Nuestra lista de NO hacer

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 0 Flares ×

La mayoría de los líderes dedican mucho tiempo a pensar lo que van a hacer pero pasan relativamente poco tiempo pensando en lo que no van a hacer

Dov Frohman

 

Es tan importante lo que hacemos como lo que no hacemos. Sobre todo, si ocurre que lo que no hacemos es consecuencia de que lo que hacemos ocupa todo nuestro tiempo. ¿Un trabalenguas? Probemos así: hemos de ser plenamente conscientes de lo que no estamos haciendo para estar tranquilos con lo que hacemos.

La idea no es nueva. Es una idea básica de la productividad pero me ha gustado la manera que tiene Tom Peters, reconocido gurú de la excelencia, de implementarla: la lista de “no hacer”.

Volvamos un segundo a Dov Frohman, fundador de Intel Israel y autor del libro “Leaderhip, the hard way”, ya que resulta sorprendente lo que dice: “…todo líder debe dejar una buena parte de su tiempo – yo diría tanto como el 50%- sin programar. Sólo cuando hay suficiente tiempo “muerto” en su agenda – tiempo sin programar- tendrá el espacio mental necesario para pensar lo que está haciendo, para aprender de las experiencias y para sobreponerse a los inevitables errores cometidos”.

¿Un 50%? Sorprendente ¿no?

Sin aspirar a tanto como Frohman, que seguro que está bastante más ocupado que tú y que yo, lo cierto es que debemos mantener una lucha continua por hacernos aunque sea con un cachito de ese 50%. Si no, estaremos tan inmersos en el fango que no sacaremos la cabeza ni para respirar.

Peters sugiere dos cosas a fin de avanzar en este cometido:

1) Definir una lista de cosas de no hacer.

2) No buscar la perfección en todas las cosas que hacemos.

Empezando por el final, diremos que no es lo mismo redactar una oferta para un cliente que redactar el acta de una reunión interna. La primera requiere de un nivel de perfección alto si queremos que derive en una venta. La segunda requiere de una efectividad alta (no confundir efectividad con perfección)  compuesta por unos elementos claramente definidos (sobre todo las acciones pendientes y a quien están asignadas) pero no debería requerir del mismo tratamiento (ni tiempo) que la primera.

Busquemos la perfección en aquello que la merezca. Esto nos ahorrará tiempo de inmediato.

Pero volviendo al primer punto, ¿cómo redactamos nuestra lista de cosas que no hacer?

Lógicamente dependerá del tipo de trabajo de cada uno. De lo que se trata es de ir identificando cosas que no haremos y posteriormente de ser fieles a nosotros mismo y rechazarlas con firmeza.

En mi caso, por ejemplo, pondría tres que se me ocurren inmediatamente:

- No asistir a reuniones en las que mi presencia sea imprescindible.

Las reuniones son una terrible pérdida de tiempo (súmale los desplazamientos, preparación, etc). Si no tienes nada que aportar en ese reunión debes buscar la manera de no asistir, bien delegando la asistencia en otra persona bien argumentando educadamente tu no asistencia ante el convocante.

- No interrumpir mis “tareas del día” ante una llamada telefónica o la interrupción de un compañero.

Una ruptura de concentración en mis tareas clave del día supone, según estudios, hasta 25 minutos para volver a “calentarte” con la tarea que estabas haciendo. Pelea por todos los medios para ser respetado: desvía tu teléfono durante estos periodos de tiempo, usa el buzón de voz o directamente descuélgalo. Aplica lo mismo a los avisadores de email y si se trata de una persona que te interrumpe, deshazte con educación de ella para atenderle más tarde.

Suena tosco pero es así.

No empezar el día sin una planificación del mismo.

Es necesario perder diez minutos para ganar muchos más. Si comienzas tu día sin rumbo acabarás perdido. Fija tus tareas clave del día y defiéndelas como acabamos de decir. Fija “ventanas” o franjas para llamadas o para contestar a esos compañeros que has dejado “colgados”.

Podríamos citar muchas más cosas que no hacer. Algunas tan concretas como no hablar con el cliente X o aprender a decir NO a los requerimientos de la señorita Y para obtener esos datos estadísticos que son competencia suya.

Recuerda que sólo cuando sepamos lo que no estamos haciendo (y por qué) es cuando dormiremos medianamente tranquilos.

La lista de NO hacer (y evidentemente su cumplimiento) nos permitirá tener más tiempo para SI hacer y su mera confección ya implica una reflexión sobre las tareas prioritarias y urgentes en nuestro trabajo que nos vendrá de maravilla.

Por supuesto, la propia lista debería ser revisada de vez en cuando ya que nuestras necesidades cambian, máxime si cambia nuestro puesto de trabajo.

¿Qué incluirías en tu lista de no hacer?

 

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 0 Flares ×
0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 0 Flares ×