«Yo hago lo que usted no puede, y usted hace lo que yo no puedo. Juntos, podemos hacer grandes cosas«

Madre Teresa de Calcuta

Vayamos con la segunda parte del artículo que iniciamos en: ¿Qué aporta la productividad personal a tu organización? (I)

7. La organización fomentaría la responsabilidad individual

GTD te obliga a pensar en cuáles son tus áreas de responsabilidad (personales y profesionales) dentro de los horizontes de enfoque. Aclarar estas áreas, en lo profesional, sólo puede ser beneficioso para ti y para tu empresa. Eso te va a permitir consensuar tus puntos de mejora, o determinar dónde deben exigirte responsabilidades y dónde no.

GTD también potencia la coherencia profesional, ya que todos los proyectos profesionales en los que estés inmerso deberían caer dentro de algunas de estas áreas. En cierto modo, GTD a nivel corporativo, viene a cubrir, de otra forma, carencias que los planes de evaluación del desempeño, etc., han venido demostrando desde hace años.

La responsabilidad individual y la coherencia son claves en un sistema como GTD.

8. La organización mejoraría en tiempos de respuesta

Puedo asegurarte que la implementación de GTD unilateralmente, por sí misma, ya mejora los tiempos de respuesta. Las revisiones diarias (o con la frecuencia que necesites) de tu bandeja de acciones “delegadas”, derivará en un seguimiento metódico de las tareas que provocará respuestas (o a veces refunfuños y comentarios del tipo “ya está el pesao éste..”).

Sin GTD, muchas de estas tareas se perdían en el limbo o quedaban en tierra de nadie, al ser varias personas a las que se las dirigía y nadie las asumía. Las revisiones diarias y semanales son un “seguro anti-olvido” y una manera de corregir errores en la asignación de tareas.

Lo que no puede medirse no existe y lo que no puede perseguirse cae en el olvido.

9. La organización apoyaría la conciliación laboral

Para David Allen, creador de GTD, trabajo es “todo aquello que quieras hacer que todavía no has hecho”. GTD, por tanto, propone la integración en tu sistema, de actividades personales y profesionales. No las diferencia.

El uso de GTD, a nivel global en una organización, podría ser un paso sumamente interesante para flexibilizar la manera de conseguir objetivos personales y profesionales, y empezar a evaluar el trabajo por los objetivos conseguidos, y no por el tiempo que pasamos calentando silla, sin prueba evidente de que consigamos nada.

GTD persigue la consecución de objetivos de calidad, el qué por encima del cómo.

10. La organización fomentaría el trabajo en equipo

GTD promueve el trabajo en equipo mediante el uso de listas de delegación. Las listas de delegación no son listas de encargos del jefe sino listas de acciones que no puedo hacer yo, y otro debe hacer por mí.

Si estas listas fueran elementos habituales, los tipos de acción contenidas en las mismas podrían ser perfectamente negociados entre los intervinientes.

Individuos con responsabilidades claras, flexibles y dinámicos son la base de los buenos equipos.

11. La organización gestionaría mejor su conocimiento

La gestión del conocimiento puede comenzar a ser implementada mediante listas de control o checklist, donde se describan las tareas a realizar para obtener un resultado determinado. Estas listas, una vez confeccionadas, pueden ser intercambiables entre personas diferentes que requieran hacer una determinada tarea.

Fomentar la transparencia y hacer que los resultados no dependan de personas que se niegan a compartir el conocimiento, mejorará nuestra empresa y nos evitará algún que otro disgusto serio.

Compartir el conocimiento reducirá las dependencias de determinados individuos y la insolidaridad en la organización.

12. La organización sería productiva

Hoy en día, en cualquier puesto de trabajo, la eficacia se da por sobreentendida. Lo que marca la diferencia es la eficiencia. La productividad personal aporta un plus a la eficiencia. Ser productivo no es sólo hacer muchas cosas con los mínimos recursos (eficiencia); ser productivo es hacer las cosas que más aportan para la consecución de tus objetivos.

Podríamos decir que ser eficaz es hacer las cosas, ser eficiente es hacer bien las cosas y ser productivo es hacer bien las cosas correctas.

La productividad personal es la suma del control y de la perspectiva: el control nos permite hacer más cosas, la perspectiva nos indica qué cosas hacer.

No me cabe la menor duda de que, individuos productivos nos llevan a una organización productiva, con una mayor conciencia y, por ende, unas posibilidades mucho mayores de mejorarse a sí misma, día a día.

*Nota: Esta serie de artículos fueron publicados originalmente en “Una docena de…” bajo el título «Una docena de cosas que la productividad personal aportará a tu organización»