¿Qué aporta la productividad personal a tu organización? (I)

Sé regular y ordenado en tu vida, para que puedas ser apasionado y original en tu trabajo

Gustave Flaubert

No existe un sistema de productividad personal, extensible a una organización o equipo. Al menos, no formalmente. Es algo interesante sobre lo que llevo tiempo pensando. He visto cosas aplicables en las metodologías ágiles, como SCRUM, pero nadie se ha atrevido a enunciar un sistema a nivel organizativo.

Sea como fuere, si las empresas simplemente potenciasen la implantación de un sistema de productividad personal entre sus empleados, sería suficiente para ver una mejora importante.

Describo a continuación algunos efectos grupales observados en equipos u organizaciones, que se han interesado por implementar un sistema como GTD o buenas prácticas de productividad aisladas.

A ver si alguno de nuestros directivos se interesa y recoge el guante:

1. La organización podría motivar mejor a sus empleados

GTD persigue, en última instancia, que tú, como individuo, tengas claras tus metas y orientes tus acciones a su consecución, de la mejor manera posible.

Las teorías de motivación dicen que es imposible motivar a un empleado si sus metas son contrarias a las metas de la organización en la que trabaja.

Conocer las metas de la organización, y que sus trabajadores sean conscientes de las suyas, nos permitiría alinearlas y, por tanto, motivarlos. GTD aporta individuos “maduros”. Se requieren organizaciones al mismo nivel de madurez.

2. La organización mejoraría en estrategia y sentido

No debemos confundir productividad con gestión del tiempo pero, lo cierto, es que, a los pocos días de aplicar GTD, aunque sea en su nivel más bajo (control), como trabajador, vas a estar ganando tiempo.

Tener más tiempo, implica poder pensar. Levantar la cabeza antes de centrar el balón, nos permitirá ver si hay algún compañero libre que marque gol. En toda organización necesitamos gente que haga y gente que piense, o momentos diferenciados para ambas cosas. Sin pensamiento, no hay perspectiva (misión, visión, valores, metas, objetivos, proyectos), ni personal ni empresarial.

Se reducirían el número de las organizaciones que van como pollos sin cabeza, a todos los niveles.

3. La organización optimizaría sus reuniones y recursos

Las técnicas de productividad van a llevarte a mejorar, en concreto, las reuniones, en los siguientes aspectos:

  • Te vas a cuestionar, si la reunión es realmente necesaria, o si no hay otro medio, más económico (en recursos), de resolver el problema que nos ocupa.
  • Te vas a cuestionar, si todos los asistentes van a tener un papel activo en la reunión.
  • Te vas a cuestionar, la duración de las reuniones, siendo consciente que a partir de la hora, la atención cae en picado.
  • Te vas a cuestionar, la necesidad de liderazgo en las reuniones, lo que conlleva: preparación y estudio de datos previos, puntualidad para empezar y finalizar y el establecimiento de dinámicas de participación (como por ejemplo, los seis sombreros de De Bono).
  • Por último, y lo más importante, te vas a asegurar que de toda reunión se deriven una serie de acciones siguientes, y quienes las llevarán a cabo (entrarán en sus respectivos sistemas GTD personales).

Todo lo anterior se traducirá en una mayor efectividad y optimización de los recursos (nos asustaríamos si tradujésemos esto en dinero).

4. La organización mejoraría su comunicación interna

El mero hecho de convertir todo los emails en “accionables”, es decir, cambiar el asunto de los mismos para identificar exactamente qué hay que hacer o qué estamos solicitando que nuestro compañero haga por nosotros, supondrá toda una mini-revolución.

Si a lo anterior le sumamos algunas medidas, como plantearnos el canal de comunicación adecuado para interrumpir menos a mis compañeros (email, teléfono o presencial), minimizar la gente que va en copia de los correos, esbozar notas con los puntos principales antes de hacer una llamada de teléfono, etc. ¡Todo mejorará!

La productividad personal produce un efecto de egoísmo solidario, que consiste en no hacer a mis compañeros lo que no me gustaría que ellos me hiciesen a mí.

5. La organización permitiría la creatividad y la innovación

Hay quien cree que aplicar un sistema como GTD implica que todo se vuelva “cuadriculado”. El efecto es el contrario. Cuando es completamente imposible que surja algo creativo, es cuando estás asfixiado por las urgencias diarias y no tienes posibilidad de tomarte el más mínimo respiro.

Eso sí, GTD, por sí mismo, te proporcionará únicamente las condiciones de que crezca la creatividad y se produzca la innovación, pero ambos aspectos deben ser trabajados mediante técnicas específicas. Sea como fuere, el “tiempo de calidad” es la semilla necesaria para la creatividad.

6. La organización sería un vivero de proyectos

En GTD, cualquier cosa que signifique más de una acción, es considerada un proyecto. GTD propone el proceso de planificación natural para gestionar estos proyectos. Con ello, tenemos que, cualquier persona, ocupe el cargo que ocupe, se va familiarizando con la gestión de un proyecto.

Si bien la manera propuesta por GTD para gestionar un proyecto es básica, ésta puede complicarse tanto como queramos e incluso encajarla dentro de una gestión de proyectos profesional.

Ser el responsable de tus propios proyectos es la semilla del liderazgo.

(continuará)