Ser productivo cuando eres un nómada

“No hay hombre más completo que aquel que ha viajado mucho, que ha cambiado veinte veces de forma de pensar y de vivir”

Alphonse Lamartine

Este sábado recibía un correo de un lector que decía lo siguiente: “Quería comentarte un problema con el que me encuentro habitualmente y no consigo solucionar. Trabajo como freelance y estoy continuamente viajando. Cuando no es por trabajo, es por placer. A veces con mi chica, a veces con los amigos. La cuestión es que me gustaría trabajar aunque fuera unas horas al día cuando estoy fuera de la ofi, pero me es imposible ser productivo. Los hoteles me resultan incomodísimos, mi gente me interrumpe continuamente, los dolores de cabeza por los wifi, falta de una impresora….en fin.

En ocasiones he ido a un coworking o a una biblioteca, pero claro no siempre hay una cerca.

Mi chica piensa que soy un obseso de la productividad, pero a mí me parece algo muy natural. ¿Esto es habitual o solo me pasa a mí?

Vaya por delante que yo no comparto esta realidad, al menos no al 100%, ya que únicamente me limito a moverme dentro de un entorno acotado, eso sí, asistiendo a una cantidad importante de reuniones y, cada vez más, haciendo pequeños viajes interprovinciales (de 1-1,5 h.) lo que también hace que mi día se fraccione, mi energía se diluya y mi rendimiento se deteriore. Eso sí viajar, viajo bastante aunque siempre por placer. Es algo que me apasiona.

Dicho lo anterior y sin saber mucho más de la naturaleza de ese trabajo, me voy a atrever a dar una serie de consejos que creo que podrían mejorar la realidad del amigo que nos ocupa:

1. Planifica el tipo de trabajo a realizar fuera de tu oficina.

Si sabes que vas a tener un viaje próximamente activa, ya desde unas semanas antes,  un nuevo contexto “De viaje” en tu sistema de productividad e identifica tareas que puedan hacerse de manera sencilla cuando estás fuera. Una misma tarea puede estar en más de un contexto no hay problema por eso.

Yo uso mucho de mi tiempo en situación itinerante para leer: documentos, mails, informes, etc.  que tengo que leer pero que habitualmente no encuentro tiempo para ello. Muchos los llevo impresos en papel, de ahí la necesidad de planificar lo que voy a hacer (encontrar un sitio donde te impriman siempre va a ser un engorro, máxime en el extranjero).

Leer es una tarea que no requiere de mucho utillaje y puede hacerse desde múltiples dispositivos: tablet, portátil, móvil, ebook (sin descartar, como te decía, el papel, sobre el que podemos tomar notas “al vuelo”).

Apóyate en servicios como Dropbox a la hora de preparar los materiales que te permiten funcionar con y sin acceso a internet.  Eso sí, actualiza antes de viajar. Un USB (hoy en día los hay que fácilmente van en el llavero, yo uso este Kingston) puede sacarte del apuro de tener que grabar algún documento y llevarlo a imprimir (aunque sea echándole jeta en la recepción del hotel o en tu “pakistaní” más cercano).

Escribir es también una tarea que encaja bastante bien. Puedes escribir respuestas off-line que enviarás cuando tengas acceso a internet o simplemente tomar notas, que se conviertan en la base de una buena respuesta, que podrás redactar a la vuelta de tu viaje con un nivel de reflexión y profesionalidad muy alto.

Si llevas un portátil o una tablet puedes escribir sin problemas la respuesta definitiva. En el caso de que optes por la tablet (o el móvil) vas a necesitar un teclado si lo que pretendes escribir va a tener una cierta extensión. Hay muchos en el mercado, por si le sirve a alguien yo tengo éste: “NDS Aprende Con Los Pokémon: Aventura Entre Las Teclas” que es una promoción de Nintendo. Por alrededor de 10€ tienes un teclado inalámbrico bastante bueno que puedes emparejar por bluetooth con tu dispositivo android.

