«La constancia no está en empezar sino en perseverar«

Leonardo da Vinci

La semana pasada hablábamos de cómo implementar GTD usando Evernote en el artículo:

Implementa GTD a coste cero (I)

nos habíamos quedado en el sistema de listas implementado mediante libretas de Evernote:

Hoy quiero seguir profundizando en el tema hablando los contextos. Los contextos en GTD son un elemento muy útil. De los 4 elementos que David Allen menciona en la Fase 5 – Hacer: situación, tiempo, energía y prioridad sólo implementaremos el primero. El resto no los implementaremos mediante la herramienta dejándolos, de momento,  al margen.

¿Cómo implementar contextos en Evernote?

Es tan sencillo como crear etiquetas. Estas etiquetas las asociaremos a las acciones en las Fases 2-3 de GTD: Procesar y Organizar. En mi caso utilizo los siguientes contextos:

#CT_Casa: Acciones que debo hacer cuando estoy en casa. No necesariamente frente al ordenador sino todas las que requieran mi presencia en casa (Ej: Cambiar la bombilla del salón).

#CT_Oficina: Acciones que debo hacer cuando estoy en el trabajo. No necesariamente frente al ordenador sino todas las que requieran mi presencia en el lugar de trabajo (Ej: Obtener el informe mensual de incidencias).

#CT_Recados: Acciones que tengo que hacer cuando estoy en la calle. Habitualmente recados y compras varias. (Ej: Comprar la bombilla para el salón).

#CT_Teléfono: Llamadas que tengo que hacer tanto de ámbito profesional como de ámbito personal.

De momento, creo que no merece la pena complicar el asunto. A estas alturas nuestro Evernote debería presentar un aspecto tal como:

Esto constituye ya un sistema GTD básico pero operativo. Así que veamos como funcionaría:

¿Cómo recopilo cosas en mi sistema GTD?

Tenemos varias posibilidades:

1) Con la aplicación Evernote abierta puedes crear notas fácilmente mediante CTRL+N o en el menú superior “Archivo-Nueva Nota”. La nota se creará en la libreta que tengas por defecto (que debe ser #Bandeja de entrada ya que es el púnto único de recopilación y desde donde procesaremos todo). Para hacer que una libreta sea la libreta principal o por defecto posiciónate sobre ella y pulsa botón derecho y Propiedades y marca el check “Haz de esta mi libreta principal”.

2) Desde cualquier cliente de correo puedes mandar mails a Evernote. Para ver cuál es tu dirección de correo debes ir en el menú superior a “Herramientas-Información de cuenta” y ahí te saldrá un recuadro con la dirección de mail creada a partir de tu usuario:

Es importante que metas esta dirección en tu cliente de correo habitual y le pongas un nombre fácil de recordar (genéricamente yo le pongo como nombre “Evernote”) de tal manera que buscar este destinatario sea muy sencillo.

3) Con el Web Clipper es muy sencillo capturar fuentes que vengan de la web. Imaginemos que ves un artículo o un blog que te interesa y quieres meterlo en tu GTD. Sólo tienes que pulsar el icono del elefantito que ya habrá creado Evernote en tu navegador al instalar el complemento y tendrías algo así:

  (clic en la imagen para ampliar)

Puedes guardar la URL, la página completa, seleccionar la libreta, añadirle etiquetas, etc. A efectos GTD nos vamos a limitar a capturar la “cosa” y dejarla en nuestra bandeja de entrada. Como mucho editaremos el título de la nota para facilitarnos el recuerdo de lo que tenemos que hacer (podemos también añadirlo en comentarios).

4) Desde tu Smartphone puedes utilizar tanto los métodos 1 o 2, es decir, puedes descargarte la app para Android de Evernote (o lo que uses) y añadir notas a mano. Es en cierto modo como la aplicación para PC. También puedes mandarte notas por mail a Evernote. Yo por ejemplo uso Gmail como cliente gratuito de correo y habiendo metido como “Evernote” mi dirección [email protected] creo mis notas desde cualquier lugar. Quizás no es lo más óptimo pero es completamente funcional.

¿Cómo proceso mi sistema GTD?

A mí me gusta hacerlo de manera planificada y desde el PC, bien de mi oficina o bien de casa. Por comodidad, en ambos tengo instalada la aplicación de PC de Evernote. Procesar y Organizar son fases que se fusionan en muchos sentidos. De hecho, todo lo que te he venido contando hasta ahora sería más bien “Organizar” (crear las libretas, las etiquetas para los contextos, etc.). Procesar es:

1)      Convertir tus “cosas” en acciones. Para ello simplemente debes pensar un poco y editar el titulo de la nota de Evernote. En el cuerpo de la nota puedes escribir la información adicional que consideres oportuno.

2)      Moverla a la libreta correspondiente. Simplemente te posicionas sobre la nota y con el botón izquierdo del ratón pulsado la arrastras a otra libreta.

3)      Asignar un contexto a una acción. Simplemente haces doble clic en una nota y le asocias el contexto que requiera (recuerda que hemos creado los contextos como etiquetas de Evernote):

De esta manera tienes montado de una manera sencilla todo tu sistema de listas y puedes buscar acciones a realizar en función del contexto en el que te encuentres disponible o irte directamente a las listas @Proximo o @EnEspera y trabajar sobre ellas directamente. En una próxima entrega hablaré de los recordatorios y de cómo gestionar los proyectos dentro de este sistema “a coste cero”  que estamos construyendo.