“Si quieres asegurarte de que un encargo se cumple, necesitarás hablar con la persona encargada antes de la fecha de entrega”

Michael Linenberger

Por la naturaleza de mi trabajo manejo mucho la lista #EnEspera de GTD. Para el que no lo sepa, o use otro nombre para ella, es la lista en la que tenemos las acciones delegadas en terceras personas. Es una lista fundamental para poder seguir estas tareas y reclamarlas cuando sea necesario.

El caso es que leyendo “Master your worday now!” y en coherencia con su idea de simplificación  de listas y, además, listas con pocos elementos, Michael Linenberger aboga por eliminar esta importante lista.

¿Por qué eliminar la lista de #EnEspera?

Dos motivos, al menos para reflexionar:

1) En la lista de #EnEspera no tenemos ningún indicativo de cuándo han de ser reclamadas las acciones delegadas. Esto hace que, cada vez que revisemos la lista, tengamos que pensar para cada elemento si es el momento oportuno de reclamarlo o no.

2) Mantener una lista más nos implicará un proceso de revisión adicional, normalmente diario,  que además contiene indiscriminadamente elementos con diferentes necesidades. Si no lo hacemos bien es muy posible que estemos revisando elementos sobre los que “sabemos” que no es necesario hacer nada, con la consiguiente pérdida de tiempo y eficiencia.

¿Y cuál es la alternativa a la lista de #EnEspera?

La alternativa en el sistema MYN simplemente crear acciones e incluirlas en la lista correspondiente; crear una acción del tipo “Reclamar a Pepito el informe que me prometió en la reunión de compras” y que esta acción aparezca en nuestro sistema cuando queramos hacer este seguimiento.

Para utilizar esta técnica, es muy interesante que la implementación de nuestro sistema permita recopilar acciones pero que no aparezcan hasta que realmente sea necesario hacerlas o, al menos, tenerlas en el radar. En otras palabras: programarlas. Esta necesidad ya la veíamos la semana pasada en los diferimientos estratégicos.

En Toodledo es muy sencillo. Si no usas Toodledo  deberás tirar de tu calendario bien en papel o bien en electrónico (Google Calendar, Outlook, etc.):

1) En papel, anotarás la acción en el día que estimes que es correcto preguntar por cómo va.

2) En electrónico lo mismo, con la ventaja de que muchos sistemas pueden enviarte una alerta a la bandeja de entrada de tu sistema de productividad.

La verdadera clave es invertir unos segundos, cuando surge la tarea delegada, en pensar quién la debe de hacer, para cuándo debe estar y cuándo es un momento idónea para reclamarla. Entonces, creas la acción programada.

Asignación de tareas.

Hay situaciones mejores que otras para delegar una tarea, máxime si  la tarea no  es parte de un flujo de trabajo convenido. Estas situaciones son siempre cara a cara, es decir, cuando estamos físicamente con la persona en quien vamos a delegar. El acuerdo será mucho más claro y se puede negociar la fecha de necesario cumplimiento o incluso convenir cuándo hacer el seguimiento.

El problema es que las ideas (o necesidades) tienen la mala costumbre de aparecer en momentos diferentes a cuando necesitamos enumerarlas; por eso, es importante recopilar todo en nuestro sistema de productividad personal en cuanto surge.

Podemos utilizar el nombre de las acciones para estos (y otros) menesteres. Por ejemplo, si tienes una necesidad de que alguien te ayude con algo anota una acción del tipo “Asignar a: #alguien”. Esto te va a facilitar, por ejemplo si eres el responsable de un equipo, asignar todas las tareas necesarias a tu gente. Simplemente buscar por “Asignar a:” en tu lista de próximas acciones durante la reunión semanal y ahí aparecerán todas las tareas a delegar.

También es útil si vas a estar con “Pepe”, o incluso si Pepe aparece por sorpresa en tu mesa,  buscar por #Pepe y tener todas las acciones pendiente con esta persona en unos pocos segundos.

Semana corta, entrada corta. Pero, oye, ¡importante! ¡Disfrutad del puente los que podáis!

Imagen | Flickr photo by Nguyen Vu Hung (vuhung) shared under a Creative Commons (BY) license