La motivación te hace empezar, la rutina te permite continuar

La rutina es el ama de llaves de la inspiración

Carlos Ruiz Zafón

Rutinario es un adjetivo con connotaciones negativas, de hecho, si vais a la RAE y buscáis su significado os encontrareis con “Dicho de una persona: Que obra por mera rutina.”. Ese “mera” encierra un cierto menosprecio a la palabra rutina.

No obstante, en el mundo de la productividad personal, las rutinas pueden proporcionar a tu día a día dos elementos que todos agradecemos: orden y calma. Una ventaja adicional que podemos encontrar en las rutinas es la simplificación ya que si, por ejemplo, agrupamos actividades similares y las ejecutamos “en lotes”, de manera metódica, seremos mucho más eficaces.

Una rutina es, además, una buena herramienta defensiva. Una rutina permite defendernos y decir “no” a las demandas de los demás: “Lo siento pero tengo que hacer…” Ese “tengo que” expresa una necesidad autocreada pero positiva para nuestra productividad personal.

¿Cómo crear rutinas?

Vamos a ver algunos consejos o circunstancias donde una rutina es positiva:

1) Rutinas de productividad personal.

Creo que nadie, hoy en día, puede negar que ciertas tareas producen beneficios a corto plazo. Algunas de estas hitos rutinas pueden ser:

  • Hacer una lista de las cosas que quieres conseguir.
  • Procesar tu bandeja de entrada con una determinada periodicidad (mi mínimo aconsejable es diariamente).
  • Revisar semanalmente tu lista de tareas y proyectos.
  • Fijar diariamente las tareas más importantes.
  • etc.

2) Rutinas personales.

De manera similar a lo anterior, existen una serie de rutinas objetivamente beneficiosas que mucha gente practica y que tú puedes decidir implementar. Algunos ejemplos son:

  • Hacer ejercicio
  • Escribir un diario.
  • Hacer los recados.
  • Limpieza de la casa.
  • Higiene personal.
  • etc.

3) Proceso por lotes.

Agrupar ciertas tareas y llevarlas a cabo de golpe tienen el efecto beneficioso de ganar tiempo por estar en un mismo “escenario” y no permitir que éstas tareas, por separado, se conviertan en interrupciones de otras más importantes.

Solemos poner el ejemplo de las llamadas. Si en lugar de contestar inmediatamente a cualquier llamada que me interrumpe mientras estoy haciendo algo simplemente anoto quien me ha llamado, y después de finalizar mi tarea, hago todas las llamadas pendientes, habré ganado en efectividad.

Asimismo, con los recados, lo mejor es ir anotándolos en un contexto de tu sistema de productividad y, de esta manera, cuando dedique un tiempo a hacer recados haré varios a la vez, en lugar de ir haciéndolos uno a uno, con la consiguiente pérdida de tiempo en desplazamientos, etc. En este caso, agrupar tareas me permite planificar su ejecución, por ejemplo, trazando la ruta óptima de desplazamiento en función de los recados que voy a hacer.

Un ejemplo similar al de los recados es, en concreto, el de las compras en el supermercado. Si yo hago una lista de control o checklist de todo lo que compro y voy anotando lo que necesito según se me acaba en casa, me aseguro que no me voy a dejar nada e, importante, que tampoco voy a comprar cosas que no necesito.

4) Fija intervalos diarios para tus rutinas.

Tener rutinas no debe ser sinónimo de ser un robot. No conviertas tu agenda diaria en algo planificado hasta el último minuto porque no tiene ningún sentido.

Algo que puede funcionar es que empieces y termines el día con una serie de rutinas, personales y profesionales. Esto va desde cepillarme los dientes y ducharme antes de llegar al trabajo y revisar cuales son mis tareas más importantes del día, hasta que cuando llego a casa, ceno con mi familia, leo media hora y escribo en mi diario antes de acostarme.

Las rutinas persiguen encapsular aquello que no requiere gran creatividad ni esfuerzo por lo que entre ellas hay que dejar un gran hueco libre para hacer tus tareas más importantes que sí requieren creatividad y esfuerzo.

Usa las rutinas, no te conviertas en esclavo de ellas.

5) Distribuye tus necesidades semanales.

Hay una serie de necesidades semanales que podemos cubrir con rutinas: la revisión semanal, las compras, la lavandería e incluso el ejercicio (que supongamos practicas tres veces por semana).

Bien, lo aconsejable es que planifiques estas tareas semanales (o no diarias como en el caso del ejercicio) y las distribuyas en cada día. No acumules más de dos o tres de ellas en un día.

Si realmente, tienes más de tres necesidades semanales en cada día de la semana deberías plantearte simplificar tus compromisos y levantar el pie del acelerador porque la productividad ayuda pero no hace magia.

6) Prueba a incorporar nuevas rutinas.

Es barato, de hecho es gratis, diseñar e implementar nuevas rutinas que creas que pueden irte bien. Eso sí, dales un poco de tiempo. Pruebas las rutinas diarias durante al menos una semana y las semanales al menos durante un mes.

Si algo falla, analiza los motivos. Quizá la rutina no sea necesaria o quizá requiera de un pequeño ajuste para que realmente consiga lo que buscas. Si crees que merece la pena, ajusta y prueba de nuevo.

7) No abandones una rutina en fijación antes de tiempo.

Sé constante cuando estás fijando una rutina. Ya sabes que la cifra estándar de fijación de un hábito son 30 días pero esto es una visión un tanto simplista ya que el periodo de fijación depende del propio hábito en cuestión.

Lo hemos dicho muchas veces pero aplica todo lo que sabes de la fijación de hábitos para conseguir que tus rutinas se fijen:

  • Date premios frecuentes cuando vas por el buen camino.
  • Haz público tu compromiso para usar ese estrés positivo a tu favor.
  • Apóyate con recordatorios hasta en la sopa (pega post-it en la nevera o en los espejos o lo que mejor te vaya).
  • No intentes fijar una nueva rutina hasta que no hayas concluido con la anterior.
  • etc.

Las rutinas son herramientas y tú, como buen artesano productivo, has de aprender a usarlas de manera que les saques el máximo beneficio y conviertas tu vida en una verdadera obra de artesanía.

Imagen | El hombre rutinario

  • Daria Maestas

    Las listas me parecen la clave que nunca envejece. Es verdad que sin un poco de rutina en nuestro trabajo no se puede obtener una productividad elevada. Yo por ejemplo cada día empiezo, echando un vistazo a las tareas que esperan en https://kanbantool.com/es/ y ponerlas según prioridad. Esto es también necesario de recordar que existen cosas menos y más importantes para no ocuparse demasiado en tonterías.

    • Visualizar lo que vas a hacer y lo que no, tiene el beneficio inmediato de la claridad de ideas que contribuye a conseguir tus propósitos. En función de la volatilidad de las tareas en tu trabajo esto puede funcionar perfecto (baja volatilidad) o causar frustración porque nada de lo planificado realmente lo llevas a cabo. En este segundo caso, en mi opinión, es cuando puedes plantearte la planificación diaria (clave en ZTD) por un método más apropiado como GTD.