Implementa GTD a coste cero (III) – Proyectos

El esfuerzo solo proporciona plenamente su recompensa,después de que una persona se niega a darse por vencida.

Napoleon Hill

En entregas pasadas hablábamos de cómo implementar GTD usando Evernote:

Implementa GTD a coste cero (I)- La base

Implementa GTD a coste cero (II) – Contextos

Hoy quiero seguir profundizando en el tema hablando de proyectos y recordatorios.

¿Cómo implementar proyectos en Evernote?

De nuevo, es tan sencillo como crear etiquetas. En esta ocasión vamos a crear los proyectos con el prefijo @P_ y luego ya la descripción del proyecto. El uso de prefijos nos ayude a que elementos de un mismo tipo queden visualmente agrupados. Por ejemplo:

CU045 Proyectos

Veis que tenemos 6 proyectos justo debajo de los contextos que creamos en la última entrega.

Lo difícil de los proyectos es sentarse y planificarlos. Evernote no es una herramienta para gestionar proyectos pero si tiene un par de bobadas  que nos van a ayudar a planificar nuestros proyectos y a integrarlos en GTD.

Lo que haríamos con los proyectos es incrustar en la nota que creamos por cada proyecto una tabla y dentro de algunas filas los elementos check de comprobación.

Para que se entienda mejor vamos a analizar con detalle un proyecto de ejemplo que he creado para la mejora del blog. He modificado algunas fechas para que se vea el seguimiento del proyecto (el real está aún planificado para un futuro “cercano”). Os aconsejo que abráis la imagen en otra sesión del explorador:

CU045 Proyectos 2

(clic sobre la imagen para ampliar)

Podéis utilizar la base como plantilla de vuestros proyectos. Comento algunos aspectos que me resultan  interesantes:

1) El código del proyecto será el código de la etiqueta. Yo me organizo bien con 1 etiqueta y 1 nota por proyecto en Evernote.

2) Es importante fijar una meta para el proyecto. En el ejemplo es “Organizar los contenidos del blog para facilitar su seguimiento a la comunidad”.

Cuanto más concreta sea una meta mejor. Veis que he añadido un check  para la meta (Evernote permite este elemento) así que, para marcarla como “lograda”, debe ser posible comprobarla.

3) Para concretar una meta tenemos los objetivos del proyecto. La consecución de cada uno de los objetivos (principal y secundarios) dará como resultado la consecución de la meta.

Los objetivos pueden irse consiguiendo sin estar el proyecto completo. Para su control, cada uno de ellos también tiene un check  de consecución.

También he fijado una última acción planificada consistente en una encuesta que tiene por objeto recoger el feedback de usuarios para confirmar (o no) la consecución de la meta.

4) La planificación o desglose en acciones. Sentarse a pensar en esto y revisarlo semanalmente (o con la frecuencia que requiera el proyecto) es clave para gestionar con éxito el proyecto.

Varios comentarios:

  • En la imagen veis que señalo en rojo la acción en la que actualmente estamos del proyecto. Con esta acción habré generado una nota individual en mi sistema y la habré mandado a la #Bandeja de entrada para ser procesada junto al esto de acciones o tareas que están siendo recopiladas continuamente en mi sistema GTD.
  • Las acciones completadas están en negrita y además tienen marcado el check de completadas. Es importante no borrar las acciones realizadas porque la planificación completa de un proyecto, que guardaremos al finalizarlo, nos puede servir de base a la hora de llevar a cabo otro proyecto similar.
  • Por último, tenemos las acciones aún pendientes de realizar. En algunas tenemos una fecha (estimada, que se actualizará en las respectivas revisiones) y en otras tenemos unos estados que contienen un check.

Vamos a hablar brevemente de los dos casos que uso en el ejemplo:

  • “Delegado a Flexithemes” quiere decir que debo abrir una consulta a la empresa creadora de la plantilla de mi blog previamente a la acción en sí (modificar el tamaño de fuentes). Por lo tanto, son dos acciones: abrir la consulta a FlexiThemes y cuando me contesten llevar a cabo mi acción. El check en este caso indica que se ha llevado a cabo la primera abriendo incidencia en el foro de soporte. Con la acción habré creado una nota en Evernote que estará en mi lista de @EnEspera.
  • “Calendario” indica que se ha incluido una acción en el sistema de recordatorios. En este caso he usado Google Calendar como herramienta de recordatorio y he metido dos recordatorios en la fecha que les corresponde o en que retomaré la acción.

CU045 Proyectos 3

No creo que sea necesario explicar nada sobre el funcionamiento de Google Calendar, simplemente indicar que puedes configurar los recordatorios que quieras para asegurarte de que no te olvidas de llevar a cabo la acción. Acuérdate de marcar como “Disponible” ese espacio de tiempo cuando es un simple recordatorio si también utilizas Google Calendar para tus reuniones.

CU045 Proyectos 4

Y…¡eso es todo amigos! Podríamos complicarlo un poco más con el material de apoyo del proyecto y explicar cómo archivarlos los proyectos una vez finalizados pero son temas que creo que sabréis resolver fácilmente.

Si seguimos los pasos dados en estas tres entregas, dispondremos de un sistema GTD básico pero funcional para poner en práctica todas esas enseñanzas que, a veces, pecan de abstractas.

Por supuesto, todo lo visto hasta ahora es susceptible de modificarse y mejorarse. Lo único que pretendo es daros algunas ideas que os puedan servir como punto de partida. Yo mismo cambio continuamente mis sistemas en base a mi experiencia o a los comentarios que me hacen mis compañeros GTDianos.

En una última entrega hablaré de las áreas de responsabilidad y de cómo usar Evernote para sus funciones habituales sin que interfiera con el sistema GTD que hemos montado.