Pon un # hashtag en tu email

Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la más elemental; entre dos expresiones, la más breve.

Eugeni d’ Ors (1881-1954) Escritor español.

 

Hace poco he diseñado una aplicación informática (retomando viejos tiempos) que envía correos electrónicos automáticos a determinados roles y en determinados estados. He aplicado un par de ideas de productividad en estos correos que me gustaría compartir con vosotros.

Me voy a centrar hoy en el asunto de los correos que envía. Para que os hagáis una idea y obviando el cuerpo de los correo que no tiene ningún interés, el asunto de estos correos automáticos el de tipo:

Como veis hay dos elementos clave:

a) Abriendo el asunto y entre corchetes tenemos [REGI] que es un indicativo del estado “Registrada”.

b) Al final del asunto y a modo de hashtag de Twitter he incluido el nombre de la aplicación #APLICACION.

 

¿Para que sirve esto?

En el caso de la aplicación, sirve sobre todo para que podamos aplicar filtros. De esa manera tendremos constancia de todo lo que la aplicación hace. No obstante, estos correos no tienen que estar “molestándonos” en nuestra bandeja de entrada.

Si creamos un filtro que mueva todo los emails que contengan “#APLICACION” a una carpeta de Outlook, por ejemplo, esto nos facilitará la tarea de ocuparnos de estos acuses cuándo y cómo mejor nos venga.

Por otro lado, en función de los roles es posible que en algunos estados debamos intervenir activamente (hacer algo a partir del correo) pero en otros no. Si por ejemplo, los registros que hace la aplicación únicamente los usamos como evidencia de calidad o simples acuses de recibo podremos crear una subcarpeta /ACUSES que cuelgue de /APLICACIÓN y que no debamos siquiera leer, al menos inmediatamente.

No es una idea mía, es una idea de cursos de productividad y de cómo aplicar reglas de correo para facilitarte la vida en el trabajo.

Ahora bien, si dejamos aparte el invento este de la herramienta, creo que es muy interesante plantear en nuestros correos electrónicos algo similar a lo que os acabo de contar.

Decidir cómo escribir el asunto en un correo electrónico es algo muy importante pero tan “dejado de la mano de dios” que hace que perdamos HORAS de nuestro trabajo debido a malas prácticas.

 

Hay dos asuntos ya míticos:

 Asunto: RE:

 Asunto: Enviando por correo electrónico: Escanear001.jpg

 

Y sólo hay algo peor que los psicópatas que envían esos mails: seguir trabajando con estos correos sin editar el asunto.

Por mi trabajo, recibo mas de cien correo diarios y os podréis imaginar que gran parte de él es gestionar el correo electrónico. Si todo el mundo me enviase correos del tipo anterior no me llegaría con las 24h del día para despacharlo.

Así que me las he tenido que ingeniar para tratar de mejorar en este aspecto y organizar mejor mi bandeja de entrada a riesgo de morir en caso contrario.

 

¿Cómo puedes aplicar esto tú?

Te aconsejo tratar de anticipar el contenido del email ya desde el asunto. Puedes usar algo así como:

[INFO] – Para los correos meramente informativos

[URGE] – Para los que requieran una respuesta rápida

[REUN] – Para los que traten de la preparación de reuniones…

Si a esto le añades los hashtag al final del asunto y estas etiquetas coinciden con nombre de proyectos (proyectos GTD ¿por qué no?) te aseguro que la calidad de la información que manejas va a dar un giro importante.

 

Dos cosas más para acabar:

1) Intentan usar los campos “Para:”, “CC:” (copia) y “CCO:” (copia oculta) de manera cabal.

En el “Para:” debería ir el principal destinatario de tu correo, aquel para el que lo has escrito y del que posiblemente esperes algún tipo de acción. Si no existe… ¿para qué estas escribiendo este correo?

En el “CC:” (copia) deberían ir los destinatarios que deben estar informados del correo. Pueden ser, por ejemplo, personas con las que has consensuado el envío del correo como acción pendiente de una reunión.

Trata de acotar el número de personas incluidas en copia. Un correo por muy bien redactado que esté no deja de ser una interrupción. No hagas a los demás lo que no te gustaría que te hiciesen a ti.

La copia oculta “CCO:” sólo debería usarse, en mi opinión, si tienes necesidad de ocultar los destinatarios de un correo por motivos de privacidad. No utilices jamás la copia oculta para informar a tu jefe o para “escalar” un problema. Además de ser una falta de respeto andar con estas estratagemas maquiavélicas te puede traer problemas si al destinatario que está en copia oculta le da por “Responder a todos” en el fragor de la batalla.

 

2) Escribe el asunto tras redactar tu correo.

El asunto es algo tan importante que merece la pena escribirse con las ideas bien claras. En cierto modo, es el resumen en una línea de tu correo y la gente, habitualmente muy ocupada (vete a saber en qué), necesita saber de un solo vistazo de qué trata tu correo y la necesidad de abrirlo inmediatamente o no.

 

En fin, sentido común que, como sabéis, es el menos común de los sentidos.

 

  • La idea es muy buena, en el caso de que toda la organización esté de acuerdo en implementarla. En mi caso soy un simple empleado en una multinacional. Para mis correos salientes me viene muy bien, pero el resto no se ajustará a este sistema.

    • Ruben

      Si, bueno, es lo de siempre. Pero si empezamos por uno mismo puede ir cundiendo el ejemplo. Además, el email tiene una ventaja y es que en cualquier momento puedes cambiar el asunto del mismo y por su efecto vírico, mejorará la calidad de esa cadena de emails desde ese momento. No sólo es lo que tu envías sino la cantidad de reenvíos que se llevana cabo de un mismo email.

  • @ttandem_com ¿Y si añadimos un hashtag al correoelectrónico? http://t.co/gNwz45BQCr #yyaNadaEsIgual #GTD

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