Productividad en acción – 5S

Hace ya más de un año participé en un proyecto consistente en aplicar las 5S al trabajo de oficina. Cuando hablamos de productividad en esta página nos referimos casi exclusivamente a la “productividad personal”. No obstante, el mundo no acaba en nuestro ombligo y el concepto de productividad aplica a otras áreas.

En concreto las “cinco eses” es una práctica que se ocupa del puesto de trabajo y lo que rodea al mismo. Algo de lo que no hemos hablado aún aquí pero que sin duda tiene sus implicaciones en la productividad personal, máxime si vamos a compartir un espacio común con otros compañeros.

¿Qué son las 5S?

Las “cinco eses” es una práctica de Calidad que nació en Japón y que se ha venido aplicando con éxito en entornos de producción, es decir, en puesto de trabajo del tipo cadena de montaje (se inició en Toyota allá por los 60, así que ya ha llovido…).

Hoy en día su ámbito de aplicación se ha extendido a todo tipo de puestos de trabajo incluyendo los administrativos (oficinas, instituciones educativas, hospitales, etc).

El nombre viene dado porque existen 5 fases que en japonés comienzan por “S”. A modo de cuadro resumen tendríamos:

Denominación

Concepto Objetivo particular
Japonés Español
Seiri, 整理 Clasificación Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
  Seiton, 整頓 Orden Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
  Seisō, 清掃 Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
  Seiketsu, 清潔 Normalización Señalizar anomalías Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
  Shitsuke, Mantener la disciplina Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido (Auditoría 5S)

 

El objetivo es lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Todo lo anterior redundará además en un aumento de la satisfacción del personal porque:

  • Todos los trabajadores aportan y se valora su conocimiento.
  • Los trabajadores se sienten implicados y se comprometen.
  • La implantación de las 5S fortalece el trabajo en equipo

En definitiva la mejora continua se convierte en una labor de todos.

Antes de proceder a soltar un rollo teórico sobre cada fase creo que sería mejor que vosotros mismos lo vieseis a través de unos estupendos videos que hizo hace tiempo Euskalit (una fundación vasca que trabaja en temas de Calidad y Excelencia).

Siempre que se habla de productividad, sea al nivel que sea, existen una serie de personas que menosprecian el valor de la misma, argumentando que ellos ya cumplen perfectamente con todo esto, etc. En los vídeos veréis ejemplos reales de aplicación de las 5s y espero que os deis cuenta de que ahí hay implicado algo mucho más “trabajado” que sentido común.

A modo de introducción:

La implementación de cada una de las fases de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:

  • Preparación: formación respecto a la metodología y planificación de actividades.
  • Pasar a la acción (safari): búsqueda e identificación, según la etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y ubicación), suciedad, etc.
  • Análisis y decisión en equipo de las propuestas de mejora que a continuación se ejecutan.
  • Documentación de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.

Veamos en detalle cada una de las fases y las reflexiones al respecto:

Implantar una práctica como las 5S implica una mayor productividad pero esto no es algo etéreo sino que es algo que se concreta en aspectos tales como:

  1. Menos productos defectuosos.
  2. Menos averías.
  3. Menor nivel de existencias o inventarios.
  4. Menos accidentes.
  5. Menos movimientos y traslados inútiles.
  6. Menor tiempo para el cambio de herramientas.

Igualmente conseguir un mejor puesto de trabajo tiene unas consecuencias inmediatas y concretas como:

  1. Disponer de más espacio.
  2. Orgullo del lugar en el que se trabaja.
  3. Mejor imagen ante nuestros clientes.
  4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
  5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
  6. Mayor conocimiento del puesto.

Todo lo que habéis visto tiene su traslación al mundo de la oficina donde los residuos no son aceite sino documentos imposibles de localizar en un tiempo razonable y los indicadores no son termostatos sino parte del cuadro de mando de la empresa o departamento.

Saber que existen organizaciones capaces de haber logrado todo esto me anima a seguir adelante con temas de productividad personal ya que, a priori, es mucho más sencillo el cambio individual que el colectivo.

Espero que el material de hoy, aparte de su interés intrínseco, sirva de elemento motivador y nos haga ver que los cambios son posibles y se están produciendo en organizaciones y personas reales.

Otro día quizás abordemos el tema de los problemas que nos encontraremos al tratar de abordar un cambio de este tipo que no son pocos pero eso será otro día…

  • José Luis Colilla

    Hola Rubén
    Hace tiempo que tengo en “tareas pendientes” afrontar las 5S en mi puesto de trabajo.
    A nivel de la organización, esto no se encuentra ni de lejos como una prioridad, pero yo si que quiero emprenderlo a nivel individual en mi puesto de trabajo esperando que se produzca efecto dominó mas adelante.
    Me pregunto si conoces recursos ó material que me puedas recomendar para afrontar el paso previo necesario, esto es, formación respecto a la metodología y planificación de actividades.
    Muchas gracias y un abrazo.

    • ¡Hola Jose Luis! Pues no te puedo recomendar nada porque el curso que hicimos hace ya tiempo (el artículo es una reedición creo que de 2012) y fue presencial y no tengo guardado material. Googleando seguro que encuentras cosas, por ejemplo este artículo: http://www.muypymes.com/2010/12/16/organiza-tu-escritorio-con-el-metodo-de-las-5s seguro que te da algunas ideas. Decirte que, como casi todo, el curso tuvo un efecto aspirina, esto es, unos dias de “moda” para volver a caer en los viejos vicios hasta hoy (no me refiero exactamente a mi mismo, que también, aunque personalmente me considero una persona “ordenada).

      • Xose

        He trabajado como consultor en varios proyectos de
        implantación de las 5S. La clave es la quinta, la disciplina, en hábito, como se acostumbra a decir en los blogs de efectividad. En general, hasta la tercera se llega muy bien (bueno, es modo de hablar). La cuarta es compleja, pero la quinta es la clave de la sostenibilidad del cambio: convertir en hábito todas esas prácticas nuevas. Ahí es donde te la juegas… y donde fallan también más organizaciones (porque decae el interés, porque deja de ser novedad). Un buen complemento formativo es, pues, una actividad sobre como consolidar nuevos hábitos.

        • Excelente comentario Xose. En productividad es difcil pasar de la reactividad a la proactividad (prevención) y mantener a lo largo del tiempo los buenos resultados.