“Mucha gente fracasa al tener que revisar una lista de tareas demasiado grande”

Michael Linenberger

Estoy leyendo desde hace unos meses sobre  el sistema de productividad personal MYN de Michael Linenberger, descrito en su libro “Master your worday now!”.  El libro ha sido nº 1 durante mucho tiempo en la lista de los más vendidos de su categoría en Amazon.com  aunque, por desgracia, sólo podemos encontrarlo en inglés (a pesar de ser de 2010). Hay que tener en cuenta que MYN en un sistema posterior a GTD, ZTD, Autofocus o DIT, y bebe de todos ellos aunque mantiene un carácter propio y me está resultando altamente interesante.

Si en las semanas anteriores hemos visto los conceptos de horizonte productivo, las 3 listas en las que se basa MYN y la necesidad de revisar el sistema, hoy vamos a ver cómo mantener las dos principales listas dentro de las dimensiones sugeridas mediante los diferimientos estratégicos.

Recordemos brevemente que los límites sugeridos son:

1) Critical Now List (CNL): debe tener un máximo de 5 elementos.

2) Opportunity Now List (ONL): debe tener un máximo de 20 elementos.

3) Over-the-Horizon List (OHL): no tiene límite pero debe ser gestionable.

Quiero hacer una parada en el comentario de la tercera lista. Una lista que no podamos revisar de un solo golpe de vista, es decir, que ocupe más de una página si tu sistema es en papel o que cuya revisión lleve demasiado tiempo, se convierte en inmanejable. El resultado inmediato es que, como nos resulta tedioso, empezamos a no revisarla y, como no la revisamos, empezamos a no verle utilidad al hecho de incluir elementos en esa lista y, poco a poco, nuestro sistema de productividad personal se desintegra.

Por lo tanto, el principal principio productivo de esta semana es que nuestras listas deben ser manejables. Para ello, una técnica es la de los diferimientos estratégicos.

¿Qué es un diferimiento estratégico?

Diferir estratégicamente no es más que decir “tengo suficiente con lo que tengo para esta semana” y mover el resto, o mover algo de lo ya recopilado, a un sitio donde se revise posteriormente. Es una forma de procrastinación controlada. Creo que sería más apropiado decir que es una forma de priorización.

Piensa en ti como si fueses una empresa (Yo S.A.) y estas decisiones como decisiones estratégicas de su Director: qué proyectos voy a potenciar durante la próxima semana o los diez próximos días.

Técnicas de diferimiento estratégico.

Las técnicas que usa MYN (pero ojo, que podemos aplicar a otros sistemas de productividad personal) son dos:

1) Defer-to-do.

El diferir para hacer consiste en que cuando recopilamos una tarea en nuestro sistema pensemos en si es necesaria hacerla hoy (en cuyo caso iría a la lista de Critical Now List (CNL)), en los próximos diez días (en cuyo caso iría a la lista de Opportunity Now List (ONL)) o no tenemos un plazo marcado  (en cuyo caso iría a la lista de Over-the-Horizon List (OHL)).

Vale, eso ya lo sabíamos den entradas anteriores, la novedad está en ponerle una fecha de inicio si es que es posible.

Hay muchas tareas que deben hacerse en un momento determinado que es diferente al momento de la recopilación. Por ejemplo, yo después de determinadas reuniones importantes que convoco me suelo reservar entre media y una hora para  redactar el acta de esa reunión. Éste es un ejemplo de este tipo de tareas que, cuando convoco la reunión, ya sé cuándo las tendré que hacer y no tiene sentido verlas en mi sistema hasta ese momento. Esa tarea me aparecerá en mi sistema ese día y será Critical Now List (CNL) si tengo un compromiso de redactar y enviar el acta ese mismo día u Opportunity Now List (ONL) si es simplemente una obligación autoimpuesta.

Otro ejemplo, sería la elaboración de un informe mensual con indicadores o de ventas etc. Sólo puedo hacerlos cuando haya finalizado el mes porque si no, no tendría los datos necesarios para hacerlo.

No tiene sentido tener un sistema de productividad en el que continuamente estemos revisando tareas con las que no podemos hacer nada. Es una pérdida de tiempo, energía y acaba convirtiendo nuestras listas en inmanejables y poniendo en peligro el propio uso del sistema de productividad.

Es muy interesante que la implementación de nuestro sistema permita el Defer-to-do, es decir, recopilar acciones pero que no aparezcan hasta que realmente sea necesario hacerlas o, al menos, tenerlas en el radar.

No voy a entrar hoy  en la implementación pero Linenberger sugiere tres posibilidades para MYN: en papel (farragoso), en Microsoft Outlook (para empresas) y en Toodledo (la que, de momento, más me gusta y que permite acceder desde el PC y dispositivos móviles).

2) Defer-to-review.

El diferir para revisar consiste en colocar tareas en la lista de Over-the-Horizon List (OHL) para que se revisen más tarde. Son tareas que recopilamos pero no vamos a abordar en la próxima semana, al menos hasta la próxima revisión (recordemos que MYN propone revisar la lista OHL una vez a la semana, por ejemplo, los lunes a la semana).

Cuando las revisemos ya veremos si les damos acción (las incluimos en CNL o en ONL) o simplemente las volvemos a dejar para la siguiente revisión.

De nuevo es importante, aunque aquí menos, que la implementación de nuestro sistema permita recopilar acciones que no aparezcan hasta que realmente sea necesario revisarlas.

Digo que es menos importante porque, en el día a día, nos da igual la longitud de nuestra lista OHL ya que la revisamos una vez por semana. No obstante si esta lista (que es la “Master Tasks list” de MYN) tiene muchos elementos, la revisión semanal puede convertirse en un suplicio.

Para resolver este tema MYN propone los Ciclos de revisión extendidos (Extended Review Cycles). MYN dice que no todas las tareas tienen que revisarse necesariamente con una frecuencia semanal. De hecho propone (aunque no impone) ciclos de revisión semanales, mensuales, trimestrales y anuales.

Por ejemplo, yo quiero cambiar el seguro del hogar porque no estoy contento y el que tengo que vence en 10 meses. ¿Tiene sentido que revise todas las semanas esta tarea? Pues no. Lo que tengo que hacer es, cuando recopilo una tarea o en el momento de su primera revisión semanal, pensar en la frecuencia de revisión intrínseca de esta tarea.

Si pongo como fecha de inicio de esa tarea, un lunes de dentro de 6 meses, por ejemplo, conseguiré que esa tarea no aparezca para la revisión semanal cuando no sea necesario y mis listas seguirán siendo manejables.

Bueno, eso es todo por hoy, la semana que viene más.

Me gustaría que os tomaseis la molestia de dejar un comentario, aunque breve, para decir que os está pareciendo este ciclo sobre MYN, si le veis aplicación a otros sistemas, por ejemplo, GTD y, en definitiva, vuestra opinión.

¡Gracias!

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