¿Qué falla en mis reuniones?


Hay un remedio para las culpas, reconocerlas

Franz Grillparzer

 

Ya hemos hablado sobre la parte formal de las reuniones en “Breve manual para organizar tus reuniones”. No obstante, y dado que las reuniones son una forma de interrupción tremendamente dañina si se usa mal, me parece interesante reforzar el tema con algunas reflexiones adicionales.

Una reunión puede estar correctamente convocada, magistralmente moderada, etc. y, sin embargo, seguir fallando en los puntos más básicos.

¿Cuáles son estos puntos?

Algunos de los que considero claves:

1. Es fundamental que los participantes estén convencidos de que las reuniones son un buen método para tratar y resolver los problemas. Más concretamente, es fundamental que los participantes en tu reunión estén convencidos de que ésta es la mejor vía para tratar y resolver el problema que vais a abordar.

2. En la comunicación, lo cierto no es lo que dice el emisor sino lo que entiende el receptor. Esto es básico en las reuniones y me atrevería a decir que en nuestra vida en general. Nosotros tenemos muy claro nuestro mensaje pero desgraciadamente no siempre llega con idéntica claridad a su destinatario.

Como emisores, es nuestra “obligación”, utilizar el feedback para comprobar si se ha recibido todo lo transmitido y, como es seguro que la primera vez no ha sido así, debemos repetir las partes de la primera emisión de información que no han sido correctamente recibidas.

3. Es imposible no comunicarse. Cuando estamos con otra persona, aún estando ambos en silencio, hay algún tipo de comunicación. Debemos tener claro que el conductor de una reunión ejerce una influencia sobre los presentes sólo con su presencia (y al revés).

4. En toda comunicación hay dos niveles, el de contenido y el emocional. El segundo es el más importante y significa que sin una buena relación de grupo, no hay manera de transmitir contenido de información.

Si tenéis interés en ampliar información, los puntos 3. Y 4. se corresponden con los axiomas primero y segundo de Watzlawick quizás el más importante estudioso sobre la Comunicación.

5. Cuanto más se identifica un participante con la persona que dirige la reunión, tanto mayor será su deseo de colaborar en los objetivos de la misma. Esta identificación o “buen rollo” no es casualidad sino que es el fruto de cómo nos comportamos como profesionales y como personas en el ámbito laboral.

6. Para aprender cosas nuevas es necesaria una cierta satisfacción por el propio proceso de aprendizaje y un deseo positivo. Dicho de otra manera, sin motivación es mucho más difícil que se genere acción.

7. En las reuniones se produce lo que denominamos “efecto Pigmalión*. Si el director de la reunión no tiene una actitud positiva frente a los participantes, habrá fracasado incluso antes de abrir la boca.

En resumen, en ocasiones no es suficiente con hacer las cosas “tirando de manual”. Nuestras acciones, si queremos que sean realmente efectivas, deben estar soportadas en unos “intangibles” sobre los que muy pocas veces nos paramos a reflexionar.

Dale una vuelta a todo esto y, si detectas que algo de lo citado no te está funcionando bien, ¡cámbialo!

Como dijo el gran Albert: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo“.

 

* Nota cultureta: Este término tiene su origen en un mito griego, en el que un escultor llamado Pigmalión (Πυγμαλίων en griego antiguo) se enamoró de una de sus creaciones: Galatea. A tal punto llegó su pasión por la escultura que la trataba como si fuera una mujer real, como si estuviera viva.

El mito dice que  la escultura cobró vida después de un sueño de Pigmalión, por obra de Afrodita, al ver el amor que éste sentía por la estatu, que representaba a la mujer de sus sueños.

Este suceso fue nombrado como el efecto Pigmalión ya que superó lo que esperaba de sí mismo y, al creer que la estatua estaba viva, ésta llegó efectivamente a estarlo.