Planificar o no planificar, he aquí la cuestión

Pasa algo de tiempo solo cada día

Dalai Lama

Una de las principales diferencias, yo diría que la principal, entre GTD y ZTD es la de planificar o no las tareas que vas a hacer. GTD propone no planificar las tareas a hacer sino que simplemente cuando estás en disposición de Hacer, seleccionas la que más te convenga en función de la situación o contexto en el que estés, el tiempo y la energía de que dispongas. Si hay varias tareas que cumplen los requisitos puedes elegir la más prioritaria (los GTDianos dicen que no priorizan pero, entre nosotros, ¡es mentira!) o simplemente la primera de esas tareas. Puedes rellenar los criterios de contexto, tiempo, energía y prioridad en el momento de procesar/organizar, sobre todo si usas una herramienta informática, o simplemente trabajar de una manera más intuitiva.

Por el contrario ZTD propone planificar tus tareas (es su tercer hábito a implantar). Y es aquí donde suele venir la controversia con los GTDianos, algo que, sinceramente, yo no entiendo del todo. De hecho Leo Babauta dice “each person has a different working style, and if structure isn’t for you I suggest you to try the moment-to-moment style of GTD”, en resumen, que elegir entre planificar o no planificar depende, en buena medida, de lo cómodo que te sientas con un sistema más o menos estructurado. Yo añadiría que depende también de la naturaleza de tu trabajo.

¿Qué es planificar en ZTD?

Primero, mediante la planificación lo que pretendemos en ZTD es tomar control de nuestro día en lugar de que sean los demás los que nos controlen con sus necesidades, deseos y prioridades. El asunto no es baladí y es troncal a cualquier sistema de productividad personal.

Segundo, planificando pretendemos dar propósito a nuestro día y a nuestra semana. Esto de dar propósito en GTD se trabaja a nivel de perspectiva pero en ZTD es mucho más constante y continuado cosa que a mí no me parece mal.

Para planificar en ZTD haremos lo siguiente:

1 Semanalmente fija tus Big Rocks. Las big rocks no son otra cosa que tareas especialmente importantes que quieres hacer esta semana. No fijes más de 4-6 por semana. Estate seguro de que incluyes entre estas Big Rocks al menos un par de tareas que te harán avanzar hacia tus metas anuales.

2 Agenda. Quizás es la parte más discutible. Leo Babauta indica que reserves en tu calendario tiempo para las big rocks semanales. A mí no me funciona bien reservar tiempo con tanta antelación porque me acaban alterando esta planificación con demasiada frecuencia. No obstante, en su día escribí “Aprende a integrar revisión diaria y calendario” y esto sí que me ha funcionado siempre bastante bien.

Como consejo, si optas por agendar tus tareas semanales, distribúyelas sabiamente, una o dos por día máximo y asegúrate de que las fijas en la franja con menos posibilidad de ser alterada (usualmente al principio de la mañana).

3 MITs o Tareas Más Importantes (diarias). Diariamente, fija las tareas más importantes del día que comienza. Algunas de ellas coincidirán con las Big Rocks semanales y otras serán específicas para hoy. El número de MITS a planificar va en función de lo cargado que tengas el calendario (reuniones, viajes, etc.) y se aconseja un número entre 1 y 3 (teniendo en cuenta que una de esas MITs podría ser una Big Rock).

Babauta no habla de agender las MITs, solo propone agendar las Big Rocks.

4 Complétalas. Todo lo que hacemos lo hacemos para Hacer (vaya frasecita, ¿eh?). Lo que tienes que hacer es completar tus MITs cuanto antes. Esto se ha malinterpretado ya que normalmente “cuanto antes” significa al principio de la mañana. Siempre hay alguno que sale con lo de los biorritmos y demás.

Por definición, casi siempre, una MIT va a requerir un grado de energía alto y un tiempo considerable. Se propone a primera hora de la mañana porque es cuando llegas fresco al trabajo (energía alta) y puedes trabajar sin que las urgencias y “los urgentes” hayan comenzado a aparecer. Pero si tu trabajo te impide esto o eres de los que tardan en despertar planifica tus MITs cuando mejor puedas hacerlas.

