“Las urgencias mal gestionadas son la fuente de tu estrés”

Michael Linenberger

Estoy leyendo desde hace unos meses sobre  el sistema de productividad personal MYN de Michael Linenberger, descrito en su libro “Master your workday now!”.  El libro ha sido nº 1 durante mucho tiempo en la lista de los más vendidos en su categoría aunque, por desgracia, sólo podemos encontrarlo en inglés (a pesar de ser de 2010). Hay que tener en cuenta que MYN en un sistema posterior a GTD, ZTD, Autofocus o DIT, y bebe de todos ellos aunque mantiene un carácter propio y me está resultando altamente interesante.

Si la semana pasada vimos el concepto de horizonte, hoy vamos a ver cómo se implementa MYN que, como no podía ser de otra manera, utiliza listas.

Antes de eso 2 claves o principios que aplica MYN y que ya encontramos en GTD:

• Es fundamental recopilar todo en único sitio. En el caso de MYN este sitio es tu sistema MYN que estará implementado bien en papel (desaconsejado), bien en un documento de un procesador de texto (lo más primitivo), bien en Microsoft Outlook (si eres un profesional con limitaciones para usar otros productos no corporativos) bien en Toodledo que es una herramienta que he probado específicamente con MYN y, sinceramente, me ha gustado.
• Es fundamental convertir todo en acciones. Un email no es una tarea y aunque implementes MYN en Outlook es muy importante que conviertas tus emails en tareas haciéndolos accionables (en Outlook básicamente es arrastrar el mail a la zona de tareas y cambiarle el título; en Toodledo reenviándote el correo original a una dirección de Toodledo cambiándole el asunto). MYN bebe directamente de GTD (y así lo reconoce) cuando dice que es fundamental determinar “la siguiente acción” de cualquier tarea e incluirla en el sistema.

Pero no corramos antes de andar. Voy soltando pinceladas que cobrarán más sentido según veamos cómo funciona MYN.

El corazón son las siguientes 3 listas (las dos primeras dentro de nuestro horizonte productivo, son denominadas “zonas de urgencia” y, la tercera, más allá del mismo, es una zona que podríamos decir de incubación):

1) Critical Now List (CNL).

En esta lista vamos a incluir las tareas que deben ser hechas hoy. Ojo y muy importante: las “tareas que deben ser hechas hoy” quiere decir las que vencen hoy porque tienen una fecha impuesta por alguien, que no somos nosotros, que acaba hoy.

Algo que Michael Linenberger desaconseja muy efusivamente es ponerle fechas subjetivas  a tareas que realmente no la tienen. Básicamente dice que si pervertimos nuestro sistema con fechas autoimpuestas, nuestro sistema crecerá demasiado y, al final, acabaremos negándonos a revisarlo convenientemente porque, aunque sea inconscientemente, sabemos que es un nido de falsos compromisos.

Si esta lista está vacía, porque nada vence hoy, perfecto. No tiene por qué contener ninguna tarea. Es más, esto sería el súmmum.

2) Opportunity Now List (ONL).

En esta lista vamos a incluir las tareas que, si bien no deben ser hechas hoy, abordarías si tuvieras la oportunidad de hacerlo. Son las tareas que caen dentro de nuestro horizonte productivo, esto es, que deben ser hechas mañana, durante la semana o aproximadamente en los próximos diez días.

Por “tener la oportunidad” entendemos el hecho de que tengas tiempo disponible tras haber liquidado tus tareas críticas (CNL) y, naturalmente, tus compromisos agendados (reuniones, viajes, etc.).

3) Over-the-Horizon List (OHL).

En esta lista vamos a incluir todas las tareas que tengas en la cabeza que pueden esperar diez o más días para hacerse.

Al igual que GTD, MYN dice que es bueno recopilar todo, primero, para que no se te olviden las cosas y, segundo, porque cualquiera de estas tareas podría convertirse en “urgente” y tener que moverse a una de las dos primeras listas. De momento, no te preocupes por cómo averiguamos si la urgencia de una tarea ha variado, lo veremos la próxima semana.

MYN propone que, para empezar, es necesario que pienses un ratito en cada lista e incluyas las tareas que se te ocurran dentro de cada una, siguiendo los anteriores criterios. No más de un minuto por lista. Lo importante es arrancar.

Que conste que yo con GTD empecé de igual manera y me salté un poco las directrices de San Allen quien en su primer libro “Getting things done” aboga por una exhaustiva revisión inicial, que ocupa varias páginas de su libro, y que a mí siempre me ha echado un poco para atrás, por lo exigente que es.

Y ésta es un poco la base de MYN. Es muy sencillo y fácilmente implementable. MYN, como veis, hace énfasis en las urgencias ya que su teoría dice que son las urgencias las que nos provocan estrés y que son las urgencias las que nos impiden, en caso de que no seamos capaces de controlarlas, pasar a un plano más elevado (la perspectiva de GTD).

La próxima semana veremos cómo gestionar el sistema ya que hoy nos hemos limitado a explicar la foto estática del mismo.

Imagen | Beyond the breakers