Si tecleas GTD en un buscador de Internet, Google por ejemplo, te vas a ver inundado por un montón de referencias tanto a libros, páginas web, como programas informáticos. Ante semejante panorama lo normal es que nos sintamos un tanto desbordados.

Mi opinión es que debes empezar a practicar con GTD con sólo dos elementos: papel y boli. Cuando lleves un tiempo con estos dos elementos y, sobre todo, cuando domines los fundamentos del sistema (4-6 meses) será el momento de decidir qué aplicación se adapta más a tus necesidades (o quizás decidas seguir con el papel y bolígrafo).

En una entrada anterior (ver ¿Por qué necesitas técnicas de productividad? (I)) hablaba de algunos motivos que aconsejan en uso de técnicas de productividad. Sigamos desgranando más motivos importantes a este respecto.

Las técnicas de  productividad te ayudan a diferenciar lo urgente de lo importante o, cuando menos, te ayudan a gestionar mejor lo urgente para que tengas tiempo de pensar en qué es lo importante. Las clásicas listas de prioridades A-B-C se limitan a mejorar la gestión de tareas pero no se preguntan si esas tareas son realmente necesarias, si conllevan alguna acción por nuestra parte o pueden ser archivadas/eliminadas, etc.

El principal motivo de la necesidad de técnicas de productividad es el tratar de tener un control sobre las cosas y no llegar a que sean las cosas las que nos dominen a nosotros. Alguien que no aplica ninguna técnica de productividad vivirá inmerso con mayor frecuencia de lo que creemos (y sobre todo, de lo que cree el mismo) en un maremágnum de tareas pendientes, reuniones, llamadas por contestar, etc.

Esa sensación que a todos nos invade por momentos, y en la que muchos naufragan día tras día, de no tener tiempo para nada es terrible. En dosis moderadas provoca una ansiedad importante y en dosis elevadas puede derivar en un estrés con consecuencias muy importantes para nuestra salud.