También se ha malinterpretado “cuanto antes” por algunos como “haz todas tus MITs seguidas”. No sé quién habrá dicho eso, desde luego no Babauta. Lo que es de sentido común es que, si tienes que hacer algo importante, cuanto antes lo hagas, mejor. Más que nada porque si lo dejas para el final y cualquier cosa aparece, el riesgo de no hacer lo importante se incrementa.

5 Mira atrás con la satisfacción por el deber cumplido. Cumplir tus MITs aporta satisfacción, logro, sentido a tu trabajo.

Yo aquí añadiría que no cumplirlas no debería ser causa de frustración. Cada vez que no cumplas una MIT (o más) te aconsejo que te plantees por qué no lo has conseguido: ¿un mal día? ¿Demasiadas interrupciones e imprevistos? ¿Tus prioridades han cambiado?

Lo que sí te aseguro es que estas preguntas son necesarias en GTD y en  ZTD porque sin un análisis correcto de causas no hay sistema de productividad personal que te salve.

Una última crítica que he leído en ocasiones hacia al planificación es que hay que usar la matriz de Eisenhower para priorizar y que es un elemento obsoleto. Sinceramente no sé de donde sale esto, desde luego no de ZTD pero desde ya os digo que, en cualquier sistema de productividad, hay que planificar lo importante antes de que se convierta en urgente o lo urgente no te permitirá hacer lo importante. GTD para el mismo contexto, energía y tiempo también prioriza o de modo contrario tenemos un sistema FIFO que no asegura que, por mucho que hagamos, hacemos lo que tenemos que hacer, es decir, es ineficaz.

Concluyendo, la planificación aporta estructura a tu sistema de productividad pero esa estructura debe encajar bien tanto en tu estilo de trabajo como en la naturaleza del mismo.

Siempre que tengas una solución simple que funcione no te compliques buscando otra mejor para una realidad diferente a la tuya.

Planificar implica desarrollar ciertas habilidades útiles desde el punto de vista productivo tales como: aislarte de las interrupciones, proteger tu tiempo, enfocarte en una sola tarea o reflexionar continuamente sobre lo que más aporta a tu trabajo y, por extensión, a tu vida.

Imagen | To be or not to be

  • Rob

    En GTD sí que se planifica (la famosa planificación natural). En GTD no se planifican las accciones porque las acciones no se pueden planificar, son simples actos que se realizan del tirón.
    Lo que se planifican son las tareas (proyectos en nomenclatura GTD). Cada tarea es un proyecto porque exige dos o mas acciones para alcanzar el resultado querido. Planificar es definir ese resultado (visualizarlo), establecer las acciones y recursos necesarios para conseguirlo, ordenar esas acciones en listas según su contexto y finalmente hacerlas a medida que nuestro sistema de lista nos indica que es el momento adecuado de hacerlas.
    Comparar ZTD con GTD lleva a la confusión, porque los conceptos que manejan una y otra metodología pueden parecer similares pero en realidad son muy distintos. GTD pretende tomar el control desde abajo hacia arriba: primero ocuparse de definir todas nuestras acciones pendientes y luego, una vez tomado el control del día a día, ir subiendo de nivel para establecer metas vitales a más largo plazo, las cuales a su vez nos ayudan a alinear nuestros compromisos con esas metas y, por tanto, saber cuáles son los proyectos que nos acercan a ellas. El resultado final de un buen GTDista no es hacer muchas cosas, el resultado final es conseguir llevar una vida minimalista, en el sentido de ocuparse sólo de aquello que realmente aporta valor para alcanzar sus objetivos vitales.

    • Rob, muchas gracias por pasar. En el artículo hablo de planificar entendiendo esto como determinar con antelación un momento para completar una acción cosa que GTD no hace y ZTD sí pretende. Para mi es la gran diferencia y precisamente porque Babauta dice que el enfoque de abajo hacia a arriba, tal y como lo prevé GTD puede llevarte a tragarte (recopilar) todo tipo de acciones (aisladas y provenientes de proyectos) y no determinar cuales son las importantes (en definitiva priorizar entre acciones procesadas) puede, llevado al extremo, hacer que lo no importante se imponga a lo importante. Por eso el baja la perspectiva a la fase de revisión (diaria y semanal) para tratar de aportar lo que para él puede ser una mejora. Mi objetivo en el blog es tratar de poner sobre la mesa todos los puntos de vista lo que implica a veces hacer de abogado del diablo.
      Un saludo.