Hablamos de “Getting things done” de David Allen

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Allá por el 2001, hace ya unos cuantos añitos, David Allen escribió “Getting things done”, un libro resultado de una serie de ideas, ya maduras, cuyo origen fue una newsletter o revista electrónica que el propio autor circuló durante un tiempo con gran éxito entre sus allegados.

La resonancia alcanzada con esa revista electrónica fue convenciendo al bueno de David que, lo que tenía entre manos, era más que un refrito de consejos y con el tiempo ha dado lugar casi a una metodología.

En España se ha publicado con el título “Organízate con eficacia (-Máxima productividad personal sin estrés-)”. No obstante, son las siglas de la edición inglesa las que dan nombre a esas “buenas prácticas” mundialmente conocidas como GTD (Getting Things Done).

¿Qué es GTD?

GTD es un método que persigue (y consigue) el arte de organizarse con eficacia. Allen nos comenta que el entorno de trabajo en el que nos movemos hoy en día, poco tiene que ver con lo que hacían nuestros padres. Este trabajo es mucho más disperso, menos “industrial” y como dice literalmente: “la falta de límites puede generar más trabajo para todo el mundo”.

Hoy en día, nos movemos en un entorno de infoxicación (information overload o sobresaturación de información). Por otro lado, las nuevas tecnologías permiten que esa información fluya a toda velocidad y por múltiples canales hacia nosotros, pobres receptores desamparados de tareas y marrones diversos. Por último, la competitividad creciente de los entornos laborales, donde prácticamente una carrera y un master es el punto de partida, hace que sea necesaria la diferenciación mediante la productividad de uno como trabajador (por cuenta propia o ajena).

Para paliar todo lo anterior David Allen propone un sencillo método que te permitirá gestionar mejor tu vida (ampliamente entendida, ya que es aplicable tanto a lo personal como a lo profesional).

¿En qué consiste GTD?

En su libro, Allen expone detalladamente las cinco fases de su metodología, a saber:

  1. Recopilación: Es en esta fase donde recogemos todos los “inputs” que nos competen. Lo que el propio David denomina “poner cerco a las cosas”.
  2. Procesamiento: Es el momento de “vaciar el cesto” que hemos creado en la fase anterior.
  3. Organización: Es el corazón estructural del sistema, dejando las peras con las peras y las manzanas con las manzanas. Para ello, GTD propone una serie de recipientes donde tratar las acciones próximas, las que están en espera de otras personas, las que no sabemos si podremos realizar alguna vez, los proyectos, etc. Se utilizan elementos clave como pueden ser los proyectos, las tareas periódicas o las listas de control.
  4. Revisión: Periódicamente es necesario revisar los diferentes recipientes no perdiendo de vista que cada elemento debe ser revisado a intervalos de tiempo y niveles adecuados a su propia naturaleza.
  5. Hacer: Esta última fase es la que desencadena todo en realidad  y es el motivo último de las cuatro anteriores. Es el momento de hacer realidad las tareas que nos han encomendado.

¿Cómo pongo en marcha todo lo anterior?

La segunda parte del libro entra en detalle sobre cada una de las fases, precisando las herramientas y claves necesarias para el desempeño óptimo del sistema.

David se muestra especialmente cuidadoso en el abordaje de los proyectos, entendiendo estos como una secuencia de varias acciones necesarias para lograr un resultado.

Si algo hay que achacar al libro de Allen es que se muestra un tanto confuso a la hora de implementar la quinta fase, la de realización de acciones, enunciando tres modelos que, en mi modesta opinión, no detalla cómo sería deseable: el modelo de los cuatro criterios para escoger acciones, el modelo triple para evaluar el trabajo diario y el modelo de los seis niveles.

Si tenemos en cuenta que toda la propuesta está orientada a hacer las cosas que debemos hacer en el menor tiempo y de la mejor manera posible, con el enfoque descuidado de esa quinta fase, puede parecer que prima el método sobre el resultado. Algunos otros autores como Leo Babauta( en su “Zen to Done”) han aportado posteriormente valiosos consejos a aplicar en esta última fase.

¿Qué me aporta GTD en mi vida?

La tercera y última parte del libro se centra el “el poder de los principios fundamentales”. Getting Things Done no es un libro que base sus argumentaciones en la neuropsicología u otra disciplina científica (como si los es, por ejemplo, “Inteligencia emocional” de Daniel Goleman). No obstante, su falta de rigor científico no os óbice para que Allen nos hable de temas como la formación de  hábitos o la orientación a resultados en la conducta humana.

De hecho, para él, los tres principios fundamentales en GTD son: el hábito de recopilar, el poder de la decisión sobre la acción siguiente y el poder de centrarse en los resultados.

Ya desde el principio del libro, David nos anticipa que lo que persigue GTD es “crear nuevos entornos de trabajo y habilidades que el estrés queme a las personas que más aportan”.

Por momentos, utiliza expresiones como “la mente como el agua” que rayan en el zen, en mi opinión muy apropiadamente, aunque no debemos esperar en este libro contenido de corte espiritual o filosófico. Para eso, recurriremos a otros autores más centrados en los valores (humanos y corporativos) como, por ejemplo, puede ser Stephen R. Covey.

Para terminar, decir que, para mí, este es uno de esos libros de los que se puede decir tranquilamente que da igual su precio. Con que apliques simplemente algo de lo que en él se dice, tu calidad de vida laboral y personal se va a ver aumentada en un grado que convertirá en insignificantes los x euros que puedas “invertir” en el mismo.

 

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