La revisión semanal simplificada

Enfócate en una meta a la vez. Esto hará que conseguirla sea algo mucho más probable

Leo Babauta

Revisar es una actividad fundamental en cualquier sistema de productividad. Hasta el más productivo a veces pierde el sentido de las cosas, su enfoque se ve afectado y deja un poco de lado lo que ha aprendido, e incluso lo que le ha funcionado. El lado oscuro de la productividad, la procrastinación, está dentro de nuestra naturaleza.

El principal objetivo de una revisión semanal es por tanto volver a dar sentido a tu sistema de productividad, manteniendo tus tareas y proyectos  en su sitio y volviéndonos a enfocar en lo que es importante.

Dicho esto, en ZTD se hace una revisión semanal que Leo Babauta llama la revisión semanal simplificada y que consiste en lo siguiente:

1-Revisa tus metas de largo y corto alcance. Tiempo estimado: 5 minutos.

Cuando hablamos de metas vamos a distinguir 3 niveles: metas vitales (hacia donde queremos llevar nuestra vida), meta anual (qué vamos a hacer este año para llevar nuestra vida ahí) y la meta semanal (qué vamos a hacer esta semana que nos haga avanzar hacia nuestra meta anual).

De tus metas vitales (si no las tienes por escrito ya estás tardando) deberías haber elegido una para este año. Es importante que solo elijas una porque, de lo contrario, te expones a que tu enfoque se disperse y el enfoque es básico para la consecución de metas. De esta meta anual, ¿qué vas a hacer la semana que viene que te acerque a ella?

Incluye esta submeta anual (o meta semanal llámale como quieras) en tu revisión semanal.

Hacerlo semanalmente te aporta en enfoque necesario para no perder de vista tu meta anual y el consiguiente avance hacia tus metas vitales.

2-Revisa tus notas. Tiempo estimado: 5-10 minutos.

Si estás usando ZTD tendrás un resumen de la semana pasada, las tres big rocks que te fijaste para esa semana y las tareas diarias.

Lo primero que tienes que hacer es revisar las que no has hecho, ver si sigue siendo necesario hacerlas y, en consecuencia, incorporarlas a las tares de esta semana.

Yo hago una cosa más. En mi  revisión diaria he marcado en rojo las tareas del día que no he podido hacer y he incluido unas pequeñas notas del motivo por el que no las hice. Estas notas me sirven para hacer balance y afinar, no tanto el sistema, como mi entorno individual. El problema no es tanto cometer errores como no aprender de ellos.

3-Revisa tu calendario. Tiempo estimado: 5 minutos.

Revisa el calendario de la semana anterior y traslada al de ésta si hay algo que quedó sin hacer y debe hacerse ahora. También revisa si las tareas que quieres hacer esta semana deben hacerse en un día y hora concretos y, en tal caso, inclúyelas en tu calendario.

4-Revisa tus listas. Tiempo estimado: 10 minutos.

En función de la complejidad de tu universo tendrás una o más listas. ZTD y GTD son sistemas que comparten muchas cosas por lo tanto es posible que estés una única lista de hacer si tu realidad no es muy compleja o tengas listas por contextos, una lista de tareas delegadas, una lista de proyectos o una lista de algún día/tal vez.

Tengas las listas que tengas es importante que estén actualizadas.

5-Fija tus big rocks para la semana. Tiempo estimado: 5-10 minutos.

Asegúrate que en el paso 1 has fijado tu submeta anual. Puedes considerarla una big rock o tratarla aparte, eso es lo de menos, lo importante es que esté. No voy a discutir entre meta y tarea simplemente asegúrate que esta semana vas a hacer todo lo necesario para conseguir esa meta.

Ahora fija otras 4-6 tareas especialmente importantes que quieres hacer esta semana (a mí el número que me funciona mejor es 3 big rocks semanales).

Ten en cuenta que diariamente vas a fijar 3 TMIs (Tareas Más Importantes) que en ocasiones serán alguna de estas Big Rocks, o la submeta anual o las tareas necesarias para conseguir ésta, o simplemente tareas importantes que quiero hacer hoy.

Y eso es todo.  En media hora puedes tener todo listo si te enfocas correctamente. La revisión semanal es también una tarea que debe incluirse y hacerse dentro de tu sistema de productividad (así como la revisión diaria).

Aíslate en la medida de los posible de las interrupciones y vigila un poco el tiempo que le dedicas a la revisión semanal ya que si ésta excede de los 45 minutos es más que posible que estés haciendo algo mal.

Yo intento hacer la revisión semanal cuando acabo la jornada del viernes. Antes las hacía el domingo pero me he ido dando cuenta de que “cerrar la semana” (y preparar la siguiente) me permite descansar mejor el fin de semana y disfrutar más de mi ocio. Es algo mental pero a mi me va mejor así.

Y vosotros, ¿hacéis la revisión semanal escrupulosamente? ¿Os la saltáis? ¿Creéis que es importante?  ¿Incluís más cosas que las citadas en la entrada?

Me gustaría que compartieseis vuestra experiencia en los comentarios porque, para mí, éste es uno de los puntos más críticos a la hora de mantener funcionando un sistema de productividad.

Imagen |Lupa