«La prueba para una vocación es el amor al trabajo pesado que entraña«

Logan Pearsall Smith

Las reuniones son un “mal necesario” en muchos trabajos. Una reunión básicamente es una interrupción de tu productividad (dejas de hacer) pero puede convertirse en un elemento necesario para desatascar situaciones.

A continuación te dejo una docena de pautas que mejorarán la efectividad de las reuniones en tu organización:

1. Reduce el número de reuniones

Cada reunión tiene un elevadísimo coste para la organización. Multiplica la duración de la misma por el coste/hora de cada uno de los asistentes.

Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro (y de mejora de la productividad) y, en consecuencia, de incremento del beneficio empresarial.

Hazte la pregunta: ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es “inevitable”. Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

2. Trata de acotar la duración de las reuniones

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimiza el número de asistentes a la reunión

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si la presencia de una persona no es esencial para la reunión, convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Ya le mandarás el acta.

Es crucial diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la misma. Esto aplica especialmente a los “jefes”.

Es fundamental asignar un papel a cada participante.

4. Revisa las acciones pendientes de la anterior reunión (si las hay)

Sobre todo si la reunión es periódica es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes de la última reunión. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber sido iniciadas al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas por sus responsables desde ese momento.

5. Elabora siempre un orden del día

Un orden del día se compone básicamente de:

• Propósito de la reunión y objetivos a lograr.
• Asistentes (y lugar, fecha, hora y duración).
• Los temas a tratar en la reunión.
• La persona que expondrá cada unos de esos temas.
• El tiempo dedicado a cada tema.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.
Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión.

Es muy conveniente incluir en el orden del día diez o quince minutos “libres” al final del mismo, para cerrar resumir la reunión, cerrar acuerdos y siguientes acciones.

6. Envía el material adicional con la antelación suficiente

Si vas a discutir un informe, adjúntalo en la convocatoria. Ya hemos dicho que el orden del día y las acciones pendientes forman parte también de dicha convocatoria.

El plazo con el que convoques una reunión es crítico ya que tiene unos umbrales que no debemos superar. La antelación mínima debería ser de 24 h. Tampoco conviene convocar con demasiada antelación ya que provocarás que los asistentes se olviden de la reunión hasta el último momento y al final acabaren leyéndose el informe, por los pasillos, de camino a la reunión.

No imprimas el material y lo repartas en la reunión. Es responsabilidad de los asistentes la lectura y preparación del mismo.

7. Cuida la puntualidad al empezar y al finalizar la reunión.

Lo primero, es que tú, como organizador, llegues siempre con antelación. Si el organizador no da ejemplo, mal empezamos. Si necesitas preparar un cañón de proyección, el portátil o lo que fuera, no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión. Si comienzas alterando el orden del día por tu propia ineficiencia es muy probable que la reunión acabe siendo un desastre.

Deberías aplicar idéntica puntualidad a la hora de terminar la reunión. Si por lo que sea, debes alargarla un poco más, consulta con los asistentes su disponibilidad y asegúrate de que la sala no está ocupada para otra reunión. No penalices a tus compañeros por tu falta de organización.

8. Asigna roles

El organizador de la reunión, al iniciarse la misma, debe tener claros los roles o asignarlos explícitamente. Los roles manejados suelen ser:

• Líder: Es el que tiene claro los motivos, objetivos, restricciones y el alcance de la reunión.
• Facilitador: Es la persona que, durante la reunión, guía al grupo a través de las diferentes fases. Ejerce de dinamizador y media en la resolución de conflictos o en la toma de decisiones.
• Anotador: Se dedica a la redacción del acta, entendida esta como la recopilación de puntos clave, acuerdos, decisiones y siguientes acciones a llevar a cabo.
• Colaborador: Idealmente deben serlo todos los asistentes ofreciendo ayuda y centrando la discusión cuando ésta se va “por los cerros de Úbeda”.
• Experto: Aporta conocimiento especializado sobre los temas tratados cuando así se le requiere.

9. Acuerda el modelo de toma de decisión que usaréis

Es conveniente dejar claro cómo se van a tomar las decisiones y acordarlo explícitamente con el grupo. Algunos modelos posibles (todos tienen sus pros y sus contras) son:

• Voto por mayoría (lo más común aunque deja “descontentos”).
• Por consenso del grupo (lo preferible aunque lleva tiempo y práctica).
• El líder es el que toma la decisión (lo más rápido).

10. Mantén el rumbo de la reunión

El principal objetivo del facilitador de la reunión será que ésta sea útil. Esto supone:

• Tratar todos los temas previstos en el orden del día.
• Tomar decisiones por parte del grupo.
• Determinar las siguientes acciones a llevar a cabo (qué, quién, cuándo).

El facilitador también debe velar porque sean escuchados todos los puntos de vista y debe dar tiempo al grupo para pensar alternativas. El tiempo es necesario para que surja la creatividad.

Es preferible que las alternativas surjan del grupo o que el facilitador pida a alguien que haga de “abogado del diablo” a que sea el líder quien las exponga directamente.

Es importante anotar en un rotafolios las cuestiones cerradas durante la reunión o las aportaciones importantes. El hecho de que estén a la vista de todos, impedirá retomar temas zanjados y entrar en bucle.

11. Resume la reunión

Es más que posible, que tu percepción de los temas tratados sea diferente a la del resto de los presentes. Asegúrate de resumir en voz alta los puntos de clave, las decisiones y las siguientes acciones.

Confirma que los responsables de las acciones saben en qué consisten éstas, para cuándo deben estar hechas y que asumen su responsabilidad en su seguimiento y/o realización.

12. Elabora el acta de la reunión y envíala

La redacción del acta de reunión es fundamental. No obstante, debe ser un documento práctico no un ensayo literario. Si no, no la leerá nadie.

Refleja acuerdos y siguientes acciones (qué, quién, cuándo). Poco o nada más.

Si sabes que vas a tener el rol de anotador, puedes reservar en tu calendario un tiempo para la redacción del acta tras la reunión. Demorar la redacción y el envío del acta es algo dolorosamente frecuente y conlleva que, para cuando solemos hacerlo, ésta ya no tiene ninguna utilidad.

El acta de reunión debe enviarse a los asistentes y a todas aquellas personas que deban estar informadas de los acuerdos o se ven afectadas por las siguientes acciones.

Y esto es todo.

¡Ah! Una cosa más. Apaga tu móvil, PDA, portátil o cualquier otro aparatejo que tengas al entrar. En las reuniones de antes podías whatsappear, en las que hagas siguiendo estas pautas se requerirá toda tu atención.

*Nota: Este artículo fue publicado originalmente en «Una docena de…» bajo el título «Una docena de sencillas pautas que mejorarán tus reuniones»