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GTD Fácil: 02 Procesar

La fase de “Procesar” es el corazón estratégico del sistema GTD y conlleva la que, en mi opinión, es la pregunta clave de todo el sistema:

¿Cuál es la acción a realizar?

 

Transformar las cosas que tenemos en la bandeja de entrada (ver GTD fácil: 01 Recopilar) en acciones es la verdadera clave que nos permitirá avanzar hacia el “Hacer” que no debemos olvidar que es lo que verdaderamente perseguimos con las técnicas de productividad.

Mediante la fase de procesado llevamos a cabo el vaciado de la bandeja de entrada que, si hemos hecho los deberes, será única y estará repleta de cosas a evaluar.

GTD fácil: 01 Recopilar

La primera fase de GTD es la de recopilar. Vale pero…¿qué recopilamos? David Allen dice que recopilamos “cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia, que creamos que debería ser diferente a como es y que sintamos la obligación interna de cambiar”.

Mi recomendación es abordar la adopción de GTD poco a poco, en concreto área a área de nuestra vida. Así que te propongo que delimites qué es lo que quieres abordar: tu vida personal o tu vida profesional o partes delimitadas de éstas. Antes de empezar a dedicar muchísimo tiempo a algo nos gustaría comprobar que ese algo funciona ¿no? Lo contrario no sería demasiado productivo.

GTD fácil

En entradas anteriores hemos visto algunos motivos por los que son necesarias las técnicas de productividad:

¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (I)

¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (II)

Asimismo hemos empezado a ver que la productividad es parte de un todo, de una manera de pensar:

¿Qué necesitas para empezar con GTD?

Si tecleas GTD en un buscador de Internet, Google por ejemplo, te vas a ver inundado por un montón de referencias tanto a libros, páginas web, como programas informáticos. Ante semejante panorama lo normal es que nos sintamos un tanto desbordados.

Mi opinión es que debes empezar a practicar con GTD con sólo dos elementos: papel y boli. Cuando lleves un tiempo con estos dos elementos y, sobre todo, cuando domines los fundamentos del sistema (4-6 meses) será el momento de decidir qué aplicación se adapta más a tus necesidades (o quizás decidas seguir con el papel y bolígrafo).

¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (II)

En una entrada anterior (ver ¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (I)) hablaba de algunos motivos que aconsejan en uso de técnicas de productividad. Sigamos desgranando más motivos importantes a este respecto.

Las técnicas de  productividad te ayudan a diferenciar lo urgente de lo importante o, cuando menos, te ayudan a gestionar mejor lo urgente para que tengas tiempo de pensar en qué es lo importante. Las clásicas listas de prioridades A-B-C se limitan a mejorar la gestión de tareas pero no se preguntan si esas tareas son realmente necesarias, si conllevan alguna acción por nuestra parte o pueden ser archivadas/eliminadas, etc.