GTD Fácil: Proyectos (II)

“El planificador con más experiencia del mundo es tu propio cerebro” [David Allen]

Tras haber introducido el tema de los proyectos en GTD (ver la entrada “GTD Fácil: Proyectos (I)”), vamos a acercarnos esta semana a lo que David Allen llama proyectos, es decir, resultados que requieren de más de una acción para ser obtenidos. En su primer libro Getting Things Done, el amigo David habla de “El modelo de planificación natural”. Según él, “cuando la gente planifica de una forma más natural e informal, libera una gran cantidad de estrés y obtiene mejores resultados”.

Esta planificación “garabateada en el reverso de un sobre” no siempre es posible ya que ciertos proyectos pueden exigir una metodología de gestión de proyectos. De esto último hablaremos en el último apartado dedicado a los proyectos.

La manera sugerida por Allen coincide con los pasos que sigue nuestra mente con prácticamente cualquier tarea:

1. Definir propósito y principios

2. Visualizar los resultados

3. Generar una lluvia de ideas

4. Organizar

5. Identificar las acciones siguientes

Es interesante contrastar lo anterior con el modelo de planificación no natural que, desgraciadamente, es que usamos con mucha frecuencia. Dado un problema, nos reunimos y preguntamos quién tiene una buena idea para resolverlo. Y claro, pasa lo que pasa: si tratamos de tener una buena idea sin haber trabajado sobre lo que pretendemos, haber visualizado lo que vamos a conseguir y considerar muchas ideas para descartarlas y quedarnos con la mejor, el resultado habitual es el bloqueo creativo.

Además el anterior esquema se aplica habitualmente cuando el problema ya es una realidad y no en una etapa previa dedicada a planificar. En ese escenario  primar la urgencia de resolver el problema sobre la importancia de hacerlo de la mejor manera posible y los resultados…todos los conocemos.

Veamos un poco más en detalle las 5 fases del modelo de planificación propuesto por Allen:

1. Definir propósito y principios

Hay una cita muy buena en el libro de Allen que dice: “El fanatismo consiste en redoblar los esfuerzos cuando se ha olvidado el objetivo” (George Santayana). Y es que no hay cosa peor que andar como pollo sin cabeza haciendo cosas (muchísimas, eso sí) sin ton ni son.

La solución está en hacernos una pregunta: ¿por qué? Si vas a una reunión pregúntate por qué es necesaria y que se pretende conseguir con ella; si te encargan un proyecto pregúntate por qué tu cliente lo necesita y qué quiere conseguir al finalizar el mismo, etc.

Preguntarnos el por qué de nuestras acciones planificadas nos ayuda desde muchas perspectivas: nos ayuda a concretar el éxito y en qué consistiría el mismo, nos ayuda a tener unos criterios en los que basar nuestra toma de decisiones, nos ayuda a distribuir nuestros recursos del proyecto en función de lo que intentamos conseguir y, además, nos motiva y nos enfoca.

Habrás oído muchas veces lo importante que es celebrar los éxitos de un proyecto (con tu equipo y con tu cliente); pero ¿cómo vas a celebrar los éxitos si no sabes cuáles son?

Es importante citar aquí un concepto un tanto contra intuitivo: centrarnos en un objetivo amplía las posibilidades del pensamiento creativo. Las musas no vienen a ti sin más, a las musas hay que provocarlas y “ponerles el queso en la ratonera”. Sin queso no hay nada que hacer.

David habla también de la importancia de pensar en los principios en esta etapa. Se refiere a no convertirnos en unos seres maquivélicos que, con tal obtener nuestro fin, convirtamos en válido cualquier medio. La manera en que se realice el proyecto debe alinearse con nuestros principios como empresa o individuo.

2. Visualizar los resultados

De las bondades del pensamiento orientado a resultados ya hablé en la entrada “Piensa en resultados”.

David habla del Sistema de Activación Reticular (SAR) y de cómo algo automático y extraordinario sucede en nuestras mentes cuanto nos formamos una imagen clara de lo que queremos y nos concentramos claramente en ella. Es un tema abordado en amplitud por la Programación Neuro Lingüística o PNL (todo está relacionado, ¿no?) que abordaremos cuando corresponda. De momento quedémonos con dos apreciaciones:

- El enfoque que demos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo  que percibimos como nuestro modo de actuar.

- No comprenderás cómo se hace algo hasta que te veas a ti mismo haciéndolo.

Todo lo anterior aboga por la línea de clarificar los resultados que pretendemos obtener. En nuestras vidas solemos darnos de cabezadas con el modelo opuesto y es que nos resistimos a imaginar un resultado hasta que alguien nos diga el modo de obtenerlo.

Los tres pasos fundamentales para desarrollar una visión se resumen en:

2.1) Visualizar el proyecto mucho después de la finalización.

2.2) Visualizar un éxito rotundo, nada de “Sí, pero…”

2.3) Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imaginamos.

En una próxima entrada veremos los restantes tres puntos del modelo de planificación natural, por el momento quería terminar con una cita que expresa a la perfección la importancia de visualizar resultados concretos:

Yo siempre quise ser alguien. Tendría que haber sido más concreta

Lily Tomlin.