Revisar tu sistema mantiene tus listas actualizadas y manejables

La primera causa de fracaso en el manejo de listas es que éstas se conviertan en demasiado grandes y abrumadoras

Michael Linenberger

Estoy leyendo desde hace unos meses sobre  el sistema de productividad personal MYN de Michael Linenberger, descrito en su libro “Master your worday now!”.  El libro ha sido nº 1 durante mucho tiempo en la lista de los más vendidos en su categoría aunque, por desgracia, sólo podemos encontrarlo en inglés (a pesar de ser de 2010). Hay que tener en cuenta que MYN en un sistema posterior a GTD, ZTD, Autofocus o DIT, y bebe de todos ellos aunque mantiene un carácter propio y me está resultando altamente interesante.

Si en las semanas anteriores hemos visto los conceptos de horizonte y las 3 listas para dominarlos a todos, hoy vamos a ver cómo mantener estas listas para que sean manejables mediante las revisiones.

La entrada de hoy se basa en dos principios productivos importantes:

  • Todo sistema de productividad personal requiere de revisiones periódicas. Es muy importante diferenciar entre la revisión de un sistema y su mantenimiento. Para mantener el sistema a pleno rendimiento es imprescindible revisarlo periódicamente.
  • Todo sistema de productividad personal debe perseguir la sencillez. Cuando mantener un sistema tiene un coste mayor de trabajo que las acciones que gestiona este sistema se convierte en ineficiente o, dicho en otras palabras, el coste supera al beneficio. En concreto, si tu sistema está basado en listas, es imprescindible mantener el tamaño de estas listas dentro de unos límites que no pongan en peligro su manejabilidad.

 

Las revisiones de MYN y el tamaño de cada lista.

Como ya hemos visto en entradas anteriores, MYN maneja 3 listas. Cada una de estas listas debe ser revisada con una frecuencia diferente que va en relación a la necesidad que representa. Para hacer esto más sencillo, la relación entre tamaño y frecuencia de revisión debe ser inversamente proporcional, es decir, se revisan más a menudos las listas más cortas.

Veamos:

1) Critical Now List (CNL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que deben ser hechas hoy y sólo éstas, pudiendo quedar vacía si no hay tareas de obligado cumplimiento para hoy.

Esta lista debe ser revisada cada hora. No olvidemos que MYN es un sistema basado en gestionar las urgencias y esta lista representa las cosas críticas. Si recopilamos algo o aparece algo durante el día con esta prioridad debemos estar seguros de que lo vamos a tener en el radar con la frecuencia necesaria.

Por otro lado, esta lista debe tener un máximo de 5 elementos. Este es el límite: de 0 a 5 elementos. Simplemente si tenemos más no vamos a poder llevarlas a cabo y habría que plantearse muy seriamente qué clase de tareas estamos incluyendo aquí y, sobre todo, por qué tenemos tantas tareas críticas (seguramente nuestro problema está en dejar que se conviertan en críticas tareas que podríamos haber abordado mucho antes).

Una herramienta interesante para mantener esta lista en ese máximo de 5 elementos que propone Michael Linenberger es el “Going home test” que no es otra que preguntarnos: ¿Qué pasaría si me voy a casita sin hacer esto? O ¿Estoy dispuesto a quedarme a trabajar hasta tarde para hacer esta tarea? Si la respuesta a la primera pregunta es “Nada” o no siento esa necesidad de llevarme trabajo a casa o quedarme hasta la medianoche currando es porque estamos ante una tarea de la lista de Opportunity now y no de Critical Now.

2) Opportunity Now List (ONL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que, si bien no deben ser hechas hoy obligatoriamente, te gustaría hacer si tuvieras la oportunidad.

Recordemos que el concepto de horizonte productivo, que es el que cubren esta lista y la anterior, incluye tareas que deben ser hechas en los siguientes 10 días.

Esta lista debe ser revisada cada día. Desde mi experiencia hay dos momentos perfectos para hacer la revisión diaria: al final de la jornada anterior (y dejar que la almohada y el subconsciente ayuden a consolidar nuestros planes) o al principio del día, lo que bien hecho es un elemento motivador. Hay que probar y elegir la opción que mejor funcione a cada uno.

Esta lista debe tener un máximo de 20 elementos. Este es el límite: de 1 a 20 elementos (si en esta lista tenemos alguna vez cero elementos yo creo que lo mejor es que dejemos de leer sobre productividad porque nuestra vida es más simple que el mecanismo de un chupete). El límite de 20 elementos viene dado porque 20 elementos de una lista es más o menos el máximo de elementos que podemos alcanzar de un simple vistazo. Es fundamental la sencillez y rapidez a la hora de gestionar nuestro sistema.

La manera de tener controlado el tamaño de esta lista la explicaremos en una entrada aparte pero básicamente consiste en mandar cosas a la última de las listas (Over the Horizon) o a la papelera (añado yo).

3) Over-the-Horizon List (OHL).

