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GTD Fácil: Proyectos (II)

“El planificador con más experiencia del mundo es tu propio cerebro” [David Allen]

Tras haber introducido el tema de los proyectos en GTD (ver la entrada “GTD Fácil: Proyectos (I)”), vamos a acercarnos esta semana a lo que David Allen llama proyectos, es decir, resultados que requieren de más de una acción para ser obtenidos. En su primer libro Getting Things Done, el amigo David habla de “El modelo de planificación natural”. Según él, “cuando la gente planifica de una forma más natural e informal, libera una gran cantidad de estrés y obtiene mejores resultados”.

Esta planificación “garabateada en el reverso de un sobre” no siempre es posible ya que ciertos proyectos pueden exigir una metodología de gestión de proyectos. De esto último hablaremos en el último apartado dedicado a los proyectos.

GTD Fácil: Proyectos (I)

Hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta” [Alvin Toffler]

 

Los proyectos merecen un apartado propio en esta introducción a la teoría del GTD. Personalmente manejo dos tipos de proyectos:

1) Lo que David Allen llama proyectos, es decir, resultados que requieren de más de una acción para ser obtenidos. Siendo puristas del GTD, “organizar una reunión” es un proyecto ya que conlleva varias acciones: reservar la sala, convocar a los asistentes, preparar la documentación, etc.

GTD Fácil: 05 Hacer

Por fin llegamos a la madre del cordero: el momento de hacer algo. Puede parecer un tanto irónico pero se supone que de las cinco fases de GTD, cuatro se dedican a la organización y sólo la última habla de “hacer” (no olvidemos que hacer es el objetivo último de todo sistema de productividad y además hacerlo de la mejor manera posible).

Según lo visto hasta el momento se nos pueden presentar ante nosotros tres tipos de acciones o trabajos a realizar:

GTD Fácil: 04 Revisar

La revisión es quizás la fase más sencilla de GTD y a la vez la más difícil de llevar a cabo. Debe ser eso de que el sentido común es el menos común de los sentidos.

Revisar nuestras listas en un hábito y una herramienta a la vez y hemos de dedicar el tiempo justo a analizar nuestro sistema GTD. La medida está en sentirnos cómodos con lo que estamos haciendo o lo que es lo mismo: confiar en nuestro sistema.

¿Qué es lo que necesitamos revisar?

GTD Fácil: 03 Organizar

Las personas que peor utilizan su tiempo son las primeras en quejarse de su escasez

(Jean de La Bruyére)

 

La fase de Organizar es un fase que, en mi caso, realizo en buena medida a la par que proceso (ver GTD Fácil: 02 Procesar). Se trata básicamente de dejar las acciones que hemos procesado en el sitio adecuado.

Es una fase un tanto rara ya que los “sitios adecuados” los vas creando cuando empiezas con GTD pero una vez que has consolidado tu sistema dejas de crear esos sitios y te limitas a dejar las acciones derivadas de la fase procesar en los “sitios adecuados” (que ya son finitos y dejan de crecer).