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¿Qué falla en mis reuniones?


Hay un remedio para las culpas, reconocerlas

Franz Grillparzer

 

Ya hemos hablado sobre la parte formal de las reuniones en “Breve manual para organizar tus reuniones”. No obstante, y dado que las reuniones son una forma de interrupción tremendamente dañina si se usa mal, me parece interesante reforzar el tema con algunas reflexiones adicionales.

Una reunión puede estar correctamente convocada, magistralmente moderada, etc. y, sin embargo, seguir fallando en los puntos más básicos.

¿Cuáles son estos puntos?

La matriz de los valientes

Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos

Goethe

Existe un método de toma de decisiones que resulta muy interesante para los sistemas de productividad. Éste no es otro que la matriz de Eisenhower. Se llama así porque, ni más ni menos que Dwight David Eisenhower (“Ike” para los amigos) fue su creador. Sí, resulta que el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos era un fanático de la gestión del tiempo.

La matriz se popularizó de la mano de Stephen Covey otro crack (esta vez de la gestión y el cambio personal) en su bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva , en concreto en el tercer hábito “Establezca primero lo primero”.

Aprieta las tuercas a tus resultados

La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso.

Peter Drucker

Ya hemos hablado varias veces de la importancia de pensar en resultados y de concretar tus metas. Si insisto en este tema es porque me parece lo más difícil de un sistema de productividad y, a la vez, lo más potente.

El otro día me comentaba un compañero que los Sistemas de Calidad en la empresa pueden verse de dos maneras: como una imposición o una carga adicional o como un camino para conseguir la misión de la empresa a través de la visión y los objetivos fijados por la propia organización. Sólo este segundo punto de vista conseguirá que no veamos la Calidad como una “coñazo” (con perdón) y sí como una ayuda o una herramienta facilitadora.

Listas de control: 6 ejemplos reales

Innovar es encontrar nuevos o mejorados usos a los recursos de que ya disponemos“.

Peter Drucker

Podemos encontrarlas bajo diferentes nombres: lista de control, checklist u hoja de verificación. David Allen las cita en su libro GTD pero no son algo exclusivo o inventado por él (como casi nada, por otra parte, como él mismo reconoce).

Una lista de control es simplemente una lista donde registramos acciones a llevar a cabo cuando queremos conseguir un propósito determinado.

Se suelen poner dos ejemplos arquetípicos: la lista que usan los pilotos para hacer que un avión despegue y las listas que se usan los hospitales en la preparación de quirófanos.

Pon un # hashtag en tu email

Entre dos explicaciones, elige la más clara; entre dos formas, la más elemental; entre dos expresiones, la más breve.

Eugeni d’ Ors (1881-1954) Escritor español.

 

Hace poco he diseñado una aplicación informática (retomando viejos tiempos) que envía correos electrónicos automáticos a determinados roles y en determinados estados. He aplicado un par de ideas de productividad en estos correos que me gustaría compartir con vosotros.

Me voy a centrar hoy en el asunto de los correos que envía. Para que os hagáis una idea y obviando el cuerpo de los correo que no tiene ningún interés, el asunto de estos correos automáticos el de tipo: