GTD Fácil: Proyectos (III)

La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas

[Linus Pauling]

 

En la última entrada sobre proyectos veíamos la aproximación a los mismos propuesta por David Allen en su libro Getting things done (ver la entrada “GTD Fácil: Proyectos (II)”). Hablábamos del “modelo de planificación natural” y habíamos analizado las dos primeras fases de este modelo. Está fases responden a dos preguntas: el qué y el por qué.

Vamos a terminar la aproximación “oficial” del GTD a los proyectos analizando las tres últimas fases del modelo:

3) Generar una lluvia de ideas

Hacer un ejercicio de lluvia de ideas o brainstorming es algo sumamente aconsejable en todos los ámbitos. No os decepcionéis si las primeras veces son un absoluto desastre porque la cosa conlleva su práctica y son muchos los miedos y vergüenzas de las que hay que liberarse para que esto sea útil.

Básicamente lo fundamental es tener claro que ésta es una fase donde registramos ideas e intentamos hacer funcionar lo que se llama cognición distribuida y que podríamos resumir en que surgen más ideas cuando las registramos de alguna manera.

Así pues, lo primero es decidir cómo vamos a registrar las ideas que vayan surgiendo en la sesión de lluvia de ideas (y decidir quién del grupo será el anotador).

Los mapas mentales son una excelente herramienta para este fin (ver entrada “Experimenta con los mapas mentales”) pero si no estás acostumbrado a ellos sugiero simplemente una pizarra grande (o un corcho donde colgar papelitos con las ideas).

Recuerda que el objetivo de esta fase es registrar cualquier idea y más adelante ya veremos cómo encaja (si encaja) y qué haremos con ella. Buscamos la cantidad por encima de la calidad. Respecto a esto último me gusta mucho la cita de Emile Chartier que dice:

“No hay nada más peligroso que una idea si es la única que tiene”

Las claves de esta fase son:

a) No juzgues, ponderes, evalúes ni critiques. Limítate a registrar de la manera acordada o, de lo contrario, establecerás sin quererlo un proceso de censura que inhibirá la generación de nuevas ideas.

b) Busca en enfoque cuantitativo por encima del cualitativo. Normalmente no sabemos qué es una buena idea hasta que la tenemos y, frecuentemente, hasta mucho tiempo después.

c) Deja en segundo plano el análisis y la organización. Es fundamental que el espíritu crítico no asuma el mando de la sesión.

4) Organizar

Tras finalizar el proceso de vaciado de la mente (grupal o individual) en la fase anterior surgirá poco a poco una organización natural de las ideas.

Dice David Allen que “planificar es identificar resultados menores que hasta que surgen no es posible ver cómo organizar”. Estoy bastante de acuerdo, necesitamos el todo para identificar las partes. Si disponemos de una visión reducida es posible que las partes identificadas no encajen en el todo global.

Quizás sea más gráfico explicar esto con un ejemplo de mi propia cosecha: imagina que tienes en un tarro diferentes tipos de pasta de diferentes colores. La fase de lluvia de ideas es comparable a vaciar el tarro y volcar toda la pasta sobre una mesa. La fase de organizar es clasificar esa pasta por el criterio que nos convenga. Naturalmente este propósito irá alienado con las dos primeras fases: definir propósito y principios y visualizar los resultados. De esta manera podremos agrupar la pasta por su forma (mezclando colores) o por su color (mezclando formas) en función de lo que persigamos. Si sólo vaciásemos parcialmente el tarro es posible que toda la pasta vertida fuese del mismo color con lo que únicamente se nos ocurriría organizar la pasta en función de su forma.

En esta fase de organización es donde entran las herramientas de estructuración como el Project y los diagramas de Gantt, naturalmente en función de la complejidad de nuestro proyecto.

Las claves de esta fase de organización/planificación pueden resumirse en:

a) Identificar las partes significativas.

b) Organizar por componentes, secuencias y prioridades.

c)  Detallar tanto como sea necesario (¡pero no más!).

