Listas de control: 6 ejemplos reales

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Innovar es encontrar nuevos o mejorados usos a los recursos de que ya disponemos“.

Peter Drucker

Podemos encontrarlas bajo diferentes nombres: lista de control, checklist u hoja de verificación. David Allen las cita en su libro GTD pero no son algo exclusivo o inventado por él (como casi nada, por otra parte, como él mismo reconoce).

Una lista de control es simplemente una lista donde registramos acciones a llevar a cabo cuando queremos conseguir un propósito determinado.

Se suelen poner dos ejemplos arquetípicos: la lista que usan los pilotos para hacer que un avión despegue y las listas que se usan los hospitales en la preparación de quirófanos.

Es precisamente el Doctor Atul Gawande el autor del libro El efecto checklist (The checklist manifesto) en el que se nos describe cómo la aplicación de esta idea al universo inmensamente variado y complejo de la cirugía dio lugar a una lista de comprobación de noventa segundos que redujo los fallecimientos y las complicaciones en más de un tercio, en ocho hospitales de todo el mundo, sin prácticamente ningún coste y para casi cualquier tipo de intervención. Aún no lo he leído pero lo tengo en mi lista de “Algún día”.

Así pues parece un tema interesante pero…

¿Por qué hacer una lista de control?

Tenemos tres casuísticas a las que se pueden aplicar las listas de control:

1) Tareas rutinarias.

Dependerá de la naturaleza del trabajo de cada uno de nosotros pero todos tenemos “cosas” que se repiten periódicamente. Yo por ejemplo las uso cuando tengo que organizar una reunión, sobre todo si son de “seguimiento” o periódicas.

La lista de control tendría un aspecto similar (simplificando un poco) a éste:

01- Redactar el informe que se revisará en la reunión.

02- Definir el orden del día de la reunión.

03- Convocar la reunión mediante Outlook (reservar sala, proyector, portátil).

04- Enviar el informe con 3 días de anticipación a X, Y, y Z.

05- Redactar el acta de la reunión.

06- Enviar el acta a X, Y, y Z, 3 días después de la reunión como máximo.

No es una lista de control si somos puristas. Más bien diría que es un proyecto GTD “Prêt-à-porter”. Lo que me permite esto es introducir en mi sistema GTD todas las acciones necesarias para llevar a cabo algo, sin necesidad de pensar cada vez en cuáles son estas acciones. Eso sí, según las voy haciendo o planificando me permite ir tachándolas y controlando que no me dejo nada importante.

Es una especie de molde. Por supuesto, cuando hay que llevar a cabo cada acción en concreto podré modificar los plazos, los destinatarios, etc. Eso es lo que hace flexible este tipo de listas de control.

2) Tareas complejas (periódicas o puntuales).

Creo que este es el verdadero “espíritu” de las listas de control: las tareas complejas.

El punto clave de las lista de control es que piensas una vez y las usas las veces que quieras, tú o quien sea el encargado de realizar las tareas. Quiero hacer hincapié en esto último ya que las listas de control son una excelente herramienta de delegación de tareas una vez que están confeccionadas.

Por ejemplo, hace poco en el trabajo se cayeron todos los sistemas informáticos por un problema de suministro eléctrico que afectó también a los SAIs (Sistemas de Alimentación Ininterrumpida).

Esta experiencia nos ha demostrado que sería muy conveniente tener tres listas de control para esta situación:

- Una para el Plan de Contingencias, es decir, qué y quién hace qué a partir de un problema detectado o alarma.

- Otras para el Plan de Arranque del sistema informático, explicitando el orden en que se deben llevar a cabo el encendido, la coordinación entre sistemas, etc.

- Otra para el Plan de Comunicación a los clientes ya que en función de los elementos afectados, la franja horaria, etc. habrá que avisar a unos clientes u otros.

Si no tienes esto perfectamente definido, acordado y al alcance de todos habrá que improvisar y la improvisación y los momentos de crisis no se llevan precisamente bien.

Por lo tanto, la definición de listas de control, a pesar de ser costosa, puede sacarte de unos apuros increíbles.

Este es un caso paradójico ya que confeccionamos todas esas listas de control ¡para no usarlas jamás! Pero el ejemplo sirve para observar claramente otra finalidad de las listas de control: las listas de control aportan tranquilidad.

3) A modo de lista de inventario.

Yo utilizo dos listas de control habitualmente con este concepto: compras del supermercado y viajes. En concreto para viajes tengo más de una lista en función de la duración del viaje y el clima del destino.

Básicamente son un inventario de todo lo que compro habitualmente y todo lo que tengo que meter en la maleta. Esto me permite ser más rápido a la hora de llevar a cabo estas acciones y, sobre todo, no olvidarme de nada importante.

Antes de terminar, un concepto importante: las listas de control deben estar vivas. Lo normal es que por mucho que las hayas pensado, la experiencia te demuestre que te has dejado cosas o que hay acciones mejorables. Acuérdate de actualizar el origen con esa importante información de tal manera que la próxima vez no te suceda lo mismo.

En cuanto al cómo hacerlas, creo que vale cualquier plataforma. Yo utilizo Excel para las listas de la compra o un simple email para las de viajes. Luego me imprimo la lista y voy tachando elementos en el propio súper o al meter objetos en la maleta. La “tecnología” en este caso es lo de menos.

Eso sí, si haces una checklist para contemplar la caída de un sistema informático acuérdate de tener una copia en papel y de que todo el mundo sepa dónde está o…¡no podrás acceder a ella porque el sistema está caído!

 

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