver GTD Fácil: 03 Organizar en lo relativo a la lista de “Próximo”).

Recuerda que la frustración merma tu productividad minando tu moral.

- Revisión semanal

Semanalmente conviene pegarle un buen meneo a todo nuestro sistema GTD pasando por la batidora de las 5 fases todo aquello que haya surgido durante la semana y esté fuera de nuestro sistema GTD.

Los que saben de esto aconsejan hacer esta revisión laboral el último día laboral (el viernes para los más afortunados). Déjate unas horas detrás de la revisión ya que si te surgen dudas o acciones que puedes llevar a cabo durante o inmediatamente después de la revisión aún tendrás a compañeros del trabajo en quien delegar o que te puedan ayudar. Intenta no llevarte ningún marrón a casa el fin de semana, ni física ni mentalmente.

El equilibro que GTD puede aportar a tu vida se base en buena medida en pensar, reevaluar y reprocesar semanalmente.

Recopila todos los papeles, post-it, tarjetas de visitas, notas en reuniones, etc e introdúcelos en tu sistema GTD (Procesa y Organiza).

Repasa mentalmente las citas o reuniones de la semana que termina y las que tienes en el calendario para la semana que viene. Puede que encuentres acciones por hacer en este repaso. Sea como fuere introdúcelas en tu sistema GTD.

Proyectos

Es fundamental repasar los proyectos al menos semanalmente. Lo que debemos conseguir es determinar el estado de cada proyecto y obtener la “acción siguiente” para cada uno de ellos.

El sentido común te dirá si el estado del proyecto hace aconsejable replanificar o incluso nos hemos desviado tanto de las metas que perseguía el proyecto que éste ha dejado de tener sentido.

Próximo y En espera

En ambos casos, elimina de la lista las acciones que ya están finalizadas y, por lo que sea, no han sido eliminadas en el día a día.

En el caso de próximo, puede ser un buen momento para asociar acciones de esa lista a contextos y no estaría de más que le des una vuelta a lo que tú consideras tareas clave. Las tareas clave son las que tú determinas como más importante para ti.

Recuerda que no es lo mismo lo urgente que lo importante.

Algún día

Con las acciones y proyectos que tengas en esta lista pueden suceder tres cosas:

a) Que te sigan interesando pero continúen estando “inmaduras” para abordarlas. En este caso, simplemente mantenlas en la lista.

b) Que determines que lo que era una posibilidad ya es una certeza de que viajará al país de nunca jamás. En este caso, elimínalas totalmente de tu sistema.

c) Que les haya llegado su hora (a todos nos llega nuestra hora). En tal caso organízalas en la carpeta apropiada o crea los recordatorios necesarios para llevar a cabo la acción o el proyecto.

Con estas dos revisiones (diaria y semanal) deberías tener bien  cubiertos los dos primeros niveles (si no sabes de lo que hablo, repásate el articulo El modelo de seis niveles de David Allen para revisar nuestro propio trabajo).

Otras revisiones

Con la periodicidad que decidas (llámale X pero, por favor, despeja la incógnita), deberías revisar los otros cuatro niveles: desde tus áreas de responsabilidad actuales hasta tu perspectiva vital.

Si las anteriores revisiones eran difíciles, esta ya ni te cuento. Con la altitud nos quedamos sin oxígeno y nos resulta tremendamente difícil pensar en cosas del estilo de a dónde vamos y de dónde venimos.

No obstante, el sentido común nos dice que sería necesario tener una ruta y no andar perdidos por el bosque. Como decía el poeta “sólo a quien no sabe adónde va, todos los caminos le sirven”.

 

Hábitos:

Dos son los hábitos que hemos de desarrollar para dominar esta fase:

a) Revisión diaria.

 

Busca un momento rutinario, como el viaje en metro o tranvía a tu trabajo, para hacer el planning del día (aunque sea mentalmente).

Tener un plan no te obliga a cumplirlo (recuerda que el mapa no es el territorio) pero si te aporta algo fundamental: perspectiva.

b) Revisión semanal.

Busca tu momento y llévala a cabo tocando todos los elementos descritos arriba. La sensación de ser el capitán de tu barco y de no ir continuamente a la deriva no tiene precio.

Te lo aseguro.