Decíamos que esta lista incluye las tareas que tengas en la cabeza que pueden esperar diez o más días para hacerse.

Esta lista debe ser revisada cada semana. De nuevo, surge la pregunta de cuándo hacer la revisión semanal. Puede hacerse al final de la semana (viernes si sólo tenemos temas laborales o domingo si nuestro sistema de productividad incluye todo tipo de cosas) o al principio de la misma (el lunes a la mañana). Lo que sí es importante es, tras ver cuál de los dos modelos de revisión semanal nos va mejor, hacerla siempre el mismo día. Y lo digo porque cuando implementemos MYN en Toodledo esto nos ayudará a mantener acotado el tamaño de esta última lista.

Según MYN esta lista Over-the-Horizon no tiene una limitación de tamaño. Según mi propia experiencia, cualquier lista que no tenga una limitación de tamaño se convierte en un “cajón de sastre” (o desastre) inmanejable que alarga infinitamente su revisión lo que finalmente provoca que no llevemos a cabo la revisión y nuestro sistema empiece, lenta pero inexorablemente a descomponerse.

En resumen, que me está quedando muy largo esto, cada lista de MYN representa un tipo de urgencia y los tamaños y revisiones de las mismas deben guardar relación con la frecuencia con la que se revisan: a mayor urgencia mayor necesidad de revisión y menor complejidad en las revisiones.

 

  • Jerónimo Sánchez

    Estoy totalmente de acuerdo con el principio de la revisión, es un hábito fundamental a la hora de ser efectivos. Y también con la importancia de mantener las listas de “tareas” lo más cortas posibles. Sin embargo, discrepo rotundamente con el planteamiento de MYN en casi todo lo demás.

    Por ejemplo, si tengo 8 cosas que juzgo críticas en este momento, ¿qué hago con las otras tres? ¿Y cuáles dejo fuera? Hablando de revisión, ¿por qué debo revisar la lista cada hora, y no dos veces al día o cada 20 minutos, si las circunstancias me lo dictan? Y si la urgencia de las cosas cambia —porque cambia todo el tiempo—, ¿debo estar moviendo los elementos de una lista a otra constantemente?

    En fin, creo que todos los que llevamos estudiado un tiempo sobre el tema de la efectividad personal estamos de acuerdo en que la forma más eficiente de organizar el trabajo es utilizar criterios objetivos, y la urgencia, desde luego, no lo es. Eso por no hablar de lo arbitrario que resulta fijar una frecuencia de revisión tan específica, o un número de listas tan reducido para organizar el trabajo, sin tener en cuenta las necesidades específicas de cada persona.

    Me da la sensación, y esta es mi opinión, de que Michael Linenberger no tiene muy claros algunos principios productivos básicos, y que MYN nace más como una forma de hacer dinero que como un intento genuino por ofrecer un método de productividad mejor.

    El surgimiento de esta —y otras “pseudo-metodologías” que he visto por ahí—, me empiezan a preocupar de verdad. Temo que al final suceda con la efectividad personal como sucedió hace tiempo con el coaching: que se llene de arribistas y, al final, se termine etiquetando como “basura” algo que, si se explica y se practica bien, puede suponer una mejora impresionante en la vida de las personas.

    • Yo no estoy tan de acuerdo en las críticas y trato de hacer de abogado del diablo punto por punto.

      Primero, si tienes 8 tareas en tu lista de críticas no hay sistema de productividad que te salve porque el problema va mucho más allá. Es imposible hacer 8 tareas críticas en un día a la vez que haces todas las cosas que tienes que hacer (reuniones, viajes, etc.). El problema es por qué has llegado allí y no cómo salir de ahí.

      En cuanto a por qué revisar cada hora, lo que quiere decir Linenberger es que tienes que revisar con una frecuencia mayor a la de la meta temporal de la lista. Si es la lista de hoy tienes que revisar con tal frecuencia que te permita hacer las tareas que puedan surgir para hoy. Mi experiencia es que casi nada debería surgir hoy que sea para hoy salvo en puestos muy específicos. Por lo tanto, has de ajustar la frecuencia de revisión a las necesidades de tu puesto.

      No conozco a nadie que le cambien las urgencias a cada hora pero si así fuese más razón para revisar con esa frecuencia ¿no?

      El criterio de inclusión en la lista de críticas es totalmente objetivo y es que deba estar hecho para hoy y esa fecha no puede ser autoimpuesta, ya lo indica claramente, es una fecha de obligado cumplimiento impuesta por terceros, plazos legales, etc.

      Por último, MYN es perfectamente con GTD en cuanto al uso de contextos o estimaciones de tiempo y energía por tarea. Tú en GTD cuando tienes 3 tareas en “Próximo” en el mismo contexto y de la mismas características (tiempo y energía) ¿Cuál eliges y en base a qué?