5) Identificar las acciones siguientes

Dice el amigo Allen que disponer de una lista de todos los proyectos especificando cual es la acción siguiente a llevar a cabo en cada uno de ellos constituye el noventa por ciento de la planificación. Os aseguro que conseguir esto en tu vida te va a hacer sentir no un noventa sino un cien por cien mejor.

Un matiz importante es determinar la acción siguiente no del proyecto sino de los componentes del mismo. Si en la fase anterior de organización hemos detectado que el proyecto se descompone en tres componentes y estos pueden llevarse a cabo en paralelo, es decir, no hay dependencias entre ellos, podremos identificar una acción siguiente en cada componente con los que nuestro proyecto irá tres veces más rápido.

Como ya hemos hablado del tipo de acciones al describir el sistema GTD, decir que las acciones de un proyecto son principalmente de planificación (solicitar más información, establecer reuniones, etc) o acciones “en espera” o que depende de otra persona.

Quiero terminar con una cita del propio Allen que responde a la pregunta que muchos nos podemos hacer sobre hasta dónde profundizar en la planificación o cuánto tiempo dedicar a estos menesteres:

“Si un proyecto sigue estando en su cabeza es que aún le quedan cosas por planificar”

Y con esta cita un tanto “a la gallega” me despido hasta la próxima entrada conde hablaremos de la gestión de proyectos “profesional”.

  • He seguido con sumo interés estos tres artículos sobre proyectos. Llevo décadas aplicando la gestión de “proyectos profesional”, tal y como lo has denominado. Esa gestión profesional está basada en métricas muy estrictas, en el que se mide la planificación o estimación, la evolución o ejecución y la desviación. Esta metodología es “taylorista”, muy cerrada, estática, enfocada escrupulosamente a costes. En ella debes estar constantemente estresado y justificar cualquier cambio. Hace unos años, de forma autodidacta, aprendí metodologías ágiles, como SCRUM. El enfoque es completamente distinto, más realista y con sentido común. Pero en las empresas eso no lo quieren ni oír, escudándose en los viejos métodos.

    Desde hace un tiempo llevo aplicando GTD a mi vida. Lo uso tanto para lo personal como lo profesional, y la verdad es que mi caos se borra.

    La definición de proyectos por Allen es un nombre genérico que se aplica a cualquier objetivo importante que requiera de múltiples tareas, o, de manera simplista, una agrupación de tareas con un objetivo común.

    La definición profesional es muy distinta, algo parecido a: “conjunto de tareas gestionadas por un único responsable, dentro de unos plazos, presupuesto y criterios de calidad comprometidos, constituida para lograr unos objetivos materializados en un producto o servicio”.

    Personalmente, me tengo que adaptar y convivir con los diferentes conceptos de proyecto.

    El análisis que has expuesto en estos tres artículos me ha gustado mucho, y en este último has entrado en la parte de construcción del proyecto a partir de una idea. No has entrado en la gestión de los mismos, que creo que se complementa con la revisión y el hacer del GTD.

    Gracias por tu exposición.

  • Buenas Rafael:

    En primer lugar bienvenido al blog. Sobre la gestión de proyectos, yo he trabajado con METRICA 3 en el desarrollo de proyectos informaticos y efectivamente no tiene nada que ver (como tampoco lo tiene el PMI, PMBOOK, etc). Estos tres articulos son una aproximación muy básica a un tratamiento de los proyectos también muy básico por parte de GTD. Es una parte un poco olvidada en la que se podría profundizar más. Por temas que no vienen a cuento, le estoy dando una pequeña vuelta a esto de los proyectos en GTD, quizás después de verano pueda contaros alguna cosa más.
    GTD no diferencia la gestión de los proyectos, del resto, es decir una vez determinada la acción a ejecutar la trata como el resto. Es la revisión semanal la que gestionará la evolución del proyecto o revisiones mensuales las que determinarán si incluir nuevos proyectos, etc.

  • Proyectos en GTD > http://t.co/Hrqddgc1