«Más cuesta mantener el equilibrio de la libertad que soportar el peso de la tiranía«

Simón Bolivar

La cita de Simón Bolivar tiene connotaciones productivas. Bueno, vale, no las tiene, pero, como a todo, se las podemos buscar.

Sin duda alguna, lo más cómodo es permanecer perdidos y que sea la marea de tareas, acciones y “los otros” los que dirijan nuestra vida y no al revés. Es la elección, mucho menos inconsciente de lo que pudiera parecer, de una mayoría. No obstante, si hemos elegido el camino de la productividad personal es para que esto no suceda, para ser capitanes y no náufragos.

Para eliminar el peso de la “tiranía bolivariana”, la principal herramienta es construir un sistema de productividad (por ejemplo, GTD). GTD nos permite, de abajo hacia arriba, ejecutar las acciones y proyectos que se alineen con nuestras áreas de responsabilidad y, por ende, con nuestros objetivos, misión y visión.  Pero eso, no es suficiente.

¿Cómo buscar el equilibrio?

Puedo estar aplicando un sistema de productividad personal y mantenerme “productivamente desequilibrado”. Esto se da cuando ciertas áreas de responsabilidad tienen un peso porcentualmente muy superior a otras o, simplemente, muy superior al que nos gustaría que tuviesen (siempre sin perder de vista nuestros objetivos, etc.).

Si quieres saber más sobre áreas de responsabilidad puedes revisitar el artículo “Implementa GTD a coste cero (IV): Mis áreas de responsabilidad”

Ese peso puede medirse, muy concienzudamente, de la siguiente manera:

1º Calculo el tiempo y esfuerzos dedicados a cada proyecto en un determinado intervalo de tiempo (pongamos durante 2014).

2º Sumo todos los valores de los proyectos dentro un área de responsabilidad.

3º Comparo las cifras totales entre áreas de responsabilidad.

En mi experiencia, hacer esto supone un “esfuerzo de gestión” desmesurado y es poco práctico para el 90% de individuos. Para ello, es fundamental que no sólo registres los proyectos vivos en tus áreas de responsabilidad (como hacíamos en “Implementa GTD a coste cero (IV): Mis áreas de responsabilidad”) sino que también registres los finalizados y asignes un valor objetivo a éstos. Algo parecido se aplica en el ámbito de la gestión de proyectos (al menos informáticos) cuando nos basamos en datos históricos para estimaciones futuras.

Una manera más intuitiva (y menos precisa, aunque suficiente en la mayoría de ocasiones) de hacer esto es emplear una adaptación de la rueda de la vida. Una herramienta de coaching. El mecanismo es sumamente sencillo.

1º Dibujas una circunferencia.

2º Dibujas tantos ejes como áreas de responsabilidad a medir (aconsejable que sean de 6 a 10).

3º Divides cada “radio” para que sea puntuable de 1 a 10.

4º Puntúas cada área de responsabilidad en función de la dedicación o peso que supone con respecto a lo que debería suponer para alcanzar tus objetivos.

El resultado, podría ser algo así:

5º Tratas de sacar conclusiones sobre el resultado obtenido (no siempre son evidentes).

Este ejemplo, perteneciente a mi mismo hace un tiempo, me llevó a la conclusión de que debía mejorar mi área de salud. En consecuencia, me fijé un objetivo que era perder 15 kg y hoy en día estoy ya por los 14,5 kg (dejamos para otro día mis aventuras y desventuras con este “proyecto”).

Es importante, a la hora de puntuar no precipitarse ya que algún área, sobre todo si reflejan roles, podemos puntuarla baja por no exigirnos mucho pero resulta que nos exige exactamente lo que queremos que nos exija, es decir, poco.  Insisto “puntúas cada área de responsabilidad en función de la dedicación o peso que supone con respecto a lo que debería suponer para alcanzar tus objetivos”.

Por ejemplo, si soy un profesor y participo en un  grupo con el gobierno local para asesorarles, me puede interesar reflejar esto como área de responsabilidad pero también me interesa que mi dedicación a esta tarea sea baja. Por lo tanto, puntuaré alto en ese “radio” aunque sobre el total, el porcentaje de mi tiempo dedicado a esto sea pequeño.

Sea como fuere, la técnica de la rueda de la vida es sencilla, visual y nos da una especie de foto del instante en que nos encontramos. Te recomiendo, como siempre, que experimentes y veas si te sirve para algo o no.

Y sé creativo. Por ejemplo, puede resultar muy interesante comparar áreas del ámbito personal con otras del profesional. En ocasiones, por muchos síntomas que recibamos diariamente de que, digamos, dedicamos demasiado tiempo a nuestro trabajo y demasiado poco a nuestra familia, hasta que nos paramos a pensar y nos obligamos a verlo, literalmente “verlo”, no somos capaces de emprender ningún proceso de cambio.