      • Jerónimo Sánchez

        Interesante, Rubén. Independientemente de que tener ocho cosas que vencen hoy sea o no un problema, y siguiendo tu mismo razonamiento, si trabajas realmente orientado a vencimientos —algo que recomiendo y apoyo—, en teoría no deberías tener sin hacer ni siquiera una cosa que venza hoy. ¿Para qué usar esa lista entonces? Claro, una cosa es el caso ideal y otra la realidad. Y como la realidad de cada persona es la que es, y al final tenemos las cosas “críticas” que tenemos, como diría el señor Prats, ”permítame que insista”, ¿por qué limitarlas a tres? ;-)

        En fin, no quiero acaparar los comentarios, ni empezar una guerra para ver quién tiene razón. De verdad agradezco muchísimo el acercamiento que estás haciendo a esta metodología que desconocía hasta ahora. Siempre es bueno saber lo que se cuece por ahí, y creo que estás haciendo un excelente trabajo de síntesis que seguiré con atención.

        Lo que tengo meridianamente claro es que tres listas son total y absolutamente insuficientes para tomar buenas decisiones, por mucho que diga el señor Linenberger. Y la cosa se complica aún más si se empeña en introducir todo tipo de factores subjetivos de decisión, como la prioridad o la urgencia de las cosas.

        Reconozco que no he leído nada de la fuente original, y que todo lo que comento es a partir de lo que estás publicando aquí, así que puedo estar siendo injusto con MYN. Pero con la misma franqueza te digo que, por lo que cuentas —sobre todo y principalmente por las continuas similitudes que dices que tiene con GTD, y por lo que considero errores de concepto que muestra el método—, en mi opinión MYN no aporta nada realmente nuevo, y lo único que hace es añadir ruido a un buen número de personas que buscan honestamente una solución a sus problemas de efectividad personal.

        Es mi opinión, claro, y por supuesto no tiene porqué ser la misma que la tuya o la de otros lectores.

        Un fuerte abrazo… :-)

        • Jero, tus comentarios siempre son bienvenidísimos porque, además, al igual que con los de Jose Miguel, me hacen reflexionar y aprender. Yo sé que vosotros tenéis muy pensado lo que decís y que nada es casual.

          Yo no compro MYN, en realidad no compro nada, simplemente estoy pasando por una etapa de experimentar varias cosas y, en este caso, según voy leyendo e interiorizando voy publicando porque creo que divulgar otros sistemas o puntos de vista nos hará caer en que lo importante son los principios productivos que, como bien dices, subyacen a estos “sistemas”.

          Sigo creyendo que GTD es lo mejor que hay hasta el momento pero también creo que cada persona se encontrará más o menos cómoda con determinadas cosas siempre que lo que subyazca por debajo sea un “principio productivo verdadero” y estoy de acuerdo en que MYN es un poco refrito. No obstante, leyendo el blog de Linenberger veo que tiene bastantes seguidores contentos con MYN y que cuando escribe artículos si que tiene claro lo que quiere (equivocado o no). GTD tampoco inventa los principios pero sí que los combina de la manera más acertada que conozco hasta el momento, formando el primer verdadero “sistema”.

          Me reía cuando leía la entrada de tu blog sobre los 6 años y que te avergonzabas de los comentarios de Autofocus, etc. Yo no creo que hay que avergonzarse. Yo lo he revisado hace no mucho pero, desde la perspectiva, eso sí, de conocer bien GTD y me doy cuenta de que no es un sistema. Aún así si lees los foros de Mark Forster, hoy en día, hay gente que prefiere sus “sistemas” al GTD de David Allen.

          Tengo más cosas pendientes de leer y experimentar, casi todas en inglés. Aprovecho para leer de productividad y temas afines y practicar el idioma. Yo creo que una de las claves de la comunidad inglesa de productividad personal que voy descubriendo es que es mucho mas heterogénea (también es cierto que el público o audiencia es también mayor y más heterogéneo).

          Lo que estoy de acuerdo contigo al 100% es que la productividad o eficiencia personal es importante y conviene enseñarla y explicarla (y aprender que esto nunca se acaba) bien.

          Ah, y nunca voy a pelear por discrepar, que no es el caso. Seguiré publicando cosas de MYN y verás que en realidad lo de las 3 listas no es tan literal y que hay algunas más escondidas.

          Poco a poco sube la vieja al chopo.

  • DOB

    Aunque comparto algunas de las críticas que se han vertido sobre MYN y me parecen razonables, quiero esperar a conocer un poco más sobre este sistema. Recordemos que GTD no funciona como un sistema completo si no se aborda en su totalidad, espero tener una versión conjunta de MYN para poder juzgar si es completo o no. Por cierto, mi gestor de tareas es toodledo de modo que me viene de perlas ;)

    • Voy a hacer unos videotutoriales sobre MYN y Toodledo aunque imagino que se te quedarán cortos o incluso podrás matizar muchas de las cosas que diga al usar tú Toodledo frecuentemente. Te animo a participar. Así aprendemos todos.