Otra tarea que puedes hacer es la de reflexionar. Para ello utilizo mapas mentales que únicamente requieren papel y boli, dos elementos que, como buenos productivos, siempre llevaremos con nosotros. A veces, el estar en un entorno “extraño” facilita la creatividad y un inconveniente se convierte en una ventaja.

Si vas a necesitar acceso a internet y revisar tus correos te recomiendo que dejes esta tarea para el final de tu mini-jornada. Pocas cosas hay que no puedan esperar hasta mañana y empezar por tu correo va a multiplicar el riesgo de que tu concentración se vaya al carajo. Aparte de haber planificado trabajo para tu viaje es fundamental que, cada día, planifiques tareas para el siguiente.

Recomiendo no hacer exactamente las mismas cosas que haces en tu oficina (o en el mismo orden) para que el entorno, que a veces funciona como disparador de un hábito, no se convierta en una limitación.

Este último comentario tiene una excepción: la música. Trabajar con música (y auriculares) tiene varias ventajas cuando estamos en la oficina: por un lado asocia un elemento como la música a nuestros momentos de concentración y, por otro, el que los demás nos vean con auriculares disuade a los demás de interrumpirnos.

Como estás fuera de tu oficina, no vas a disuadir a nadie pero si te llevas en tu móvil (o en el dispositivo que uses) la misma música con la que trabajas eso puede ser un plus. Si no usas música habitualmente puedes experimentar con el ruido blanco. Descárgate, por ejemplo, en SimplyNoise el sonido que prefieras y prueba (tienes éste gratuito para probar). A mí me va más la música clásica o el chill out pero cada uno tiene sus preferencias.

Para viajar lleva unos auriculares sencillitos pero buenos, te recomiendo los que yo uso: Sennheisser MX170. Mi criterio cuando viajo es llevar cosas que estén bien pero que tampoco sea un drama que te las roben o las pierdas.

2. Antes de empezar a trabajar, enfócate.

El enfoque es algo que puede trabajarse y que consigue aumentar tu concentración y, por ende, tu productividad.

Trabajar tu enfoque es algo que puedes hacer en cinco minutos. Simplemente, antes de empezar a trabajar haz lo siguiente:

* Piensa en las tareas que vas a hacer hoy (las deberías conocer si has cumplido el paso anterior), céntrate en aquellas que requieran un extra de concentración pero, sobre todo, pregúntate por qué son importantes y cómo las vas a hacer.

* Imagínate a ti mismo haciendo estas tareas y terminándolas.

* Imagínate las consecuencias de haber hecho esas tareas perfectamente concentrado, sin interrupciones y manteniendo un ritmo perfecto.

Puedes hacer este breve ejercicio en el lugar que hayas elegido para trabajar o justo antes de desplazarte al mismo.

Esto es aplicable para todos los días de nuestra vida pero es especialmente importante cuando te encuentras en un entorno que, por sí mismo, te hace desenfocarte.

Visualizar es un elemento que te va a ayudar a conseguir los objetivos de tu mini-jornada de trabajo.

3. Trabaja tu concentración.

Esto no lo vas a poder hacer sobre la marcha sino que ha de ir entrenándose día a día. Cuando yo jugaba al ajedrez era capaz de estar horas sin levantarme de una silla, concentrado únicamente en la partida, en mi rival, etc. Es más, si me levantaba y hablaba con otros jugadores o gente del público era capaz de volver a la partida sin perder un ápice de concentración.

La concentración se entrena y permite anular el efecto hostil de una silla incómoda, una cafetería llena de gente o una interrupción inesperada.

Algo que mejora tu concentración es trabajar con bloques de tiempo fijos, lo que se conoce como Técnica Pomodoro. Puedes echar un vistazo a mi artículo “Pomodoro: Tomatazos contra mi falta de concentración”.

No menosprecies la importancia de los descansos y ten claro que un descanso es un cambio el tipo De actividad que estás haciendo. Levántate, estírate, da un pequeño paseo, observa a la gente, ¡no olvides que estás viajando!

