Nociones de Time-boxing

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Lo perfecto es enemigo de lo bueno

 

Time-boxing es una técnica de Gestión del Tiempo. Se usa también como complemento en la gestión de proyectos profesionales, sobre todo en el ámbito del desarrollo de aplicaciones informáticas.

El término inglés podría traducirse como “cajas de tiempo” o “encajar el tiempo” (no, no tiene nada que ver con el boxeo) y, muy resumidamente, propone la creación de espacios limitados de tiempo periódicos (diarios, semanales, etc.) mediante los que abordar tareas muy grandes.

Como técnica de gestión del tiempo, implica que es necesario un trabajo previo de planificación. Esta planificación deberemos hacerla encajar en un número determinado de cajas de tiempo y, en función de plazos, le asignaremos una periodicidad que nos permita finalizar el trabajo en el momento convenido.

Idealmente es un complemento a la priorización de tareas, es decir, nos ayuda a poner y mantener en marcha tareas “informes” que en este momento no son prioritarias pero que, con el tiempo, llegarán a serlo.

A pesar de todo y como veremos al final del artículo la gente llama time-boxing a demasiadas cosas.

El Time-boxing es bueno por dos motivos:

  • Sirve para luchar contra la denominada Ley de Parkinson que reza: “El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”.
  • Dado que implica una planificación previa y subdivisión de tareas, combate la procrastinación ya que es mucho más fácil atacar tareas pequeñas y conseguir micro-objetivos que atacar grandes proyectos lejanos en el tiempo.

Vuelvo a insistir en que, como herramienta de Gestión del tiempo, no servirá para nada si no hay elementos por encima de Optimización del tiempo (fijación de objetivos, planificación, etc.).

Para mí, la característica para diferenciar algo que es time boxing de algo que no lo es, quedaría enunciada así: “Es fundamental que cada caja de tiempo tenga micro-objetivos”.

Definiría micro-objetivo (ya que es un término que me acabo de inventar) como el objetivo capaz de ser alcanzado durante la duración del time-box.

Es importante hacer notar que el Time-boxing no impone o sugiere un tamaño para sus time-boxes como si lo hace, por ejemplo, Pomodoro. Si bien lo anterior es cierto también es cierto que parece que, por su filosofía, los time-boxes serán cortos (de 30 min. a 2 h. al día por sugerir algo).

De hecho, el tamaño del time-box debe ser lo suficientemente pequeño como para asegurar que durante este espacio de tiempo no va a haber interrupciones. Me refiero a que, aún habiendo una interrupción, ésta debería poder esperar a ser atendida al finalizar el time-box sin que ocurra nada.

Leo que mucha gente dice que el time-boxing es una herramienta muy útil para acotar el tiempo que, por ejemplo, pasas navegando en Internet. Dicen que, limitando a 1h la navegación web (es decir, creando un time-box de una hora de duración) ya no pierden el tiempo inútilmente.

Yo no sé cómo llamar a eso pero no es time-boxing porque ni el time-box tiene ningún objetivo ni forma parte de un proyecto superior. Simplemente has acotado el tiempo de una actividad. Existen un montón de complementos y addons para los principales navegadores de auto-filtrado que te habilitan la web y redes sociales durante un determinado intervalo de tiempo (échale un ojo a Leechblock para Firefox y StayFocusd para Chrome, por ejemplo).

Otras personas afirman que el time-boxing está muy bien porque favorece la creatividad y el tener un horizonte de tiempo limitado fuerza a obtener resultados. Siempre ponen el ejemplo de una tormenta de ideas. Yo no sé en qué empresas trabajarán ellos pero en las que he trabajado yo, hasta las tormentas de ideas tenían una duración prevista (y una metodología con sus hitos y todo). Están llamando time-boxing a lo que es una simple reunión o cita de Outlook (con fecha, duración y participantes y, si el convocante es esmerado, hasta objetivos).

A mí me parece que el time-boxing es útil para luchar contra el pensamiento monolítico y que mediante el calendario inverso podemos llegar a los micro-objetivos. De hecho el tema de los objetivos tiene su complicación (ya os conté mi experiencia transformadora en “Aprieta las tuercas a tus resultados”).

Desde mi punto de vista, el time-boxing es adecuado en ejemplos como: Leer un libro X. Si el libro tienen 100 páginas y yo tengo una velocidad de lectura de 10 páginas/hora puede abrir un time-box semanal de 1h si tengo de plazo, como mínimo, dos meses y medio para leerme el libro.

Fijaos que en el ejemplo, aún siendo sencillo, hay varias cosas interesantes:

  • En función del plazo total para leerme el libro, fijo la duración y periodicidad estimadas de los time-box.
  • El dónde los coloco dentro de mi planificación es una labor que dejaría en manos de la revisión semanal o diaria de GTD. Necesito leer 10 páginas esta semana pero puedo hacerlo el Lunes de 10 a 11 o el Jueves a la tarde, de 16 a 17.
  • El micro-objetivo de cada time-box es claro y mensurable: 10 páginas leídas. Nada de “1h de lectura al día” que sería un objetivo mucho peor al no controlar el grado de avance y encajar mucho peor con el gran objetivo final (leer el libro o, dicho mucho más elaboradamente, “leer el libro de 100 páginas”).

Por último, el time-boxing es interesante pero no hace milagros. Sería muy conveniente auditar periódicamente que los tiempos estimados para los time-box los cumplimos. Por mucho que organicemos y gestionemos nuestro tiempo, si nuestro día a día nos supera, es posible que los time-boxes no se lleven a cabo en la fecha y hora previstas (o no se lleven a cabo, a  secas) ni se cumplan los micro-objetivos.

En realidad, la auditoría debería abarcar no sólo las acciones planificadas a través de time-boxing sino todas nuestras acciones GTD. Pero esto da para otra entrada que abordaré en otro time-box.

 

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