«El infierno es esperar sin esperanza«

André Giroux

Nadie está a salvo de llegar tarde a una cita y, si no, a ver quién se atreve a tirar la primera piedra. Yo mismo, que odio la tardanza (y a los tardones) llegué tarde la semana pasada a una reunión…¡que yo había convocado!

Mi error fue fiarme de mi memoria y no consultar el calendario, pensando que el inicio de la reunión estaba fijado para media hora más tarde (la hora habitual, ya que era una reunión periódica) del inicio real.

Está bien confiar en el sistema pero no tanto como para ni siquiera consultarlo.

La consecuencia fue clara: veinte minutos de retraso por mi culpa (en mis mundos de fantasía llegaba diez minutos antes) y pérdida de tiempo total para los cinco asistentes. Eso, en la parte evidente. En lo intangible, podemos sumar que si quieres mantener la hora de fin de la reunión (otra “ley” permanentemente mancillada) tienes o que correr más, resintiéndose la calidad de la presente,  o convocar una nueva reunión. En todos los casos nadie gana y todos perdemos.

El gran drama de los retrasos es pues que, habitualmente, afectan a más de una persona. Especialmente todo lo que tenga que ver con reuniones.

Si tradujésemos en coste directo lo que supone cada reunión estoy seguro de que muchas no se harían por pura vergüenza. Si encima parte de ese coste es “para esperar a un tardón” ni te cuento. Y si, por supuesto, la gente nunca se lleva algo para hacer mientras espera (un hábito productivo pero no común), directamente es tiempo y dinero que se va por el desagüe.

Quien espera a un tardón no tiene cien años de perdón, si acaso cien años de desesperación.

Simplemente como referencia, un trabajador mileurista se calcula que le cuesta a una empresa 9,5 € la hora. Te animo a que calcules cuánto cuesta cada reunión siguiendo este patrón. Si además lo quieres hacer más “fino” deberías añadir los costes indirectos (desplazamientos al lugar de la reunión, etc.). Una curiosa herramienta es ésta que te permite calcular en tiempo real lo que está costando esta reunión.

¿Qué podemos hacer para evitar llegar tarde?

En mi opinión, dos claves:

1) Utilizar el punto SWEET que describe Mark Forster en su libro “Get everything done and still have time to play”. SWEET es un acrónimo de (Stop Working on Everything Else Time) y se refiere al momento en el que tengo que dejar todo lo que estoy haciendo para llegar puntual a la cita.

Para calcular el punto dulce (sweet) de una cita lo hacemos de atrás para adelante. Si, por ejemplo, la cita es a las 12 del mediodía:

11:55 Quiero llegar cinco minutos antes. Esto, por educación y porque me sirve de pequeño “colchón” ante cualquier imprevisto menor.

11:45 Nunca he estado en ese lugar y calculo que me llevará 10 minutos buscar el sitio exacto una vez aparcado el coche.

11:15 Tengo media hora de viaje, que no se lo salta un gitano.

11:05 Tengo que bajar al garaje y coger un coche de empresa. Papeleo y comprobaciones me llevan otros 10 minutos.

En el ejemplo anterior, el punto SWEET son los 11:05. Es en ese momento y no otro, si quiero llegar puntual, cuando tengo que dejar todo lo que estoy haciendo y ponerme en marcha hacia mi cita.

Es este momento de las 11:05, y no la hora de la reunión, el que tengo que gestionar mediante mi sistema de productividad y en el que tengo que enfocar mi atención. Mi sistema debe “avisarme” o mis hábitos proporcionarme la seguridad de que tengo en “mi radar” el punto SWEET.

2) La segunda clave es la preparación de la cita (si ésta lo requiere, naturalmente). Volvamos al caso de una reunión. Como veis, en el cálculo del punto SWEET no se han incluido acciones como: imprimir los papeles que llevaré a la reunión o preparar mis puntos de intervención, preguntas, etc.

Todo esto debe detectarse a la hora de planificar la reunión y éstas acciones deben haber sido ejecutadas previamente al punto SWEET (durante este mismo día o incluso antes) de tal manera que, con las prisas, no nos olvidemos de nada.

Ir a una reunión sin nada preparado es una forma más sutil de perder el tiempo pero igual de letal.

Aquí nos pueden ayudar las check list o listas de control para que no se nos olviden acciones que siempre llevamos a cabo, previamente a una reunión (podemos hacer listas diferentes como organizador y como asistente). Especialmente interesantes si tú eres quien da una charla o formación y no quieres hacer un ridículo importante por falta de pilas, proyector o incluso la propia presentación.

Por lo tanto: punto SWEET y preparación.

Ser un tardón, como todo, es un problema que requiere de análisis y acciones encaminadas a solucionarlo. Ponte a ello si quieres cambiar.

¡Ah! Y no te engañes. Aunque seas el jefe, cuando llegas tarde, quedas igualmente «como el culo».

Imagen | Jefe enfadado