Simplifica, simplifica y, luego, simplifica

Las personas inteligentes son capaces de simplificar lo complejo; los tontos, en cambio, suelen complicar lo sencillo

Gerald Grumet

Simplificar es un hábito que no tiene precio en lo que a productividad personal se refiere. Hay mucha gente que no lo entiende y prefiere tratar de hacer funcionar complejos sistemas de productividad con abarrotadas listas de tareas.

Pues no hijo, no. Eso no funciona. Todo en esta vida tiene un límite y tu capacidad también. Por muy grande que ésta sea lo único que variará es el tamaño de la lista de tareas que la hará reventar. Y es que, productivamente hablando, también se puede morir de éxito.

Simplifica tu lista de tareas todo lo que puedas y eliminarás la necesidad de complejos sistemas y herramientas.

Las largas listas de hacer son uno de los problemas de los sistemas de productividad personal. Lo digo yo y lo dice gente de peso como Leo Babauta o Michael Linenberger.

¿Se puede simplificar nuestra lista de tareas?

Cuando trabajaba como responsable de resolución de incidencias de mi empresa siempre decía lo mismo: “la mejor incidencia es la que no existe”. Bien, pues en productividad personal el concepto es el mismo: la mejor tarea es la que no tienes que hacer.

Todo está relacionado: si te enfocas en unas pocas metas tendrás menos tareas asociadas y más posibilidades de éxito. Mucho no es sinónimo de más.

Últimamente, estamos viendo el sistema ZTD de Leo Babauta y éste, gran minimalista, incorpora algunos interesantes conceptos simplificadores en su sistema:

1) Desarrolla una mentalidad “dura”. Elimina.

Siempre que vayas a procesar algo que has capturado en tu sistema considera qué hacer en el siguiente orden: eliminarlo, archivarlo, delegarlo y, por último, hacerlo.

Parece una bobada pero funciona.

Simplifica además tus listas de proyectos y las tareas relacionadas con estos. Hazlo en las revisiones. La revisión semanal debe convertirse en el momento de la poda. Hay necesidades que desaparecen, tareas que ya no son necesarias, surgen nuevas posibilidades de delegación.

Piensa siempre en no hacer o, en última instancia, en que lo hago otro. Sé que suena un poco egoísta pero no lo es.

2) Conoce lo esencial.

Aquí lo hemos de tener muy claro. Lo que es esencial es lo que contribuye a alcanzar la meta que estás persiguiendo en este momento. Punto.

Del resto, puede haber tareas importantes y la mayoría, que serán simplemente tareas que hay que ir haciendo (y reuniones, llamadas y pérdidas de tiempo varias).

3) Empieza a decir no y reduce tus compromisos.

Si tú no conoces tus límites no pidas que los conozca quien te pide cosas. Le importan un comino. El punto 1 sonaba un tanto egoísta porque mucha gente tiende a ser egoísta cuando de encargar trabajo a los demás se trata. Sé duro pero justo.

Si aprender a decir no es importante, también lo es ser sincero y decir “no voy a llegar” cuando esto ocurra. La gente, cuando le razonas y te expresas con asertividad, suele ser comprensiva. Y sí, incluyo a los jefes en la categoría “gente”; al fin y al cabo son seres humanos aunque algunos no lo parezcan.

4) Simplifica tus entradas de información.

A ver, si hablamos de trabajo hay tres inputs terribles: llamadas, correo electrónico (o redes sociales si trabajas con ellas) y las reuniones.

Búscate la vida para que las entradas sean menos: negocia franjas con tus compañeros donde no haya llamadas, minimiza los destinatarios de tus correos, usa filtros automáticos, selecciona con cuidado extremo a quién convocas a una reunión, sé puntual, prepara las reuniones…

Simplifica las entradas a tu vida y simplificarás las salidas de la misma. Y, con suerte, alguna de esas salidas merecerá la pena.

5) Céntrate en las Big Rocks y en las MITs.

Si usas ZTD has determinado 3 tareas esenciales esta semana; asegúrate de que las haces.

Parece sencillísimo hacer tres cosas de un par de horas cada una en una semana de cuarenta horas de trabajo. Se trata del 15% de tu tiempo laboral. Te asombrarías de la cantidad de gente que no es capaz de tener control ni siquiera de ese 15% de su tiempo. Asegúrate de que tú no eres uno de ellos y, si lo eres, reflexiona y toma medidas.

Una vez que estés haciendo 3 tareas esenciales a la semana, intenta hacer 3 tareas importantes cada día. Te dejo que coincidan tus tres tareas esenciales con las importantes.

A esto se le llama avanzar, fluir.

6) Céntrate en lo que aporta mayor valor.

Hemos hablado mucho del coste de oportunidad y de Pareto y de su 80/20. Céntrate en las cosas importantes. Cantidad no suele ser casi nunca sinónimo de calidad.

Si sabes lo que es esencial y lo que es importante es mucho más fácil avanzar. Desarrolla tu enfoque y líbrate, en la medida de lo posible, de todo lo que no encaje en estas categorías.

Si tienes que dejar cosas sin hacer, y todos llegamos a ese punto, asegúrate de que no estás dejando sin hacer lo importante.

A los farsantes, se les suele descubrir, tarde o temprano.

7) Líbrate cuanto antes de lo que no es importante.

Todos tenemos que hacer cosas que ni son esenciales ni importantes. Si has seguido los seis pasos anteriores espero que sean unas cuantas menos. Con el resto, utiliza trucos: agrupa tus llamadas y hazlas todas de golpe, consulta tu correo únicamente cada x tiempo y ciérraloe cuando estés trabajando en algo importante, utiliza checklist para facilitar las tareas repetitivas, mantén un buen sistema de archivado digital y deja de usar papel…

Pequeños cambios en estas tareas menores te pueden proporcionar el tiempo que necesitas para ocuparte de lo esencial e importante.

Recuerda:

No se trata de trabajar más, se trata de trabajar mejor.

 

Imagen | Usabilidad

  • Joaquin Bresan

    Buena información amigo. Gracias por compartir.

    • Gracias a ti Joaquín por seguir pasando por aquí y sacar un momentito para dejar tus agradecimientos.

  • Pingback: Los 7 mejores artículos de productividad personal publicados en noviembre 2016 - Organización Personal()

  • Muy bueno

    Hace poco leí un libro El Esencialismo donde toca el tema de importancia explorar, evaluar, eliminar y ejecutar, y habla de varias cosas que mencionas en el post

    Simplificar es un hábito difícil de desarrollar, sin embargo cada vez es más necesario si queremos de verdad avanzar y vivir tranquilamente.

    • Gracias Albeiro, coincido plenamente en esto de simplificar. Por cierto, ¿el libro lo has leído en inglés directamente? ¿Es recomendable?

      • Lo lei en español Ruben. El libro es ideal para personas que estamos iniciando con el tema de la productividad el lenguaje es sencillo y fácil de leer.

        • Gracias Albeiro, lo anotaré en la lista de futuribles.