“Cualquier esfuerzo resulta ligero con el hábito”

 Tito Livio

En las dos entregas previas sobre hábitos productivos :

¿Cómo adquirimos nuevos hábitos productivos? (I)

¿Cómo adquirimos nuevos hábitos productivos? (II)

hemos hablado sobre qué es un hábito y cómo se adquiere , en general. 

Existen hábitos en diferentes contextos: físicos, afectivos, sociales, emocionales, de higiene, etc. En nuestro caso, vamos a centrarnos en lo que denominaremos hábitos productivos.

Un sistema de productividad  se basa en la creación y desarrollo de hábitos productivos, mucho más que en las herramientas, tecnológicas (o no), mediante las que se implementa. 

Algunos de los hábitos productivos más importantes, desde mi experiencia, serían:

1)  Anotar todo lo que ronda tu cabeza en cuanto surja.

Es suficiente un bolígrafo y una libretita. Eso sí, deberás ir con este instrumental a todos los sitios ya que las cosas (ideas, tareas, etc.) aparecen cuándo y dónde menos te lo esperas.

2)  Dejar todas estas notas en un único sitio.

Tu mente descansará y dejarás de sentir estrés, si y sólo si, eres capaz de capturar todo lo que la distrae e introducirlo en tu sistema de productividad. Si capturas mediante varios medios (varias libretas, el móvil, tu PC, portátil, PDA, etc.) lo fundamental es que todo acabe en el mismo sitio: tu sistema.

3)  Repasar diariamente ese punto único y convertir las “cosas” en “acciones”.

Es fundamental transformar las “cosas” en acciones concretas. Si algo no es transformable en acciones concretas, en realidad no es nada, ni sirve para nada. Especialmente útil es transformar el asunto de un correo electrónico (casi todo el mundo trabaja con este medio) en algo accionable y concreto. Se pierde muchísimo tiempo debido a una mala comunicación y, lo que es peor, nadie sabe lo que hay que hacer tras todo ese tiempo invertido.

4)  Realizar las acciones que te llevarán menos de dos minutos.

La regla de oro del GTD, aplicable también fuera de este este sistema, es: si lo que estas tratando se puede hacer en menos de dos minutos hazlo ¡ya mismo!

El sentido de esta regla es que si te cuesta menos hacer algo que gestionarlo (anotarlo, procesarlo, delegarlo y seguirlo, etc.) hazlo ya y evita toda esa gestión superflua.

5)  Preparar al final de la jornada las tareas más importantes de mañana. 

Un hábito que puede cambiar tu vida es determinar, como dice Leo Babauta, las TMI del día, es decir, las tareas más importantes. Hazlo al acabar tu jornada o antes de empezar la misma y, por supuesto, llévalas a cabo.

6) Abordar primero las acciones más importantes (o las más “desagradables”).

Utiliza con sabiduría tu energía. Normalmente la primera hora de la mañana (o tras un breve periodo de “calentamiento”) es el momento ideal para afrontar las tareas más duras. Si no lo haces en este momento, te resultará mucho más difícil durante el resto del día.

7) Aprende a usar contextos.

Los contextos, simplificando, son circunstancias o espacios físicos desde donde puedes llevar a cabo determinadas acciones. Agrupar las acciones por contextos: “Oficina”, “Compras” o “Excel” facilitará una continuidad en las mismas y el que no tengas que pensar en qué hacer cuando ya estás inmerso en un determinado contexto.

8) Revisar semanalmente todo tu sistema y hacer balance.

Si la preparación diaria de tus TMI es fundamental, no lo es menos su revisión equivalente semanal. Aquí debes revisar las cosas con una mayor amplitud de miras. Al conjunto de acciones que persiguen una meta en común solemos denominarlo “proyecto” y éste es el momento ideal para revisarlos, crear nuevos o dar por finalizados otros.

9) Establecer metas en  tus diferentes áreas de responsabilidad.

Establecer metas es una actividad básica de tu productividad. Tu vida es un todo que puede dividirse en diferentes apartados que denominamos “áreas de responsabilidad” (por ejemplo, “trabajo”, “formación”, “familia”…). Asegúrate de que todos tus proyectos caen dentro de algún área de responsabilidad y trata de llevar un vida equilibrada avanzando en todas ellas.

10) Descomponer las cosas complicadas en proyectos.

Acostúmbrate a simplificar. La sencillez es buen aliado de la productividad. Si una tarea parece que te supera, siéntate y descomponla en tareas menores. Utiliza esta técnica sucesivamente hasta que las tareas sean acciones que puedes abordar sin ningún problema. Trata tus metas de idéntica manera, define submetas y plazos más cortos de consecución y todo te irá mucho mejor.

Cada uno de estos hábitos tiene una función y, si bien requerirían de una explicación más en detalle, de momento es suficiente con que nos vayan sonando.

Artículo originalmente publicado en ¿Qué aprendemos hoy?