Dos recomendaciones, después de que hayas leído el artículo:

1) Al principio, acorta los intervalos tanto como sea necesario. Un entorno hostil produce una situación de bloqueo que te impide empezar. Póntelo fácil. Empieza con 3 minutos dedicados a la primera de tus tareas que te has planteado hacer. Descansa, ¿ves? No es tan difícil. A continuación exígete un poquito más, hasta que llegues a un punto donde te encuentres satisfecho.

2) Cuando mejores, adapta los intervalos a tu necesidad. Esto de 25-5-25-5-25-5-25-15 no es una regla matemática. Ten en cuenta que estás de viaje y que has decidido trabajar x horas. Quizás decidas trabajar esas x horas parte en la mañana o parte en la tarde, quizás x no se adapte a los intervalos de Pomodoro. Be wáter my friend. No hay premios ni diplomas a quién mejor use Pomodoro ni cualquier otra técnica o sistema de productividad.

Y hablando de premios…

4. Prémiate cuando lo haces bien, no te frustres cuando lo haces mal.

No permitas que un mal rendimiento profesional arruine tu vida personal, es decir, si te vas de viaje con tu novia o amigos porque te gusta viajar, pero quieres aprovechar para trabajar, ten claro que tu prioridad es el viaje y el disfrute.

No tiene sentido que te vayas a la cafetería del hotel a trabajar, y como no te concentras, te amargas y jodes el resto del día con una cara más larga que la lista de cargos de la Gurtel. Esto es un LOSE-LOSE de manual y buscamos soluciones WIN-WIN. Experimenta y celebra las victorias, por pequeñas que te parezcan.

Pequeñas cosas: cómete un postre, tómate un café especial o saca entradas para el teatro de vuelta al hotel para una noche especial con tu pareja.

Para terminar, que esto se alarga mucho, una ráfaga de consejos que supongo que son evidentes pero, por si acaso, ahí van:

  • El dónde no importa demasiado si sabes qué estás haciendo y el cómo vas a hacerlo. Creo que es imposible dar un consejo sobre la ubicación perfecta porque es algo personal. Yo personalmente trabajo bien en cafeterías o en centros comerciales, donde hay por ejemplo plaza de comidas, donde no haya mucha gente. Lo que sí hago es aislarme. Si viajas con gente conocida y vas a trabajar, aíslate de ellos aunque eso suponga sacrificar la mejor ubicación.
  • Hablando de aislarte, es fundamental que pongas tu móvil en modo avión y, algo aún más importante, que comuniques a los demás tus rutinas de trabajo. Si quieres currar de 9 a 12 todas las mañanas, díselo no solo a los que viajan contigo sino también a los que se quedan en la oficina, clientes, etc. Evitar las interrupciones es siempre fundamental pero más en esta circunstancia de trabajar en un entorno extraño.
  • Te he ido dejando caer a lo largo del artículo algunos de los gadgets que yo uso en los viajes. Dos más: si usas portátil es importante llevar un cable de red para el hotel porque los Wifis son lo que son y a veces dependemos de la ubicación de nuestra habitación y, por otro lado, también es importante tener enchufes suficientes. Para este último caso yo me compré para casa este ladrón y últimamente me lo estoy llevando a los viajes. Abulta un poco pero es que de un solo enchufe sacas 4 y dos salidas USB adicionales.
  • Es importante establecer un ritual de cierre de jornada. Mi ritual de cierre siempre es la revisión diaria donde establezco las tareas del día siguiente. Siempre lo hago al final de mi jornada pero es más importante aun cuando viajas. Da por concluido tu jornada laboral y te permite disfrutar de tu viaje. Por otro lado, es fundamental conocer las tareas en las que debes enfocarte para el ritual de enfoque que te he propuesto en el punto 2.

¡Ah! Y no lo olvides: disfrutar y descansar son dos motores demasiado potentes para tu productividad como para obviarlos.

Espero que algo, aunque sea poquito, te sea de utilidad.