Implementa GTD a coste cero (IV): Mis áreas de responsabilidad

Las áreas de responsabilidad son el primer gran nivel de abstracción (tras acciones y proyectos) que propone David Allen y su GTD. Un área de responsabilidad viene a ser un “grupo temático” sobre el que tenemos algún poder de decisión. Si bien lo anterior es cierto, algunas de estas áreas nos vendrán “impuestas“ o, menos violento, predefinidas.

La teoría dice que cada acción o proyecto que tengamos entre manos debería caer dentro de alguna de nuestras áreas de responsabilidad. Esto, si bien no debe tomarse al pie de la letra o flagelarnos si en alguna ocasión no es así, tiene todo el sentido del mundo si pensamos en que todo lo que hacemos, debe ser un avance hacia nuestros objetivos a medio/largo plazo, visión y misión (niveles superiores a las áreas en GTD).

¿Cómo organizo mis áreas de responsabilidad?

En mi primer lugar, yo tengo diferenciadas mis áreas de responsabilidad en dos grupos: profesional y personal. Esto en realidad no significa nada ya que, como veréis, tengo áreas “discutibles” en estos apartados.

Todos los ejemplos que voy a mostrar están construidos sobre un simple Excel. Seguro que hay herramientas mucho mejores y óptimas pero, en mi opinión, lo importante es hacer el ejercicio de analizar tus áreas y saber cuándo llevarlo a cabo.

Veamos:

AR01

Este es el aspecto de mis áreas de responsabilidad profesionales (fijaos que, por ejemplo, incluyo el blog dentro de esta clasificación). Es algo que yo me he inventado, tú puedes hacer algo similar con las tuyas o inventar otra diferente. Lo importante, como decían en Airbag, es “el concepto”.

En negro tenemos las áreas temáticas. CCASA es mi empresa y, en este caso, me resulta necesario desglosar en 3 áreas o sub-áreas más (el nombre es lo de menos) que responden a diferentes roles que tengo en mi empresa: consultor, responsable de todo lo relacionado con incidencias y lo que llamamos gestor de interrupciones.

No voy a explicar en lo que consiste mi trabajo porque no interesa a nadie pero quedaros con la idea de diferenciar por roles que, en mi caso, me resulta útil. Podemos decir que se trata de 1 área de responsabilidad o de 3, eso es lo de menos.

Adicionalmente incluyo en el apartado “Profesional” otras dos áreas: “Formación” y algo que he denominado “Marca personal”.

En verde, tenéis un nivel de detalle mayor sobre las cosas concretas que hago dentro de cada área. No son actividades, ni proyectos ni competencias, se trata más bien de “tipo de cosas que hago”. Es un contenedor, no contenido.

Por ejemplo, en el área de “Formación” distingo 3 tipos de actividades: formación online y autoformación (una vía que cada vez trabajo más), formación presencial y lecturas.

Una clasificación similar a la que os enseño a nivel profesional la tengo en el ámbito personal (en realidad, todo es personal ya que atañe a mi persona pero creo que se entiende, ¿no?).

Veámosla, brevemente:

AR02

En mi caso, mi vida personal requiere de mucha menos organización temática que la profesional. Esto puede ser algo normal o indicar una carencia de organización en la misma. Hace ya bastante tiempo que vengo analizando estos asuntos y, aunque sigo trabajando en ellos, me siento cómodo así.

He puesto en color naranja 2 áreas que suelen citar todos los “teóricos”: pareja, familia y amigos (a veces presentadas como 3 áreas independientes) y espiritiualidad. En mi caso nunca he usado estas dos áreas de responsabilidad porque lo relacionado con ellas en realidad suele ir a la categoría de ocio, doméstico y/o comunidad, incluso a la de formación cuando abro nuevas tareas que podrían encajar en espiritualidad.

Equivocado o no, esto es con lo que funciono y me va más o menos bien.  De nuevo en verde, tipos de actividades en el ámbito personal que he detectado tras varios proyectos a lo largo del tiempo.

Vale, cojonudo. ¿Y para qué sirve todo esto?

En mi caso, sirve para dos cosas: tratar de buscar balance en mi vida (algo que por mi naturaleza un tanto compulsiva suelo necesitar) y ver que, lo que hago, está alineado con lo que persigo.

El primer punto lo trataré en un próximo artículo. Hoy quiero centrarme en el segundo y es que, verificar tu “coherencia” o “alineamiento” debe quedar concretado, en algo más que palabras.

En mi caso particular, lo que hago es utilizar este documento de áreas de responsabilidad como ligazón física con mis proyectos. Y lo hago así:

AR04

 

Esta es la foto de todos los “proyectos” vivos en mi trabajo. No es necesario que entendáis lo que significan, simplemente saber que es un apuntador a los proyectos y el estado en el que se encuentran.

Creo que es una buena foto para saber dónde estoy y esto va, desde saber que a lo que dedico el tiempo es realmente a los proyectos por los que me pagan, hasta saber que las reuniones a las que asisto o que organizo están relacionadas con los roles y atribuciones que me corresponde.

Evidentemente, los proyectos puros que así lo requieran tienen su propio detalle, algo que traté de explicar más específicamente  en este artículo: Implementa GTD a coste cero (III) – Proyectos

Sólo he mostrado el mapa extendido de mi trabajo en CCASA pero todo el documento expandido tendría más o menos este aspecto (clic aquí para verlo en una nueva ventana).

¿Cada cuánto tiempo reviso esto?

Como contiene dos niveles, lo reviso en dos momentos diferentes. Siempre que surge un nuevo proyecto, finaliza otro o cambia de estado cualquiera, vengo y actualizo estos datos en el documento. Por lo tanto, esto lo hago semanalmente que es cuando reviso los proyectos o en el momento de dar de alta/baja un proyecto.

El otro nivel de revisión es el de las propias áreas, sub-áreas y tipos de actividades dentro de ellas. Esto, sinceramente, no tiene una periodicidad asignada. Simplemente lo he hecho (tras la pensada inicial) cuando he detectado que mi vida cambiaba por algún motivo o he cambiado de puesto de trabajo, etc.

Lamentablemente, mi vida no es tan apasionante para que tenga que revisar mis áreas de responsabilidad cada mes, como creo que recomendaba el propio David Allen. Como os digo, a mí con tener simplemente el radar en marcha y detectar circunstancias de cambio (no hace falta que te separes o se te muera nadie, simplemente iniciarte en un nuevo hobby exigirá una cambio en tu sistema y una dedicación importante de tu tiempo) me es suficiente.

Una última cosa que ya he dejado caer. No pasa nada porque acciones del día a día no caigan en el mapa. Eso sí, deberían ser las mínimas posibles y deberían producirse de manera esporádica. De otro modo, esto indicaría que, o bien hay un área de responsabilidad que no hemos detectado o, lo que es peor, que estamos ocupando nuestro tiempo en cosas que no nos aportan o no nos hacen avanzar hacia dónde queremos ir.